Sachverhalt:

Auf Antrag der SPD- Fraktion vom 10.06.08 wurde in der Sitzung des Rates am 19.06.08 beraten und beschlossen, die Verwaltung möge einen Bericht über die Untersuchungsmethoden und die Ergebnisse der Organisationsuntersuchungen in den Fachbereichen 4 und 6  vorlegen.

Organisationsentwicklung (OE) ist dem allgemeinen Verständnis nach ein dauerhaft angelegter Prozess von organisatorischen Verbesserungen. Das Erreichen von Transparenz, Effizienz und Wirtschaftlichkeit  sind hier wesentliche Zielsetzungen. Im Unterschied zu Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes sind die Untersuchungen zukunftsorientiert angelegt.       
Die internen Organisationsuntersuchungen basieren im Unterschied zu externen Organisationsuntersuchungen auf der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Stadt Schwelm und der untersuchenden internen Stelle. Die untersuchten Aufgabenbereiche werden demnach auch nach der Untersuchung während des Umsetzungsprozesses von der OE begleitet, so dass immer die Möglichkeit des Nachsteuerns gegeben ist.

In diesem Prozess werden durch verschiedene Erhebungs- und Bewertungsmethoden Daten gesammelt und analysiert um Optimierungspotenzial zu ermitteln, Schnittstellen zu reduzieren und Umsetzungsstrategien zu erarbeiten. Mitarbeiter - Workshops am Anfang der Untersuchung zeigen Stärken und Schwächen der Organisationseinheit auf, die dann in Führungskräfte-Workshops mit den Zielsetzungen der Untersuchung abgeglichen werden. Durch diese Methode kristallisieren sich erste „Brennpunkte“ heraus, auf die im weiteren Untersuchungsverlauf ein besonderes Augenmerk gelegt wird. In nachfolgenden persönlichen Einzelinterviews und durch ergänzende Tätigkeitsaufzeichnungen werden dann die Daten erfasst, die im Analyseschritt die Grundlage für Optimierungsansätze bieten. Diese umfangreichen Aufzeichnungen (3 Monate Arbeitszeiterfassung ergeben ca. 10.000 Datensätze pro Mitarbeiter) sind als sehr sensibel einzustufen, da teilweise konkrete Vorgänge (namentliche Nennung), wie auch Fehlzeiten (zum Beispiel Krankheit) der Mitarbeiter erfasst werden. Die Auswertung ermittelt u.a. Fallzahlen und mittlere Bearbeitungszeiten einzelner Aufgabenstellungen. Verbunden mit einer analytischen Schätzung werden diese Daten auf das Jahresvolumen hochgerechnet und bestimmen damit die notwendigen Personalkapazitäten pro Aufgabe. Einer Plausibilitätsprüfung werden diese Daten durch interkommunale Vergleiche oder vorhandene Analysen und Berichte der KGSt unterzogen. Die Untersuchungen werden durch eine zeitnahe Informations- und Abstimmungspolitik seitens der OE mit den „betroffenen“ Mitarbeitern und der Fachbereichsleitung begleitet.    

Die Untersuchungsergebnisse werden anschließend dem Verwaltungsvorstand zusammen mit entsprechenden Umsetzungsvorschlägen vorgestellt. An dieser Stelle erfolgt die abschließende Wertung der Untersuchung.

Das Controlling der OE sieht nach einem Zeitraum von ca. 6 Monaten nach Abschluss der Untersuchung eine Überprüfung der umgesetzten Maßnahmen vor. Die veränderten Organisations- und Prozessabläufe werden dann im Abgleich mit den ursprünglichen Zielsetzungen einer Bewertung unterzogen und ermöglichen somit eventuelle Nachsteuerungen.

Ergebnisse Organisationsuntersuchungen FB 4

Im Fachbereich 4 wurden verschiedene Bereiche untersucht, in denen die Fachbereichsleitung Optimierungsbedarf sah bzw. eine Überprüfung der Personalbemessung wünschte.

Beistandschaften

Nach einem Wechsel in der Sachbearbeitung wurde in 2006 eine neue Aufgabenverteilung vorgenommen, die zu überprüfen war. Die von den Mitarbeiterinnen reklamierte Überlastung der Sachbearbeitung wurde durch die Überprüfung von Prozessen und Fallzahlen bestätigt, die Trennung zwischen Zuarbeit und Sachbearbeitung als wenig praktikabel erkannt und aufgehoben. Folgerichtig wurde der Bereich Beistandschaften qualitativ wie quantitativ verstärkt.

UVG (Leistungen nach dem Unterhaltsvorschussgesetz)

Die in diesem Bereich angezeigte Überlastung der Mitarbeiterin entstand aus der fehlenden Kapazität zur Abarbeitung der aus verschiedenen Vakanzen entstandenen Altfälle. Hier wurde nachgesteuert und der Sachbearbeitung temporär eine zusätzliche Kapazität zur Verfügung gestellt (Überprüfung nach ca. 12 Monaten). Es wurde allerdings deutlich gemacht, dass die personelle Ausstattung in diesem Bereich grundsätzlich angemessen und ausreichend ist.

 

4/50 - Sozialamt

Nach der Umstrukturierung des Bereiches nach Einrichtung der Job-Agentur wurde der verbliebene Bereich „Sozialamt“ einer umfassenden Untersuchung zwecks Personalbemessung unterzogen.

Hierbei konnten Prozesse in dem Bereich der Sozialversicherung (Rentenberatung und dergl.) optimiert werden und führten zu einer Einsparung von 33,00 Stunden/ Woche.

Seit August 2008 erhöht sich das Einsparpotenzial auf 53,50 Stunden pro Woche, da die Stelle für die Überprüfung noch zu realisierender Forderungen nach dem außer Kraft getretenen Bundessozialhilfegesetz mit Abschluss der Arbeiten wegfallen konnte.

Der Bereich Forderungseinzug des Sozialamtes (lfd. Forderungen) wird mittelfristig in die Fallbearbeitung integriert und führt zu einem kw Vermerk und dem damit verbundenen Wegfall einer Stelle 0,82 VZE bei Freistellung eines Mitarbeiters in der Altersteilzeit. Die Umsetzung erfolgt mit dem Stellenplan 2009.

Zusätzlich wurde der Bereich des Wohnungswesens vollständig in das Sozialamt integriert und führte damit zu einer Verbessung der Schnittstelle zur  Wohngeldbearbeitung. Hier stand die Optimierung der Prozesse im Sinne einer bürgerfreundlichen Verwaltung im Vordergrund, eine Personalkürzung erfolgte nur im Umfang von 1,75 Stunden/Wo.

                                     

Ergebnisse Organisationsuntersuchungen FB 6

Die umfangreichen Datenerfassungen des FB 6 sind abgeschlossen. Untersucht wurden die nachfolgenden Bereiche, bei denen sich nach Auswertung und Bewertung der Daten Optimierungsvorschläge ergeben haben:

Sachgebiete 6.3 „Recht“/ 6.4. „Recht“

Das Sachgebiet 6.3. beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Beitragsabrechnungen nach BauGB / KAG und städtebaulichen Verträgen. Weitere Schwerpunkte darüber hinaus finden sich in der

• Haushaltssachbearbeitung
• straßenrechtlichen Aufgabenstellungen
• Satzungsangelegenheiten, z.B. Beitragssatzungen und Grundlagensatzungen für die Bereiche Abfall, Entwässerung und Straßenreinigung
• ( Vorbereitung im Auftrag der TBS)
• Straßenbaulastträger (Rückübertragung von den TBS)
• Das Sachgebiet 6.4. beschäftigt sich in erster Linie mit den Aufgaben der Liegenschafts- und Grundstücksverwaltung der Stadt Schwelm.
• Erstellung von Verträgen
• Prüfung von Vorkaufsrechten
• An- und Verkäufe von Flächen
• Bearbeitung der Grünflächen inkl. den Kleingärten
• Verwaltung der Forstflächen
• Anmeldung und Durchsetzung von Schadenersatzansprüchen bei Beschädigungen und Verunreinigungen von Straßen, Wäldern, Grünlagen und Parks

Die Vor- und Nachbereitung von Gerichtsverfahren aus dem Aufgabenspektrum der Fachbereiche 5 und 6 sind ebenfalls hier angesiedelt. Dabei bilden Gerichtsverfahren aus dem Bereich Bauordnung den Schwerpunkt der Tätigkeit.   
Nach der Überprüfung der Prozesse traten eine Reihe von Schnittstellen (z.B. städtebauliche Verträge) zwischen den Sachgebieten zu Tage, die im Wege einer Zusammenlegung beider Sachgebiete wegfallen könnten. Damit verbundene Neuzuordnungen von Aufgaben sollen Abstimmungszeiten reduzieren. Im Weiteren ergab die Untersuchung, dass Standards in der Aufgabenwahrnehmung reduziert werden können. Die sich daraus ergebenden Kapazitäten und die Neuzuordnung von Aufgaben würden den Wegfall von 1,0 VZE (E 11) kompensieren. 

Vor dem Hintergrund der derzeit parallel laufenden Planungen zur Neustrukturierung des Gebäudemanagements unter Einbeziehung des Bereiches Hochbau (derzeit bei den TBS) wird es als sinnvoll angesehen, den gesamten Bereich des Immobilienmanagements in einer Organisationseinheit zusammen zu fassen. Da sowohl die Strassen als auch die sonstigen Flächen neben den Gebäuden das Immobilienvermögen der Stadt Schwelm bilden,  wird vorgeschlagen, die Sachgebiete 6.3./6.4. in diese Einheit zu integrieren. Nach der Integration sind mittelfristig weitere Einsparpotenziale denkbar, die aber erst nach Aufbau und Funktionsbetrieb des Immobilienmanagement geprüft und beziffert werden können.

Bürgerbüro

Das Bürgerbüro existiert in der Form seit dem 2.3.1998. Grundsätzlich können hier in Dienstleistungen des Grundangebotes und in ortspezifische Dienstleistungen unterschieden werden. Zu den Dienstleistungen des Grundangebotes gehört beispielsweise das gesamte Pass- und Meldewesen und die Bürgerberatung. Die ortspezifischen Leistungen bestehen zum Beispiel aus dem Verkauf von Veranstaltungskarten oder der An-, Ab- und Ummeldung im Gewerbebereich.

Die Organisationsuntersuchung hat erstmals ein umfassendes Datenmaterial ergeben, das beispielsweise die mittleren Bearbeitungszeiten von standardisierten Vorgängen, wie auch die Auslastung des Bürgerbüros (Publikumsströme) errechnen lässt. Aufgrund der detaillierten Untersuchung der Publikumsströme wird die Möglichkeit gesehen, die Öffnungszeiten der tatsächlichen Nachfrage anzupassen und geringfügig zu reduzieren.

Mit dieser Anpassung könnte sowohl tlw. entstehenden arbeitszeitrechtlichen Problemen als auch dem häufiger geäußerten Wunsch nach eingängigeren Öffnungszeiten begegnet werden. Die vorgeschlagene und bereits umgesetzte Einrichtung eines Schnellschalters (Abholung von Dokumenten, Ausgabe gelbe Säcke, Verkauf von Veranstaltungskarten, allg. Information) führt zur Entlastung der übrigen Schalterplätze und vermindert die Wartezeiten. Im Zuge der Prozessoptimierung des gesamten Fachbereiches würden weitere Aufgaben ins Bürgerbüro verlagert (z. B. Ausstellung Bewohnerparkausweise, Beantragung von Osterfeuern u.a.) und damit das „Ordnungsamt“ entlastet. Unter Berücksichtigung der Zunahme des Aufgabenkataloges des Bürgerbüros und der geringfügigen Reduzierung der Öffnungszeiten ist die derzeitige Personalkapazität des Bürgerbüros als angemessen errechnet worden.

Ordnungsamt

Die Aufgaben dieses Sachgebietes bestimmen sich nach dem allgemeinen und besonderen Ordnungsrecht. Dazu gehören im wesentlichen:

• Ermittlungs- und Vollzugsmaßnahmen mit Weiterverfolgung (Ordnungswidrigkeitsanzeigen, Bußgelder)
• Genehmigungen, Erlaubnis- und Konzessionsangelegenheiten im Gewerbewesen
• Gesundheitsaufsicht (PsychKG)
• Aufgaben nach dem Landeshundegesetz
• Verkehrsangelegenheiten (z.B. verkehrsrechtliche Stellungnahmen oder Genehmigung von Baustellen)
• Verwaltungsaufgaben aus dem Bereich des Brandschutzes und des allgemeinen und besonderen Rettungsdienstes

Im Ergebnis der Untersuchung wird vorgeschlagen, eine stärker aufgabenorientierte Organisation einzuführen. Das Ordnungsamt verfügt dann über die Bereiche:

• allgemeines Ordnungsrecht
• besonderes Ordnungsrecht
• Verkehrsangelegenheiten
• Feuerwehrverwaltung

Durch die neue Organisation würden Aufgaben zusammengeführt, die zuvor teilweise auf zwei oder drei Arbeitsplätzen anfielen. Eine klare Zuständigkeitsregelung und der Wegfall von Schnittstellen ist die Folge. Die Sachgebietsleitung nimmt zukünftig die koordinierende Funktion verstärkt wahr und verantwortet den Aufbau eines umfassenden Berichtswesens.

Personelle Veränderungen würden sich im Bereich der „Feuerwehrverwaltung“ ergeben. Hier wird vorgeschlagen, die zur Zeit zweigeteilte Aufgabenwahrnehmung auf einer Stelle des gehobenen Dienstes zusammenzufassen. Möglich würde dies durch Aufgabenverlagerungen. Verbunden damit würden sich Abstimmungszeiten verringern und durch eine einheitliche Bearbeitung könnten weitere Synergie-Effekte erzielt werden.

Weitere 0,36 VZE (EG 8) könnten durch die veränderte Struktur des Sachgebietes aus der Sachbearbeitung herausgelöst werden, da im Untersuchungszeitraum an einer Stelle des mittleren Dienstes temporäre Aufgaben wahrgenommen wurden.

Da derzeit noch ein Bedarf zum Abschluss bestehender offener Vorgänge im Ordnungsbereich besteht, wird ein Einsatz der freien Kapazitäten an dieser Stelle als sinnvoll angesehen. Diese Aufgaben sind als temporär einzustufen (Überprüfung in ca. 3 Monaten); die Stelle kann daher mit einem kw- Vermerk versehen werden.

Verbunden mit der neuen Aufgabenzuordnung ergäbe sich zukünftig ein Einsparpotenzial von 30,00 Stunden in EG 8.        
Inwieweit im Bereich „Ordnung und Sicherheit“ nach der Umsetzung ggflls. nachgesteuert werden muss, würde sich im Rahmen der nachgelagerten Prüfung durch die OE ergeben.

Die Aufgabenzuschnitte der einzelnen Arbeitsplätze sind als Anlage dieser Vorlage beigefügt.

Parkraumüberwachung/ Standesamt

In diesen Bereichen werden die Erfassungsdaten noch ausgewertet. Aus Sicht der untersuchenden Stelle sind jedoch keine gravierenden Strukturveränderungen zu erwarten.

Beschlussvorschlag:

Der Bericht der Verwaltung über die internen Organisationsuntersuchungen wird zur Kenntnis genommen.

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