Betreff
Verwaltungsstrukturreform -Ergänzungsvorlage-
Vorlage
197/2008/1
Aktenzeichen
G I
Art
Beschlussvorlage

Sachverhalt:

Nach einigen Gesprächen und der Diskussion verschiedener Modelle ist eine Zielvorstellung entstanden, wie die Verwaltung der Stadt Schwelm künftig aussehen könnte.

Kernpunkt dieser Zielvorstellung ist eine Differenzierung der von der Verwaltung zu erbringenden Leistungen nach internen Dienstleistungen wie Finanzen, Gebäudemanagement und Personal sowie Dienstleistungen für den Bürger, z.B. Jugend und Soziales, Schule, Ordnung usw.

Diese Differenzierung der Dienstleistungen erfordert eine Umstrukturierung der Fachbereiche.

Die hierzu notwendigen Veränderungen sollen schrittweise umgesetzt werden.

Nach Umsetzung der nachfolgend skizzierten Planung wird die Anzahl der Fachbereiche auf 4 reduziert, daneben wird ein Referat im Bereich der „Zentralen Steuerung“ Aufgaben wahrnehmen, die für Verwaltungsvorstand und Rat von übergeordneter Bedeutung sind. Mit der Einrichtung eines eigenständigen Kulturbüros wird die Bedeutung kultureller Themen in Schwelm hervorgehoben.

Die zeitliche Umsetzung der Zielplanung orientiert sich sowohl an der Dringlichkeit der Veränderung bestimmter Prozesse wie auch an Zeitpunkten personeller Fluktuation, die sich damit für die Umsetzung eines weiteren Schrittes empfehlen. Beeinflussende Faktoren im gesamten Prozess sind neben der natürlichen Fluktuation von Führungskräften auch das zur Zeit laufende Projekt „Zentralisierung der Personaldienstleistungen in einem Shared Service Center“, sowie der Neuaufbau eines Immobilienmanagements (s. gesonderte Vorlage). Mit Abschluss dieses Projektes entscheidet sich, ob die Personalabteilung ein Teil eines entstehenden Shared Service Centers wird oder bei der Stadt Schwelm verbleibt.

Schritt 1

Die für die Weiterentwicklung einer wirtschaftlich sinnvollen Verwaltungsstruktur vordringliche Aufgabe wird ab Januar 2009 die Einrichtung eines Immobilienmanagements sein. Hier sollen Aufgaben gebündelt werden, die mit dem Eigentum der Stadt an bebauten und unbebauten Grundstücken, Straßen, Wegen und Plätzen zusammenhängen. In diesem Zusammenhang wird auf die separate Sitzungsvorlage zur Einrichtung des Immobilienmanagements bei der Stadt Schwelm verwiesen.

Daneben wird in einer Abteilung des Fachbereiches 1 (Ratsmanagement, Zentrale Dienste) damit begonnen, den Bereich „Zentrale Steuerung“ aufzubauen. Dies erfolgt auf der Basis bereits im FB 1 bestehender Elemente wie z.B. das Ratsmanagement und die Organisationsentwicklung.

 

 

Schritt 2

Im nächsten Schritt soll ab Dezember 2009 der erste Fachbereich gebildet werden, der ausschließlich Bürgerdienste anbieten wird. Dieser Fachbereich soll aus der Fusion der derzeitigen Fachbereiche 5 ( Planung, Bauordnung) und 6 (Bürgerservice, Ordnung, Recht ) entstehen, wobei vorab eine Bereinigung der Aufgabenstellungen im Sinne des NKF (Übertragung weiterer Aufgaben, z.B. Wahlen) vorgenommen werden wird.

 

 

Schritt 3

Anfang des Jahres 2010 soll das Kulturbüro installiert werden, das die Bereiche Musikschule, Bücherei, Museum, städtische Veranstaltungen und Ausstellungen (auch Heimatfest, Folklorefest und dergl.) umfassen soll. Die Planungen zum Thema „Kulturhauptstadt 2010“ sind bei der Umsetzung zu berücksichtigen.

 

 

Schritt 4

Der sich daran anschließende Schritt 4 ist die Einrichtung des Fachbereiches „Familie und Bildung“, der den engen Zusammenhang der Aufgaben des Jugendamtes, des Sozialamtes und des Schulverwaltungsamtes berücksichtigt und die Servicefunktionen städtischer Einrichtungen koordiniert.

Der bis dahin bestehende Fachbereich 2 (Bildung, Kultur, Sport) wird demnach mit dem Fachbereich 4 (Jugend, Soziales) fusionieren. Eine Ausnahme bildet wie oben beschrieben, der Teilbereich Kultur.

 

 

Schritt 5

Der zuletzt vorgesehene Schritt, der die Einrichtung des zweiten Fachbereiches für interne Dienste vorsieht, soll Mitte 2012 vollzogen werden. Hier sind in Abhängigkeit vom Verlauf der derzeit durchgeführten Untersuchung der Personalbereiche der beteiligten Städte im Ennepe-Ruhr-Kreis zwei Varianten denkbar:

 

Variante 1: Der Personalbereich verbleibt bei der Stadt und wird gemeinsam mit der ADV-Abteilung und dem Fachbereich Finanzen zum neuen Fachbereich „Verwaltungsservice“ verschmelzen. Die Abteilung des FB 1, die die Aufgaben der Zentralen Steuerung wahrnimmt, wird als Referat verselbständigt.

 

Variante 2: Bei erfolgreicher Installation eines Shared Service Centers sind die operativen Aufgaben der jetzigen Personalabteilung nicht mehr bei der Stadt angesiedelt. Der zu bildende Fachbereich „Verwaltungsservice“ umfasst lediglich die Aufgabenbereiche Finanzen und ADV. Das strategische Personalmanagement ist im Referat  Zentrale Steuerung angesiedelt.

 

 

 


Beschlussvorschlag:

Den Zielsetzungen der Verwaltungsstrukturreform und den damit verbundenen Neuorganisationen der Fachbereiche wird grundsätzlich zugestimmt.

Die Geschäftsbereichverteilung muss im Rahmen der Entwicklung des Prozesses angepasst werden. Hierzu sind jeweils entsprechende Beschlüsse durch die Verwaltung vorzubereiten.