Sachverhalt:
Zunächst wird auf die Sitzungsvorlagen Nr. 065/2017, 065/2017/1,
065/2017/2, 065/2017/3 und 121/2017 zum
Projekt Umbau und Sanierung der Sportanlage „An der Rennbahn“ verwiesen.
Unter Berücksichtigung der Beschlussfassung des Rates vom 18.5.2017
bzgl. der Bewirtschaftung der gesamten Sportanlage eine für die Stadt möglichst
kostengünstige und ressourcenschonende, aber zugleich werterhaltende und
dauerhaft tragfähige Lösung zu finden, wird der nachstehende Sachverhalt
dargestellt und zur Beschlussfassung vorgelegt.
Der Umbau des Umkleidegebäudes, der sehr intensiv mit den Vereinen bzw.
dem Stadtsportverband abgestimmt wird, findet in dieser Vorlage zunächst keine
Berücksichtigung. Hintergrund ist, dass am 25.9.2017 ein weiterer sog. „Runder
Tisch Sport“ stattfinden wird, um die Abstimmung zwischen den Beteiligten zu
finalisieren. Dieses Ergebnis wird dann Grundlage einer weiteren
Sitzungsvorlage der Verwaltung sein, die sich ausschließlich mit dem Umbau des
Gebäudes befassen und den zuständigen Gremien zur Beratung / Beschlussfassung
vorgelegt wird.
Bei der neuen Sportanlage wird es sich um eine Anlage handeln, die
intensiv genutzt und eine Bereicherung für die Stadt Schwelm darstellen wird.
Bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt im laufenden Verfahren waren sich die
Politik und die Verwaltung einig, dass Mehrzweckspielfeld ohne vorgegebene
Öffnungszeiten auch der Öffentlichkeit in dem Maße zur Verfügung zu stellen, in
dem es dem regulären Sportbetrieb durch Schulen/Vereine/Stadtsportverband nicht
hinderlich ist. Anfragen bei der Verwaltung und auch bei Mitgliedern aus den
Fraktionen nach der Nutzung des Mehrzweckspielfeldes zeigen das große Interesse
der Öffentlichkeit. Die bisher grundsätzlich geschlossene Gesamtanlage stand der
Öffentlichkeit nicht zur Verfügung. Die Entscheidung bzgl. der Öffnung wird
trotz der damit verbundenen erhöhten Aufsichts- und Kontrolltätigkeiten für
eine verantwortliche Person als positiv betrachtet und von der Verwaltung
befürwortet. Die Verwaltung beabsichtigt, die Öffnungszeiten des
Mehrzweckspielfeldes auf montags bis freitags in der Zeit von 16.00 Uhr bis
20.00 Uhr festzulegen. Details hierzu werden aber insbesondere noch mit dem
Stadtsportverband besprochen, um Überschneidungen bei der Nutzung möglichst zu
vermeiden. Anfang 2019 erfolgt die
Evaluation in den zuständigen politischen Gremien.
Der aktuelle Bauzeitenplan sieht trotz der zeitlichen Einschränkungen,
die sich durch die Sondierung des Kampfmittelräumdienstes ergeben haben, eine Fertigstellung der Sportanlage Ende
Oktober 2017 vor. Das Aufbringen des Kunststoffbelages auf der Laufbahn ist
allerdings sehr stark witterungsabhängig, sodass es bei der Fertigstellung der
Laufbahn durchaus zu zeitlichen Verzögerungen kommen kann.
Die Inbetriebnahme der Sportanlage kann nach Ansicht der Verwaltung aber
nur dann erfolgen, wenn diese durch geschultes Personal betreut / beaufsichtigt
wird und die erforderlichen technischen Pflegegeräte zur Verfügung stehen. Die
Prüfung einer interkommunalen Zusammenarbeit (gegenseitiger Austausch der
technischen Pflegegeräte) hat ergeben, dass die Zusammenarbeit aus praktischen
Gründen nicht umsetzbar ist. Den Nachbarkommunen ist es nicht möglich, die
Pflegegeräte zur Verfügung zu stellen, da diese dort selbst regelmäßig zum
Einsatz kommen. Auch Gespräche mit den TBS AöR haben ergeben, dass dort keine
entsprechenden Geräte vorhanden sind.
Zur Durchführung der regelmäßigen Pflege- und Unterhaltungsarbeiten des
Kunststoffrasenbelages bedarf es insbesondere eines Rasentraktors. Dieser
Rasentraktor wurde unter Berücksichtigung der Lieferfrist bereits bestellt, um
sicherzustellen, dass dieser auch mit Eröffnung der Anlage zur Verfügung steht
(sh. hierzu auch Dringlichkeitsvorlage Nr. 121/2017).
Einsatz von städtischem Personal für die
Pflege / Unterhaltung und Wartung der gesamten Sportanlage
Eine Abfrage der Verwaltung bei verschiedenen Kommunen (auch den
Nachbarkommunen), die bereits Erfahrungen mit dem Betrieb von
Kunststoffrasenanlagen haben, hatte zum Ergebnis, dass die Empfehlung
ausgesprochen wurde, bei der Nutzung der Gesamtanlage von mehreren Vereinen,
dem Stadtsportverband und auch der Öffentlichkeit, eine verantwortliche Person
mit der Wahrnehmung der Pflege-, Unterhaltungs-, und Wartungsaufgaben sowie
Aufsichtstätigkeiten zu beauftragen. In zahlreichen Kommunen ist es häufig der
Fall, dass eine Kunststoffrasenanlage von nur einem Verein bespielt wird,
sodass eine Betreuung der Anlage im Rahmen eines Nutzungsvertrages durchaus von
dem jeweiligen Verein erfolgen kann. Diese Betreuungsform ist in Schwelm – auch
nach intensivem Austausch mit den Vereinen und dem Stadtsportverband – von den
Vereinen aber nicht zu leisten.
Mit der Wahrnehmung der vorgenannten Pflege-, Unterhaltungs-, Wartungs-
und Aufsichtsaufgaben wird städtisches Personal beauftragt.
Zu den Routine-Aufgaben gehören neben den
regelmäßigen Einsätzen mit dem Rasentraktor auf der Kunststoffrasenfläche u.a.
die Entfernung von Oberflächenschmutz (z.B. Blätter, Baumnadeln, Papier,
Zigaretten etc.) sowie die regelmäßige Pflege der Randzonen und des
Außenbereiches (z.B. Entfernen von Blättern, Baumnadeln, Erde etc.). Die
Nahtlinien des Kunststoffrasenplatzes sind
kontinuierlich auf eine kraftschlüssige Verbindung zu prüfen. Die gesamte
Rasenfläche ist regelmäßig auf die korrekte Befüllung mit Sand und Granulat zu
überprüfen. Fehlen Granulat oder Sand, sind diese entsprechend den Vorgaben des
Herstellers zu ersetzen. Weiterhin müssen beispielhaft die Entwässerungsrinnen
regelmäßig gesäubert werden.
Auch kleinere Instandsetzungs- und Reparaturarbeiten an den Anlagen
(Sport- und Wettkampfanlagen) sowie in und am Gebäude müssen vom Personal durchgeführt
werden, ebenso die Durchführung regelmäßiger Sicht- und Funktionskontrollen und
monatliche Verbrauchserfassungen gemäß Vorgabe mit zugehöriger Dokumentation.
Werkzeuge /Maschinen und Fahrzeuge (wie z.B. der Rasentraktor) müssen gepflegt
und gewartet werden.
Das städtische Personal übernimmt zudem die Betreuung / Aufsicht der
Nutzerinnen und Nutzer der gesamten Anlage einschließlich der Wahrnehmung des
Hausrechts und steht den Vereinen, den Schulen sowie Nachbarn und Bürgerinnen
und Bürgern als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung.
Mindestens der Kunststoffrasenplatz wird täglich über mehrere Stunden
genutzt – meistens sogar das ganze Jahr hindurch. Trainingseinheiten
strapazieren die Spielfelder besonders, denn der Fokus auf bestimmte Spielzüge und
Standardsituationen, wie das Elfmeterschießen beim Fußball, belasten einzelne
Bereiche mehr als den Rest des Platzes. Mit der richtigen Pflege / Unterhaltung
lassen sich die Lebensdauer des Kunstrasens und die optimalen
Spieleigenschaften dauerhaft sichern. Neben Training und Wettkämpfen
strapazieren auch zahlreiche Umwelteinflüsse wie Regen, Schnee, UV-Strahlung,
Staub, Laub und Samenflug den Belag. Nur durch eine regelmäßige, sachgerechte
Pflege und Prüfung sowie die rechtzeitige Wartung lassen sich die funktionellen
Eigenschaften sowie das optische Erscheinungsbild langfristig problemlos
erhalten. Das Bürsten, welches mit dem Rasentraktor durchgeführt wird, sorgt in
erster Linie für die gleichmäßige Verteilung des Füllmaterials und damit für
eine durchgehend ebene Spielfläche. Außerdem werden durch das Bürsten des
Kunstrasens niedergedrückte Fasern wieder aufgerichtet. Viele synthetische
Fasern haben die Tendenz, sich durch Beanspruchung in eine Richtung zu neigen
oder ganz niedergedrückt zu werden. Durch regelmäßiges Bürsten in alle
Richtungen kann dies korrigiert werden. Nach starken Regenfällen ist es ratsam,
die Verteilung des Füllmaterials zu überprüfen. Auch dies stellt eine der
Aufgaben des Platzwartes dar.
Kunststoffrasenplätze heizen sich bei anhaltend warmem oder heißem
Wetter auf. Die Spielfläche kann so warm werden, dass dies auch für die Spieler
spürbar wird. Zudem kann die aufgeheizte Spielfläche Reibungsverbrennungen
verursachen, da es ab einer Hauttemperatur von etwa 60 °C zu Verbrennungen
kommen kann. Rutscht ein Spieler an einem heißen Tag über die Spielfläche und
kommen so Haut, heiße Spielfläche und Reibungswärme zusammen, sind
Verbrennungen praktisch unvermeidbar. Eine Bewässerung wirkt gleich mehrfach
auf die Spielfläche: Es verbessert das Gleitverhalten auf der Oberfläche, kühlt
den Rasen, stabilisiert das Füllmaterial und begrenzt somit dessen Verlust.
Ebenso müssen zur Wahrung der Gewährleistungspflicht gegenüber dem
Kunststoffrasenhersteller die umfangreichen vorgegebenen Pflege- und
Wartungsarbeiten durchgeführt und zwingend beachtet / dokumentiert werden.
Darüber hinaus beeinflusst die fachgerechte Pflege die Spieleigenschaften, das
Ballrollverhalten, die Traktions- und Rotationskräfte sowie das optische
Erscheinungsbild der Fläche und dient auch der vorgeschriebenen Werterhaltung
der Sportanlage.
Auch die Beurteilung, ob das Kunststoffrasenspielfeld aufgrund
schlechter Witterungsbedingungen gemäß den geltenden Regeln/Bestimmungen des
Verbandes bespielbar ist oder ob der Platz für Ligaspiele zu sperren ist,
obliegt der Grundstückseigentümerin, demnach dem Immobilienmanagement. Das
Immobilienmanagement muss sich für diese Entscheidung einer sachkundigen Person
bedienen. Hier kann und muss auch auf den geschulten Platzwart zurückgegriffen
werden.
Unter Berücksichtigung der Entscheidung der Verwaltungsleitung soll die
Betreuung und Beaufsichtigung der gesamten Sportanlage mit zwei städtischen
Halbtagskräften und einer wöchentlichen Arbeitszeit von je 19,5 Stunden (damit
insgesamt 39 Wochenstunden) sowie der zusätzlichen Unterstützung eines externen
Dienstleisters an den Wochenenden gewährleistet werden. Entschieden wurde, dass
die Schulen zu Beginn der Nutzung die Anlage im Rahmen einer Schlüsselgewalt um
8.00 Uhr selbstständig aufschließen müssen (und je nach Dauer der Belegung ggf.
auch abschließen).
Der Beginn der Arbeitszeit des Personals wird von montags bis freitags
grundsätzlich auf die Zeit zwischen 10.00 Uhr 12.00 Uhr, das Ende auf die Zeit
zwischen 18.00 Uhr und 20.00 Uhr festgelegt. Im Tagesverlauf erfolgt nach rd.
vier Stunden Tätigkeit ein Wechsel der Platzwarte.
In der Regel findet der Trainingsbetrieb montags bis freitags bis 21.30
Uhr statt, sodass die Vereine nach dem Arbeitszeitende verpflichtet sind, die
Sportanlage eigenverantwortlich zu
nutzen und nach Trainingsende zu verschließen.
Varianten zur
Wochenendbetreuung:
Variante A:
Die Wochenendbetreuung in den Zeiten samstags von 10.00 Uhr bis 19.00
Uhr und sonntags von 10.00 Uhr bis 18.30 Uhr erfolgt ausschließlich durch einen
externen Dienstleister. Dieser agiert u.a. als erster Ansprechpartner und
Aufsichtsperson für die Nutzer/Innen und führt keine Pflege- und / oder
Unterhaltungsarbeiten auf der Anlage aus. Auch die regelmäßige Reinigung des
Umkleidegebäudes erfolgt durch einen externen Dienstleister. Die
Reinigungszeiten werden mit den Nutzern/Innen abgestimmt.
Variante B:
Die Wochenendbetreuung in den Zeiten samstags von 10.00 Uhr bis 19.00
Uhr und sonntags von 10.00 Uhr bis 18.30 Uhr erfolgt ausschließlich durch eine
von den Vereinen zu benennenden verantwortlichen Person, so dass somit die
sogenannte „Schlüsselgewalt“ auf die Vereine übergeht. Dieser agiert u.a. als
erster Ansprechpartner und Aufsichtsperson für die Nutzer/Innen. Die
regelmäßige Reinigung des Umkleidegebäudes erfolgt durch einen externen
Dienstleister. Die Reinigungszeiten werden mit den Nutzern/Innen abgestimmt.
Betreiberverantwortung / Eigentümerfunktion
Auch für die neue Sportanlage finden die Grundsätze der
Verkehrssicherungspflicht und Betreiberverantwortung Anwendung. Die regelmäßige
Pflege und Kontrolle der gesamten Anlage einschließlich der Aufbauten wie Tore,
Zäune und Ähnlichem steht hier im Vordergrund. Die Verantwortung obliegt dem
Grundstückseigentümer und somit der Stadt Schwelm. Eine haftungsrechtliche
Organisation – konkrete Dienstanweisung, regelmäßige Kontrollen, Kontroll- und
Beweisdokumentation – ist zwingend erforderlich, um dieser Pflicht / Aufgabe
verlässlich gerecht werden zu können. Entsprechende Prüf- bzw. Pflegeprotokolle
sind vom Personal zu führen. Zudem muss eine neue Benutzungsordnung für die
Sportanlage erstellt werden, da sich die „Rahmenbedingungen“ grundsätzlich
ändern werden. So darf auf der Anlage z.B. nur geeignetes Schuhwerk getragen
werden, um den Kunststoffrasen bzw. den Kunststoffbelag nicht zu beschädigen.
Auch hier sind entsprechende Kontrollen durch das Personal sowie dem externen
Dienstleister an den Wochenenden durchzuführen.
Finanzielle Auswirkungen
Die zusätzlichen Ausgaben für das städtische Personal sowie dem externen
Dienstleister werden zum Teil durch Ausgabenreduzierungen kompensiert. Mit dem Vorstand des VfB Schwelm, der für die
Unterhaltung / den Betrieb der beiden Sportanlagen „Rasenplatz Brunnen“ und
„Rote Berge“ einen jährlichen städtischen Zuschuss in Höhe von 94.500 € erhält,
ist abgestimmt, dass die Nutzung der Anlage „Rote Berge“ nach Fertigstellung
der neuen Anlage „An der Rennbahn“ aufgegeben wird. Demnach kann und wird der
jährliche städtische Zuschuss an den VfB Schwelm um 25.000 € reduziert. Eine
Vertragsänderung wird hierzu kurzfristig erfolgen. Bzgl. einer neuen Nutzung
der Fläche „Rote Berge“ wird die Verwaltung den zuständigen politischen Gremien
zu gegebener Zeit Vorschläge unterbreiten.
Die SpVG Linderhausen wird die Sportanlage „Am Sportplatz“ im Ortsteil
Linderhausen wegen des dort weiter laufenden Sportbetriebes nicht aufgeben
können, sodass hier eine Zuschussreduzierung nicht möglich ist.
Eine weitere Kostenreduzierung ergibt sich durch den verminderten
Einsatz der TBS AöR. Der TBS AöR, die bisher neben den „Grünarbeiten“ auch die
Tennenpflege (des alten Platzes) vorgenommen hat, ist es auch vor dem Hintergrund des fehlenden
technischen Equipments nicht möglich,
weitere Arbeiten als die „Grünarbeiten“ durchzuführen. Nach Abstimmung mit dem
Vorstand der TBS AöR wird sich der mit der Stadt abzurechnende Aufwand
hierdurch um 25.000 €/a reduzieren.
Für die Unterstützung durch den externen Dienstleister samstags und
sonntags von 10.00 Uhr bis 19.00 Uhr bzw. sonntags von 10.00 Uhr bis 18.30 Uhr
werden Kosten in Höhe von rd. 20.000 €/a in Ansatz gebracht.
Für die nachstehende Zusammenfassung, in der auch weitere Kosten als die
vorgenannten dargestellt sind, dienten die Ist-Kosten des Jahres 2016. Die
Ansätze wurden – wegen der noch fehlenden Erfahrung mit dem Betrieb von
Kunststoffrasenplätzen – zum Teil geschätzt.
*Bzgl. der Position
Abschreibungen ist anzumerken, dass die Abschreibung nunmehr auf einem bebauten
Grundstück basiert, sodass sich hier eine nicht unerhebliche Änderung gegenüber
der alten Sportanlage ergeben hat, die als unbebaute Fläche betrachtet wurde.
Um diese Position bereinigt beläuft sich der jährliche Saldo der unten
stehenden Tabelle auf € 16.900,00 / p.a.
Vergleich Betriebskosten
Sportplatz An der Rennbahn (ohne Sportheim)
Position |
Kosten vor Umbau |
Kosten nach Umbau |
Differenz |
Personalkosten Kosten externer Dienstleister |
0,00
|
45.900,00
|
45.900,00
|
Platz- und Grünpflege durch TBS |
67.300,00 |
42.300,00 |
- 25.000,00 |
Wartung / Reparaturen Kunstrasenpflegegeräte |
0,00 |
1.000,00 |
1.000,00 |
Abschreibungen |
12.000,00 |
130.000,00 |
118.000,00* |
Jahreszuschuss VfB Schwelm (verringert um Zuschuss für Anlage Rote
Berge) |
94.950,00 |
69.950,00 |
- 25.000,00 |
Saldo |
174.250,00 |
309.150,00 |
134.900,00 |
|
|
|
Beschlussvorschlag:
Die Verwaltung
wird beauftragt, das in der Vorlage Nr.153/2017 dargestellte
Bewirtschaftungskonzept für die neue Sportanlage „An der Rennbahn“ spätestens
mit der Inbetriebnahme umzusetzen.
Die
Bürgermeisterin
In Vertretung
gez.
Schweinsberg
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