Sachverhalt:

Diese Vorlage ergänzt und ersetzt die Ursprungsvorlage 255/2023 aufgrund nachträglich eingetretener neuer Erkenntnisse zur Haushaltsstelle 01.01.13.521505 – Instandhaltung der Gebäude (Bauunterhaltung). Erst nach Erstellung der Ursprungsvorlage hat am 08.11.2023 der vergaberechtliche Submissionstermin zur Ausschreibung der beschlossenen Schulhofsanierungen an der Grundschule Nordstadt und der Grundschule St. Marien stattgefunden. Die Auswertung der eingegangenen Angebote hat für beide Maßnahmen eine Auftragsgesamtsumme von 1.053.780,92 EUR ergeben. Dieser Betrag übersteigt die auf der vorgenannten Haushaltsstelle für diese beiden Maßnahmen zur Verfügung stehenden Mittel um rd. 284.000,-- EUR. Dieser Mehrbedarf war in der Ursprungsvorlage noch nicht berücksichtigt. Im Übrigen wird auf die weiteren Ausführungen verwiesen.

Die für den Betrieb der bebauten Grundstücke (z. B. Verwaltungsgebäude, Schulen) anfallenden konsumtiven Aufwendungen werden von dem Fachbereich 330 (Technisches Immobilienmanagement) im Produkt 01.01.13 über verschiedene Haushaltsstellen abgewickelt. Da im Rahmen der Etatplanungen die zukünftig tatsächlich anfallenden Kosten nicht exakt planbar sind und aus unterschiedlichen Gründen immer Schwankungen unterworfen sind (z. B. unvorhersehbare Schadensereignisse), sind die wesentlichsten Haushaltsstellen seit jeher in einem sog. Deckungskreis mit der Nr. 101132 zusammengefasst. Hierdurch wird über das Instrument der gegenseitigen Deckungsfähigkeit der Haushaltsansätze auch bei notwendigen Ansatzüberschreitungen auf einzelnen Haushaltsstellen im Laufe des Haushaltsjahres weiterhin die Liquidität des Fachbereichs sichergestellt.

Die Beantragung zusätzlicher Haushaltsmittel ist damit erst dann erforderlich (in der Regel zum Jahresende), wenn sich abzeichnet, dass das noch zur Verfügung stehende Restbudget des Deckungskreises nicht ausreichen wird, um die noch bis zum Jahresende zu erwartenden Zahlungsverpflichtungen zu decken.

So verhält es sich aktuell zum Zeitpunkt der Vorbereitung dieser Vorlage (31.10.2023). Nach der Finanzsoftware des Fachbereichs „Finanzen“ (mps) hat der vorerwähnte Deckungskreis zum Stichtag noch verfügbare Mittel in Höhe von rd. 548.600,-- EUR. Dieser Betrag wird nicht ausreichen, um die in den nächsten Wochen noch mit Bezug zum Haushaltsjahr 2023 bestehenden Zahlungsverpflichtungen decken zu können. Beispiele hierfür sind:

- Noch zu leistende Aufwendungen im Bereich der Gebäudeunterhaltung

- Noch zu leistende Zahlungen im Bereich „Wartung technischer Anlagen“

- Noch zu leistende Zahlungen im Bereich „Sachverständigen, Gerichts- und ähnliche

  Kosten“

Die Notwendigkeit zur Beantragung weiterer Haushaltsmittel zum Jahresende zeichnete sich bereits im Controllingbericht zum 30.09.2023 ab.

Um daher die Liquidität des Fachbereichs 330 für das Haushaltsjahr 2023 in den nächsten Wochen sicherzustellen, wurde anhand vorliegender Erfahrungswerte bzw. im Wege der Schätzung eine Prognose erstellt, wie hoch der noch benötigte Mittelbedarf auf einzelnen Haushaltsstellen des betreffenden Deckungskreises 101132 sein wird. Insgesamt haben sich folgende Beträge ergeben, die als überplanmäßige Mittel bereitgestellt werden müssten:

Zu a) - 01.01.13.521505 - "Bauunterhaltung"

Für die Restabwicklung bereits erteilter Aufträge bzw. noch zu beauftragende Arbeiten beläuft sich die Kostenprognose bis zum Jahresende auf rd. 2.034.000,-- EUR. Hierin u.a. enthalten ist auf Basis des Submissionstermins vom 08.11.2023 die Beauftragung der Schulhofsanierungen an der Grundschule Nordstadt und der Grundschule St. Marien mit einer Auftragsgesamtsumme von rd. 1.054.000,-- EUR. Nach Abzug der gegenwärtig auf der Haushaltsstelle noch verfügbaren Mittel von rd. 1.090.000,00 EUR errechnet sich eine notwendige Haushaltsüberschreitung in Höhe von rd. 944.000,-- EUR.

Dieser Mehrbedarf ist einerseits in den Abweichungen bei einzelnen Baumaßnahmen zwischen den Kostenschätzungen zum Zeitpunkt der Etatplanung und den tatsächlichen Kosten zum Zeitpunkt der Bauausführung begründet. Die schon in 2022 stattgefundene Erhöhung der Baumaterialpreise hat sich weiterhin auch im Jahr 2023 bemerkbar gemacht. Darüber hinaus lässt sich auch die Gesamthöhe der im Laufe eines Jahres entstehenden unvorhersehbaren Reparaturen nur bedingt im Rahmen der Etatplanung einschätzen. Letztlich haben auch die in 2023 notwendigen, aber im Etatansatz nicht vorgesehenen Baumaßnahmen im Hallenbad zu dem jetzt errechneten Mehrbedarf geführt.

Zu b) - 01.01.13.521520 - "Wartung technischer Anlagen von Gebäuden"

Der Haushaltsstelle ist zum jetzigen Zeitpunkt nur mit rd. 2.000,00 EUR überbucht. Aus Erfahrungswerten der Haushaltsjahre 2021 und 2022 ist davon auszugehen, dass bis zum 31.12.2023 Wartungskosten in Höhe von 40.000,00 EUR – 50.000,00 EUR anfallen werden. Die Überschreitung resultiert aus zeitlichen Verschiebungen und hinzugekommenen Wartungsverträgen. Insgesamt wird aus diesen Gründen eine Haushaltsüberschreitung in Höhe von 50.000,00 EUR beantragt.

Zu c) - 01.01.13.543160 - "Sachverständigen, Gerichts- und ähnliche Kosten"

Die Haushaltsstelle ist nach heutigem Stand mit rd. 131.100,-- EUR überbucht. Jedoch kann dies durch Buchungskorrekturen (Auftragsreduzierung) auf rd. 50.000,-- EUR vermindert werden. Trotzdem fallen bis zum Jahresende zusätzlich noch Gutachter- und Gerichtskosten von rd. 10.000,-- EUR an. Die insgesamt zusätzlich benötigten Finanzmittel errechnen sich folglich auf rd. 60.000,-- EUR. Dieser Mehrbedarf erklärt sich im Wesentlichen durch nichtplanbare juristische Unterstützungen bei den Großbauprojekten Kultur- und Rathaus als auch aufgrund von Planungsleistungen für die Erneuerung von Lüftungsanlagen an Schulgebäuden die erst im Laufe des Jahres 2023 erforderlich wurde. Weiterhin kamen Beratungsleistungen für die nicht im Etatansatz berücksichtigten Baumaßnahmen im Hallenbad hinzu.

Zusammenfassend wird daher vorgeschlagen, den vorstehend erläuterten zusätzlichen Mittelbedarf für das Jahr 2023 in Höhe von insgesamt 1.054.000,-- EUR durch die Bewilligung von Haushaltsüberschreitungen gemäß vorbeschriebener Aufteilung sicherzustellen. In Relation zu den gesamten ordentlichen Aufwendungen des Fachbereichs 330 im Produkt 01.01.13 im Etat 2023 von 11.332.696,-- EUR entspricht dies einer Überschreitung von rd. 9,3 %. Die Deckung der vorstehenden Haushaltsüberschreitungen ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minder-aufwendungen / Minderauszahlungen bei folgenden Haushaltsstellen sichergestellt:

Beschlussvorschlag:

Im Produkt 01.01.13 – „Technisches Immobilienmanagement“ werden für das Haushaltsjahr 2023 überplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen in Höhe von insgesamt 1.054.000,00 EUR bewilligt. Diese Beträge teilen sich wie folgt auf die nachstehend aufgeführten Haushaltsstellen auf:

Die Deckung ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minderaufwendungen / Minderauszahlungen bei folgenden Haushaltsstellen sichergestellt:

Finanzielle Auswirkungen:

Deckungsvorschlag:

Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minderaufwendungen / Minderauszahlungen bei folgenden Haushaltsstellen: