Sachverhalt:

Die für den Betrieb der bebauten Grundstücke (z. B. Verwaltungsgebäude, Schulen) anfallenden konsumtiven Aufwendungen werden im Produkt 01.01.13 über verschiedene Haushaltsstellen abgewickelt. Da im Rahmen der Etatplanungen die zukünftig tatsächlich anfallenden Kosten nie exakt planbar sind und aus unterschiedlichen Gründen immer Schwankungen unterworfen sind (z. B. Witterungsverhältnisse, Anmietung neuer Liegenschaften, unvorhersehbare Schadensereignisse), sind die wesentlichsten Haushaltsstellen seit jeher in einem sog. Deckungskreis mit der Nr. 101132 zusammengefasst. Hierdurch wird über das Instrument der gegenseitigen Deckungsfähigkeit der Haushaltsansätze auch bei notwendigen Ansatzüberschreitungen auf einzelnen Haushaltsstellen im Laufe des Haushaltsjahres weiterhin die Liquidität des Fachbereichs sichergestellt.

Die Beantragung zusätzlicher Haushaltsmittel ist damit erst dann erforderlich (in der Regel zum Jahresende), wenn sich abzeichnet, dass das noch zur Verfügung stehende Restbudget des Deckungskreises nicht ausreichen wird, um die noch bis zum Jahresende zu erwartenden Zahlungsverpflichtungen zu decken.

So verhält es sich aktuell zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Vorlage (16.12.2021). Nach der im FB 2 verwendeten Buchungssoftware (infoma FM-Tools) hat der vorerwähnte Deckungskreis noch verfügbare Mittel in Höhe von 5.878,71 EUR. Dieser Betrag wird nicht ausreichen, um die in den nächsten Wochen noch mit Bezug zum Haushaltsjahr 2021 bestehenden Zahlungsverpflichtungen decken zu können. Beispiele hierfür sind:

- Ausstehende Handwerkerrechnungen für in 2021 ausgeführte Arbeiten

- In 01/2022 eingehende AVU-Abrechnungen für den Monat 12/2021

- In 01/2022 eingehende Rechnungen der in 12/2021 erfolgten Gebäudereinigung

- In 01/2022 eingehende Rechnungen der in 12/2021 erfolgten Winterdienstleistungen

Um daher die Liquidität des FB 2 für das Haushaltsjahr 2021 in den nächsten Wochen sicherzustellen, wurde anhand vorliegender Erfahrungswerte bzw. im Wege der Schätzung eine Prognose erstellt, wie hoch der noch benötigte Mittelbedarf auf einzelnen Haushaltsstellen des betreffenden Deckungskreises 101132 sein wird. Insgesamt haben sich folgende Beträge ergeben, die als überplanmäßige Mittel bereitgestellt  werden müssten:

Zu a) - 01.01.13.521505 - "Bauunterhaltung"

Der Mehrbedarf von rd. 40.000,-- EUR ist einerseits in den normal üblichen Abweichungen bei einzelnen Baumaßnahmen zwischen den Kostenschätzungen zum Zeitpunkt der Etatplanung und den tatsächlichen Kosten zum Zeitpunkt der Bauausführung begründet. Darüber hinaus lässt sich auch die Gesamthöhe der im Laufe eines Jahres entstehenden unvorhersehbaren Reparaturen nur bedingt im Rahmen der Etatplanung einschätzen.

Zu b) - 01.01.13.521520 - "Wartung technischer Anlagen"

Die Wartung der technischen Anlagen in 2021 ist grundsätzlich abgeschlossen. Da aber bereits noch zu bezahlende Rechnungen (in kleinerer Summe) für 2021 vorliegen und nicht auszuschließen ist, dass noch weitere Unternehmerrechnungen ausstehen, wird auf dieser Haushaltsstelle nur ein relativ geringfügiger Mehrbedarf (5.000,-- EUR) erwartet. 

Zu c) - 01.01.13.524110 - "Energie und Wasser"

Bei den Kosten für die Versorgung der städtischen Immobilien mit Strom, Gas und Wasser sind Verbrauchsschwankungen – insbesondere bedingt durch Witterungseinflüsse – in der Regel zu erwarten. Weitere mögliche Faktoren für Kostenschwankungen sind Preisänderungen der Versorgungsunternehmen, Nutzungsänderung von Räumen / Gebäuden oder bautechnische Maßnahmen. Eine Ansatzkalkulation kann daher nur mit eingeschränkter Genauigkeit erfolgen. Je nach Ausprägung der vorbeschriebenen Schwankungen ergeben sich daher stets mehr oder minder deutliche Ansatzunter- oder Ansatzüberschreitungen. Ergänzend kommt hinzu, dass wegen Beendigung der bisherigen Contracting-Verträge zum 31.08. 2021 die Kosten der Gasversorgung der betreffenden Gebäude in den Monaten 09 - 12/2021 nicht mehr aus der Haushaltsstelle 01.01.13.524160 - "Contracting", sondern aus der o.g. Haushaltsstelle finanziert werden mussten. Die bei 01.01.13.524160 - "Contracting" im Gegenzug eingetretene Ersparnis konnte hier nicht ausgleichen, da die dort ersparten Mittel für die Sanierung des Hallenbades eingesetzt wurden (siehe Vorlagen 082/2021 und 082/2021/1).

Zu d) - 01.01.13.524190 - "Sonstige Bewirtschaftung"

Über diese Haushaltsstelle werden im Wesentlichen vermischte Aufwendungen für diverse Zwecke (z.B. Schädlingsbekämpfung, Aufschaltungsgebühren für Brandmeldeanlagen, Einkäufe von Elektro- und Werkzeugbedarf, Anfertigung von Beschilderungen, etc.) abgewickelt. Insofern kann nicht gesichert beurteilt werden, ob und in welcher Höhe hier noch Aufwendungen für 2021 entstehen werden. Der beantragte Betrag von 10.000,-- EUR wurde daher im Wege der Schätzung ermittelt.

Zu e) - 01.01.13.524193 - "Gebäudereinigung"

Auch der Etatansatz zur Gebäudereinigung enthält Anteile, die nur eingeschränkt planbar sind (z. B. Kosten für Materialeinkauf, Vertretungskosten für erkrankte städtische Reinigungskräfte). In 2021 kommt erschwerend der erhöhte Reinigungs- und Desinfektionsaufwand wegen der Corona-Pandemie zum Tragen. Im Ergebnis sind zum jetzigen Zeitpunkt die Etatmittel 2021 bereits verbraucht, es werden aber noch die in 01/2022 eingehenden Rechnungen für die Gebäudereinigung in 12/2021 zu begleichen sein. Hierfür ist ein Betrag von rd. 60.000,-- EUR erforderlich.

Zu f) - 01.01.13.543160 - "Sachverständigen-, Gerichts- u. ä. Kosten"

Über diese Haushaltsstelle werden neben Beratungskosten durch Rechtsanwälte, Gutachter und Sachverständige auch die Kosten für die vorgeschriebenen sog. "wiederkehrenden Prüfungen" der technischen Gebäudeanlagen abgewickelt. Insofern können auch hier noch durch verspätet eingehende Rechnungen Aufwendungen für das Jahr 2021 entstehen.

Zusammenfassend wird daher vorgeschlagen, den vorstehend erläuterten zusätzlichen Mittelbedarf für das Jahr 2021 in Höhe von insgesamt 165.000,-- EUR durch die Bewilligung von Haushaltsüberschreitungen gemäß vorbeschriebener Aufteilung sicherzustellen. In Relation zu den gesamten ordentlichen Aufwendungen des FB 2 im Produkt 01.01.13 im Etat 2021 von 9.223.349,-- EUR entspricht dies einer Überschreitung von rd. 1,78 %. Die Deckung der vorstehenden Haushalts-überschreitungen ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minder-aufwendungen / Minderauszahlungen bei folgenden Haushaltsstellen sichergestellt:

Da nicht bis zu einer Mittelbewilligung durch den Rat bzw. durch den Hauptausschuss (nächste Sitzungen in 02/2022) abgewartet werden kann, ist eine Dringlichkeits-entscheidung gemäß § 60 Abs. 1, Satz 2 GO durch den Bürgermeister und ein weiteres Ratsmitglied erforderlich.

Beschlussvorschlag für den Bürgermeister und ein weiteres Ratsmitglied:

Im Produkt 01.01.13 - "Zentrales Gebäudemanagement" werden für das Haushaltsjahr 2021 überplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen in Höhe von insgesamt 165.000,-- EUR bewilligt. Dieser Betrag teilt sich wie folgt auf die nachstehend aufgeführten Haushaltsstellen auf:

Die Deckung ist durch Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minderaufwendungen / Minderauszahlungen bei folgenden Haushaltsstellen sichergestellt:

Datum: 20.12.2021

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       Stephan Langhard                                               Thorsten Kirschner

          Bürgermeister                                                         Ratsmitglied

Beschlussvorschlag für den Rat:

Der Rat genehmigt die vom Bürgermeister und einem weiteren Ratsmitglied gemäß Vorlage 266/2021 getroffene Dringlichkeitsentscheidung gemäß § 60 Absatz 1, Satz 2 GO zur Bewilligung von überplanmäßigen Aufwendungen / Auszahlungen in Höhe von 165.000,00 EUR im Produkt 01.01.13 - "Zentrales Gebäudemanagement".

Finanzielle Auswirkungen:

Deckungsvorschlag:

Mehrerträge / Mehreinzahlungen bzw. Minderaufwendungen / Minderauszahlungen bei folgenden Haushaltsstellen: