Sachverhalt:
Mit Beschluss vom 14.02.2008 (Vorlage Nr. 014/2008) wurde
die Verwaltung beauftragt, ein Konzept über die Neuordnung des städtischen
Gebäudemanagements unter folgenden Prämissen zu erstellen:
1.
In der
Organisationseinheit werden technische und nicht technische Aufgaben
zusammengefasst.
2.
Mittelfristig
wird das GM als interne Serviceeinheit auf der Grundlage eines Mieter-/
Vermietermodells mit voller Kostenverrechnung geführt.
3.
Auf
der Basis bestehender Vereinbarungen (aus der Gründung der ÄöR) sind die Rechte
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (der Verwaltung und der AöR) zu wahren.
Die Personalräte und Gleichstellungsbeauftragten werden beteiligt.
4.
Das GM
wird einem Mitglied des Verwaltungsvorstandes unmittelbar unerstellt.
Darstellung
der Konzeption
Aufgrund des durch Ratsbeschluss erteilten Auftrages
wurde in den vergangenen Monaten ein Grundkonzept erstellt. Es ist vorgesehen
das darauf aufbauende Detailkonzept mit Beteiligung der zukünftigen
Mitarbeitern zu erarbeiten. Weiterführende Überlegungen ergaben, dass eine
Integration der unbebauten Grundstücken, Straßen, Wege und Plätze in das GM vor
dem Hintergrund eines einheitlichen Flächenmanagements sinnvoll ist. Damit
wurde nunmehr nicht nur das GM neu strukturiert, sondern unter Einbeziehung der
ehemaligen Sachgebiete 6.3./ 6.4. des Fachbereiches 6 ein Immobilienmanagement
konzipiert. Das zukünftige Immobilienmanagement lässt sich in folgende drei
Aufgabenbereiche (Sachgebiete) gliedern:
1.        Infrastrukturelle
Bewirtschaftung/ Service und Verwaltung
Der hier angesiedelte Bereich Service
umfasst schwerpunktmäßig die Bereitstellung von Ausstattung, Betreuung durch
Hausmeisterdienste und Reinigung der städtischen Gebäude. Da die Stadt Schwelm
derzeit über eine Eigenreinigung verfügt, ist hierfür eine Stelle
bereitzuhalten, die den Einsatz der Reinigungskräfte und der Hausmeister
koordiniert.
Der Bereich Bewirtschaftung/ Verwaltung befasst sich hauptsächlich mit der Vertragsgestaltung und der internen Kosten- und Leistungsrechnung. Buchhalterische Aufgaben und sämtliche haushaltstechnischen Angelegenheiten werden ebenfalls hier angesiedelt sein. Somit fungiert dieser Bereich als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Kunden in allen kaufmännischen Fragen.
2.        Technische
Bewirtschaftung
Hier sollte der Hochbau in seiner derzeit
bestehenden Form zunächst komplett übernommen werden. Vorstellbar wäre hier
auch die Integration der Hausmeisterdienste.
3.        Flächenverwaltung
– öffentliche Flächen der Stadt Schwelm
In diesem Bereich werden die bestehenden Sachgebiete 6.3 und d 6.4 mit ihrer derzeitigen Aufgabenwahrnehmung zusammengefasst. Zusätzlich werden die Aufgaben des Straßenbaulastträgers an dieser Stelle wahrgenommen. Dies bedingt keine zusätzlichen Kapazitäten, da andere Aufgaben an die infrastrukturelle Bewirtschaftung abgegeben werden (Haushaltsplanung etc.)
Es sollen zunächst alle Personalressourcen
übernommen werden, da der Aufbau eines umfassen Flächen- und
Immobilienmanagements diese Ressourcen zunächst binden wird. In einer darauf
aufbauenden Detailkonzeption wurden die einzelnen Aufgaben mit Anteilen
versehen und danach auf Stellen verteilt. Damit wird die zukünftige
Organisationseinheit zunächst 17,88 vollzeitverrechnete Stellen binden. Es ist
davon auszugehen, dass die Personalkapazität innerhalb von drei Jahren (durch
natürliche Fluktuation und Aufgabenkritik) um circa 4,00 Stellen auf 13,81
Stellen reduziert werden kann. Grundlegende Voraussetzung hierfür ist die
Implementierung einer Software, die sämtliche Facetten des Immobilenmanagements
abdeckt.
Die Stellen für das Controlling und
zukünftige Leitung müssen zusätzlich eingerichtet werden.
Ein wichtiges Qualifikationsmerkmal der
zukünftigen Leitung sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Der Stelle obliegt
auch die Steuerung der notwendigen Projekte wie Auswahl und Beschaffung einer
geeigneten Software und Aufbau eines Gebäudekatasters. Der Aufbau effizienter
Prozesse zwischen den einzelnen Sachgebieten der neuen Organisationseinheit ist
ebenfalls an dieser Stelle wahrzunehmen.
Die neu zu schaffende Stelle Controlling ist mit als das Kernstück des neuen
Immobilienmanagements anzusehen. Hier laufen alle Informationen zusammen, die
letztendlich die Grundlage der internen Kosten- und Leistungsrechnung bilden.
Dieser Stelle obliegen auch sämtliche Auswertungen und Planungen.
Rahmenbedingungen
(Rechtsform/ Personal/ Sitz)
Rechtsform
Die in der Vorlage 014/2008 als Option dargestellte
Form eines Fachbereiches wurde in den Konzeptionen weiter verfolgt. Mit dem
Aufbau eines Eigenbetriebes oder einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung wären
mehr Personalressourcen notwendig gewesen, insbesondere um ein selbständiges
Rechnungswesen aufzubauen und zu betreiben. Die Aufstellung einer eigenen
Bilanz sei hier nur exemplarisch genannt. Durch die Organisation als
Fachbereich ist weiterhin ein direkter Zugriff durch die Verwaltungsleitung
gegeben. Bilanztechnisch müssen keine Umstellungen, wie zum Beispiel die
Auslagerung des bewerteten Immobilienvermögens, vorgenommen werden. Auch dürfte
sich die Erstellung der Konzernbilanz aus den Teilbilanzen vereinfachen.
Personal
Mit der Integration des Hochbaus der TBS in das
zukünftige Immobilienmanagement ist eine Personalüberleitung verbunden.
Betroffen sind in diesem Fall die Gruppe der tariflich Beschäftigten, die im
Bereich Hochbau als Architekten und Handwerker tätig sind. Die Beschäftigten
sollen entsprechend der Regelungen des § 4 TVöD von den TBS, AöR zur Stadt
Schwelm versetzt werden. Dieses Verfahren ähnelt in den Grundzügen dem
Verfahren, welches seinerzeit bei der Gründung der TBS vollzogen wurde. Auch
hier soll in enger Zusammenarbeit mit dem betroffenen Personal, den
Personalräten und den Gleichstellungsbeauftragten ein
Personalüberleitungsvertrag zwischen Stadt und AöR geschlossen werden. Probleme
werden hier aufgrund des seinerzeitigen positiven Verlaufs nicht erwartet.
Sitz
Als Voraussetzung für effiziente Verfahrensabläufe des
zukünftigen Immobilienmanagements wird auch die räumliche Zentrierung aller
Aufgabenbereiche angesehen. Die Suche nach einem geeigneten Standort ist noch
nicht abgeschlossen, da in den verfügbaren städtischen Gebäuden bislang kein
überzeugendes Raumkonzept entwickelt werden konnte. Hier ist eine vertretbare
Übergangslösung in der Überlegung, die die Aufnahme des Betriebs zum
vorgesehenen Zeitpunkt erlaubt.
Ausblick
Die Entstehung des Immobilienmanagement soll in zwei Phasen
erfolgen. Zunächst soll ab 1.1.2009 der Aufbau und die räumliche Zusammenlegung
der zukünftigen „Sachgebiete“ des Immobilienmanagements erfolgen. Es sollte
angestrebt werden, zum 1.4.2009 den wirtschaftlichen Betrieb aufzunehmen.
Hierfür ist es notwendig, zum 1.1.2009 die zukünftige Leitung zu berufen und
anschließend die Stelle des Controllings zu besetzen.
Die Sollkonzeption sieht folgenden Aufbau vor:
Beschlussvorschlag:
Das Konzept über die Neuordnung des städtischen Gebäudemanagements/
Immobilienmanagements wird zustimmend zur Kenntnis genommen. Die in der Planung
vorgesehenen Stellen sollen im Stellenplan 2009Â vorgesehen werden.