Sachverhalt:

Die für den Betrieb der bebauten Grundstücke (z. B. Verwaltungsgebäude, Schulen) anfallenden konsumtiven Aufwendungen werden von dem Fachbereich 320 (Administratives Immobilienmanagement) im Produkt 01.01.17 über verschiedene Haushaltsstellen abgewickelt. Da im Rahmen der Etatplanungen die zukünftig tatsächlich anfallenden Kosten nie exakt planbar sind und aus unterschiedlichen Gründen immer Schwankungen unterworfen sind (z. B. Witterungsverhältnisse, Verlängerung bestehender Mietverhältnisse, unvorhersehbare Krankheitsausfälle der Reinigungskräfte), sind die wesentlichsten Haushaltsstellen in einem sog. Deckungskreis mit der Nr. 101170 zusammengefasst. Hierdurch wird über das Instrument der gegenseitigen Deckungsfähigkeit der Haushaltsansätze auch bei notwendigen Ansatzüberschreitungen auf einzelnen Haushaltsstellen im Laufe des Haushaltsjahres weiterhin die Liquidität des Fachbereichs sichergestellt.

Die Beantragung zusätzlicher Haushaltsmittel ist damit erst dann erforderlich (in der Regel zum Jahresende), wenn sich abzeichnet, dass das noch zur Verfügung stehende Restbudget des Deckungskreises nicht ausreichen wird, um die noch bis zum Jahresende zu erwartenden Zahlungsverpflichtungen zu decken.

So verhält es sich aktuell zum Zeitpunkt der Vorbereitung dieser Vorlage (31.10.2023). Nach der Finanzsoftware (mps) des Fachbereichs „Finanzen“ hat der vorerwähnte Deckungskreis zum Stichtag keine verfügbaren Mittel mehr und ist bereits in Höhe von rd. 8.200,-- EUR überbucht. Um die jetzt und in den nächsten Wochen noch mit Bezug zum Haushaltsjahr 2023 bestehenden Zahlungsverpflichtungen begleichen zu können, ist die Bewilligung der HÜ dringend erforderlich. Beispiele hierfür sind:

- Noch zu leistende Aufwendungen im Bereich des Winterdienstes

- Ausstehende Rechnungen für die Gebäudereinigung

- Noch zu leistende Zahlungen im Bereich „Mieten und Pachten“

Die Notwendigkeit zur Beantragung weiterer Haushaltsmittel zum Jahresende zeichnete sich bereits im Controllingbericht zum 30.09.2023 ab.

Um daher die Liquidität des Fachbereichs 320 für das Haushaltsjahr 2023 in den nächsten Wochen sicherzustellen, wurde anhand vorliegender Erfahrungswerte bzw. im Wege der Schätzung eine Prognose erstellt, wie hoch der noch benötigte Mittelbedarf auf einzelnen Haushaltsstellen des betreffenden Deckungskreises 101170 sein wird. Insgesamt haben sich folgende Beträge ergeben, die als überplanmäßige Mittel bereitgestellt werden müssten:

Zu a) - 01.01.17.524130 - "Versicherungen"

Der hier für 2023 errechnete Mehrbedarf von 43.400,-- EUR ist begründet durch Preissteigerungen, durch notwendige, aber im konsumtiven Ansatz nicht enthaltene Bauleistungsversicherungen sowohl für das Kultur- und Rathaus, als auch für die Sanierung des Brunnenhäuschens.

Zu b) - 01.01.17.524192 - "Winterdienst"

Das Gesamtbudget für das Jahr 2023 war bereits zum Ende des Monats März 2023 vollständig aufgezehrt, sodass für die Monate November bis Dezember 2023 keine Mittel mehr zur Verfügung stehen. Nach den Erfahrungswerten aus den Vorjahren wird für die noch kommenden Monate November und Dezember von einem Mittelbedarf in Höhe von 46.200,-- EUR ausgegangen.

Zu c) - 01.01.17.524193 - "Gebäudereinigung"

Die Haushaltsstelle ist aktuell mit rd. 14.900,-- EUR überbucht, jedoch sind bis zum Jahresende weitere Kosten in Höhe von rd. 151.500,-- EUR zu erwarten, so dass insgesamt eine Haushaltsüberschreitung in Höhe von rd.166.400,-- EUR erforderlich wird. Der Betrag der benötigten Haushaltsüberschreitung erklärt sich aus den üblichen Schwankungen / Unwägbarkeiten wie z. B. Kostensteigerungen beim Materialeinkauf, höhere Vertretungskosten für langzeiterkrankte städtische Reinigungskräfte oder Überführung weiterer Eigenreinigungsreviere in die Fremdreinigung.

Zu d) - 01.01.17.542200 - "Mieten und Pachten"

Die Haushaltsstelle ist aktuell bereits mit rd. 27.000,-- EUR überbucht. Darüber hinaus sind bis zum Jahresende noch Aufwendungen von rd. 56.200,-- EUR erforderlich. Die insgesamt zusätzlich benötigten Finanzmittel errechnen sich folglich auf 83.200,--EUR. Dieser Mehrbedarf erklärt sich im Wesentlichen durch die Verzögerung beim Einzug der Bücherei und der Musikschule in das neue Kulturhaus. Durch die verlängerte Anmietung von Fremdobjekten entstanden Mehrkosten von rd. 47.200,-- EUR, die nicht im Etatansatz 2023 berücksichtigt wurden. Entgegen der ersten Annahme, wurde eine weitere Nutzung des Archivstandortes Bergstraße 7 erforderlich, dies führte zu ungeplanten Mehraufwendungen in Höhe von rd. 15.200,-- EUR. Die restlichen Mehraufwendungen resultieren aus erforderlichen Schönheitsreparaturen nach dem Auszug der Bücherei (4.000,-- EUR) und aus Mieterhöhungen bei verschiedenen Mietobjekten (Notarztrettungswache am Helios-Klinikum) die zum Zeitpunkt der Planung nicht vorhersehbar waren. Abschließend sei darauf hingewiesen, dass im Controllingbericht zum 30.09.2023 ein höherer Differenzbetrag zwischen Etatansatz und tatsächlichen Mittelbedarf ausgewiesen wird. Diese Abweichung zwischen dem vorstehend berechneten HÜ-Bedarf von 83.200,-- EUR und der Ansatzüberschreitung lt. Controllingbericht erklärt sich durch buchungstechnische Besonderheiten im Zusammenhang mit der umsatzsteuerbehafteten Miete der Schwelm ArENa.

Zusammenfassend wird daher vorgeschlagen, den vorstehend erläuterten zusätzlichen Mittelbedarf für das Jahr 2023 in Höhe von insgesamt 339.200,-- EUR durch die Bewilligung von Haushaltsüberschreitungen gemäß vorbeschriebener Aufteilung sicherzustellen. Die Deckung ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bei der Haushaltsstelle 10.01.01.431100 „Verwaltungsgebühren“ sichergestellt.

Beschlussvorschlag:

Im Produkt 01.01.17 - "Administratives Immobilienmanagement" werden für das Haushaltsjahr 2023 überplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen in Höhe von insgesamt 339.200,00 EUR bewilligt. Diese Beträge teilen sich wie folgt auf die nachstehend aufgeführten Haushaltsstellen auf:

Die Deckung ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen in gleicher Höhe bei der Haushaltsstelle 10.01.01.431100 - „Verwaltungsgebühren“ sichergestellt.

Finanzielle Auswirkungen:

Deckungsvorschlag:

Die Deckung ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bei der Haushaltsstelle 10.01.01.431100 „Verwaltungsgebühren“ sichergestellt.