Frau Grollmann eröffnet den Tagesordnungspunkt, begrüßt Frau Landsberger vom Rechnungsprüfungsamt des Ennepe-Ruhr- Kreises und gibt das Wort an Herrn Dünninghaus (Strategische Organisationsprojekte).

 

Herr Dünninghaus erläutert die Notwendigkeit der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle und den damit verbundenen Personalmehrbedarf. Die Vergabe an sich sei keine neue Aufgabe, könne aber nicht ohne weiteres aus dem vorhandenen Personalbestand mit den derzeit bestehenden Aufgaben abgebildet werden. Durch den Neuaufbau sollen die Vergabeprozesse wirtschaftlicher und effizienter gestaltet werden. Für den Aufbau dieser Strukturen seien Personalressourcen notwendig, welche mittelfristig durch die Zentralisierung der Aufgabe zu Einsparungen führen. Die Präsentation ist dem Protokoll als Anlage beigefügt.

 

Im Anschluss an die Ausführungen des Herrn Dünninghaus fragt Herr Flüshöh ob die Einsparpotenziale schon konkret ermittelt seien. Herr Dünninghaus antwortet, dass hierzu noch keine belastbaren Zahlen vorliegen.

 

Frau Grollmann ergänzt, dass der Tagessatz bei einer externen Vergabe bei 1000 € liege und weist darauf hin, dass die Erstellung der Leistungsbeschreibungen weiter in den Fachbereichen geleistet werden müsse.

 

Herr Dünninghaus erläutert, dass sich eine Effizienz alleine schon bei den Schulungsmaßnahmen zeigen werde. Es müssen keine 40 Mitarbeiter*innen hinsichtlich den formalen Vergabeverfahren geschult werden, sondern nur noch 2.

 

Für Herrn Flüshoh sind die Abläufe noch nicht so klar ersichtlich. Er fragt, was die konkrete Aufgabe der Vergabestelle sei. Herr Dünnighaus erläutert den Vergabeprozess an sich und führt aus, dass die Fachbereiche von der formalen Vergabe entlastet würden.

 

Herr Beckmann schätzt eine interkommunale Zusammenarbeit eher als zielführend ein. Es könne zunächst eine interne Organisation der Abläufe geschaffen werden und im zweiten Schritt könne eine zentrale Stelle beim Kreis geschaffen werden, der man sich anschließen könne.

 

Herr Dünnighaus weist darauf hin, dass die Vergabestelle zwingend zum 1.1.2020 arbeitsfähig sein müsse, da seitens des Gesetzgebers auf eine komplette elektronische Vergabe umgestellt werden müsse. Aus dem derzeitigen Personalbestand könne man die mindestens notwendigen 40 Wochenstunden nicht herausziehen, was einen zusätzlichen Personalmehrbedarf bedeute.

 

Herr Dr. Bockelmann fragt, wie die zentrale Vergabestelle gesteuert werden solle. Werde es Zielvereinbarungen, wie zum Beispiel die Reduzierung der Beschaffungskosten geben? Welche Einsparungen stehen den jährlichen Aufwand von 178.000 € gegenüber? Könne die Stelle auch befristet werden?

 

Herr Dünninghaus antwortet, dass es noch keine feste Vorgabe hinsichtlich der Steuerung gebe. Eine mögliche Befristung müsse mit der Personalabteilung abgeklärt werden.

 

Herr Flüshöh werde sich enthalten, was aber kein grundsätzliches „nein“ bedeute. Er möchte den Vergabeablauf mit anderen städtischen Prozessabläufen übereinbringen.

 

Herr Kick vermisst ein Stück Kreativität. Für ihn stelle sich der Vorschlag als der klassische Weg dar. Er könne sich nicht vorstellen, dass es unter den 40 Mitarbeiter*innen nicht eine/ einen gebe, die/ der sich dafür interessiere. Weiter fragt Herr Kick nach dem „Plan B“, solle es nicht gelingen, die Stelle zum 1.1.2020 zu besetzen. Eine Sicherheit biete die vorgeschlagene Lösung nicht.

 

Herr Gießwein fragt, ob es schon Abstimmungen über die Fachlichkeiten mit dem Kreis hinsichtlich der gemeinsamen Zusammenarbeit ab 1.1.2020 gegeben habe. Aus seiner Sicht hätte diese Vorlage ganzheitlich mit der von der Verwaltung vor der Sitzung zurückgezogenen Vorlage beraten werden müssen. Die ganzheitliche Betrachtung müsse im Vordergrund stehen.

 

Frau Grollmann stellt fest, dass der derzeitige Weg in der Abwicklung der Vergabeprozesse nicht mehr rechtlich sicher gangbar sei. Ab dem 1.1.2020 sei unter Beibehaltung der derzeitigen Strukturen keine rechtskonforme Abwicklung der Vergabeverfahren mehr möglich.

 

Frau Landsberger unterstreicht diese Aussage und führt aus, dass es in der Vergangenheit häufig zu Nachbesserungsbedarfen gekommen sei. Weiter weist sie darauf hin, dass unter den 40 Mitarbeiter*innen auch solche seien, die sich nur 2x im Jahr mit Vergaben befassen. Aber diese müssen die umfassenden rechtlichen Rahmenbedingen kennen. Dies könne nur durch ständige Schulungen aller 40 Mitarbeiter*innen erfolgen.

 

Frau Grollmann nimmt Bezug auf die Frage des Herrn Gießwein und führt aus, dass der Kreis über ein anderes Aufgabenportfolio als die Stadt Schwelm verfüge. Ein Austausch des Know-How wäre aber durchaus denkbar. Sie bemerkt weiter, dass auch die technischen Betriebe Schwelm sich der gemeinsamen Vergabestelle anschließen werden. Sie erläutert weiter, dass diese Vorlage separat laufe, weil die Stelle zwingend zum 1.1.2020 besetzt sein müsse.

 

Herr Dünninghaus ergänzt, dass die veranschlagten Personalkosten in Höhe von 178.000 € durch die Beteiligung der technischen Betriebe mit 45.000 € gegenfinanziert werden.

 

Herr Beckmann widerspricht dem vor dem Hintergrund, dass konzerneinheitlich gedacht die Beteiligung der TBS mit 45.000 € keine wirkliche Refinanzierung sei.

Weiter fragt er, ob die Möglichkeit bestehe, heute nicht zu entscheiden. So könne man Zeit gewinnen, die Erträge gegenzurechnen. Hinsichtlich der Zusammenarbeit mit dem Kreis fragt er, ob eine Kontrolle bei Unsicherheit oder die Partizipation von Know-how angestrebt werde.

 

Frau Grollmann bedankt sich ausdrücklich beim Kreis, das der bisherige Weg mitgetragen worden sei. Dennoch befinde man sich in der Verwaltung in einem desolaten Zustand, der auch in die Kreisverwaltung übergreift. Sie appelliert an das Gremium den Weg frei zumachen.

 

Herr Schweinsberg revidiert die Aussage der Frau Grollmann, dass sich die Verwaltung keineswegs in einem desolaten Zustand befinde. Man habe eine kritische Situation, aber keine desolate Verwaltung. Die Rechtsnormen der Vergabeverfahren werden immer enger und komplexer. So sei es bei einer kürzlich erfolgten Vergabe trotz externer Beratung zu Flüchtigkeitsfehlern gekommen. Entscheidend sei das formale Vergabeverfahren. Dafür brauche man eine Kapazität des gehobenen Dienstes hinsichtlich der Beratung der Fachbereiche, welches formale Vergabeverfahren anzuwenden sei. Aus dem Grunde solle das Know-how an einer Stelle gebündelt werden. Für ihn stelle sich der Benefit in der Rechtssicherheit, der Transparenz und der Schnelligkeit der Abwicklung der Verfahren dar.

 

Frau Grollmann entschuldigt sich für ihre emotional geprägte Wortwahl und ergänzt Herrn Schweinsberg, dass es noch nicht feststehe, ob der Kreis als Partner fungieren werde. Man könne sich auch andere Kooperationspartner vorstellen.

 

Herr Dünninghaus betont nochmals, dass in der Aufbauphase von einem Mehrbedarf von 1,7 Stellen ausgegangen werden müsse. Weiter verweist er darauf, dass bei 15 von 31 Kreisen die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle erfolgt sei.

 

Frau Burbulla bemerkt, dass die Kämmerei ausschließlich monetär bewerte. Für sie stellt sich die Frage, worin die eigentliche Kooperation bestehe.

 

Herr Dünninghaus verweist auf den Transfer von Know How und einer möglichen Vertretungsregelung, die eine fristgerechte Abwicklung der Vergabeverfahren sicherstelle. Zudem, ergänzt Frau Grollmann, seien keine externen Vergaben von Vergabeverfahren mehr notwendig. Dies gelte auch hinsichtlich europaweiter Ausschreibungen.

 

Für Herrn Feldmann sei es erst an der Zeit über eine Kooperation mit dem Kreis zu reden, wenn der Kreis die Strukturen geschaffen habe und bereit sei.

 

Nachdem keine weiteren Wortbeiträge vorliegen, ruft Frau Grollmann zur Abstimmung über die Vorlage 079/2019 auf.

Beschluss:

 

Der Rat beschließt die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zum 01.07.2019 und die damit verbundenen personellen Veränderungen und Auswirkungen auf den Stellenplan 2019.

 

                                                

Abstimmungsergebnis:	einstimmig:	x
	Enthaltungen:	9