Sachverhalt:
Nach einigen Gesprächen und der Diskussion verschiedener
Modelle ist eine Zielvorstellung entstanden, wie die Verwaltung der Stadt
Schwelm künftig aussehen könnte.
Kernpunkt dieser Zielvorstellung ist eine Differenzierung
der von der Verwaltung zu erbringenden Leistungen nach internen
Dienstleistungen wie Finanzen, Gebäudemanagement und Personal sowie Dienstleistungen
für den Bürger, z.B. Jugend und Soziales, Schule, Ordnung usw.
Diese Differenzierung der Dienstleistungen erfordert eine
Umstrukturierung der Fachbereiche.
Die hierzu notwendigen Veränderungen sollen schrittweise
umgesetzt werden.
Nach Umsetzung der nachfolgend skizzierten Planung wird die
Anzahl der Fachbereiche auf 4 reduziert, daneben wird ein Referat im Bereich
der „Zentralen Steuerung“ Aufgaben wahrnehmen, die für Verwaltungsvorstand und
Rat von übergeordneter Bedeutung sind. Mit der Einrichtung eines eigenständigen
Kulturbüros wird die Bedeutung kultureller Themen in Schwelm hervorgehoben.
Die zeitliche Umsetzung der Zielplanung orientiert sich
sowohl an der Dringlichkeit der Veränderung bestimmter Prozesse wie auch an
Zeitpunkten personeller Fluktuation, die sich damit für die Umsetzung eines
weiteren Schrittes empfehlen. Beeinflussende Faktoren im gesamten Prozess sind
neben der natürlichen Fluktuation von Führungskräften auch das zur Zeit
laufende Projekt „Zentralisierung der Personaldienstleistungen in einem Shared
Service Center“, sowie der Neuaufbau eines Immobilienmanagements (s. gesonderte
Vorlage). Mit Abschluss dieses Projektes entscheidet sich, ob die
Personalabteilung ein Teil eines entstehenden Shared Service Centers wird oder
bei der Stadt Schwelm verbleibt.
Schritt 1
Die für die Weiterentwicklung einer wirtschaftlich sinnvollen
Verwaltungsstruktur vordringliche Aufgabe wird ab Januar 2009 die Einrichtung
eines Immobilienmanagements sein. Hier sollen Aufgaben gebündelt werden, die
mit dem Eigentum der Stadt an bebauten und unbebauten Grundstücken, Straßen,
Wegen und Plätzen zusammenhängen. In diesem Zusammenhang wird auf die separate
Sitzungsvorlage zur Einrichtung des Immobilienmanagements bei der Stadt Schwelm
verwiesen.
Daneben wird in einer Abteilung des Fachbereiches 1
(Ratsmanagement, Zentrale Dienste) damit begonnen, den Bereich „Zentrale
Steuerung“ aufzubauen. Dies erfolgt auf der Basis bereits im FB 1 bestehender
Elemente wie z.B. das Ratsmanagement und die Organisationsentwicklung.
Schritt 2
Im nächsten Schritt soll ab Dezember 2009 der erste
Fachbereich gebildet werden, der ausschließlich Bürgerdienste anbieten wird.
Dieser Fachbereich soll aus der Fusion der derzeitigen Fachbereiche 5 (
Planung, Bauordnung) und 6 (Bürgerservice, Ordnung, Recht ) entstehen, wobei
vorab eine Bereinigung der Aufgabenstellungen im Sinne des NKF (Ãœbertragung
weiterer Aufgaben, z.B. Wahlen) vorgenommen werden wird.
Schritt 3
Anfang des Jahres 2010 soll das Kulturbüro installiert
werden, das die Bereiche Musikschule, Bücherei, Museum, städtische
Veranstaltungen und Ausstellungen (auch Heimatfest, Folklorefest und dergl.)
umfassen soll. Die Planungen zum Thema „Kulturhauptstadt 2010“ sind bei der
Umsetzung zu berücksichtigen.
Schritt 4
Der sich daran anschließende Schritt 4 ist die Einrichtung
des Fachbereiches „Familie und Bildung“, der den engen Zusammenhang der
Aufgaben des Jugendamtes, des Sozialamtes und des Schulverwaltungsamtes
berücksichtigt und die Servicefunktionen städtischer Einrichtungen koordiniert.
Der bis dahin bestehende Fachbereich 2 (Bildung, Kultur,
Sport) wird demnach mit dem Fachbereich 4 (Jugend, Soziales) fusionieren. Eine
Ausnahme bildet wie oben beschrieben, der Teilbereich Kultur.
Schritt 5
Der zuletzt vorgesehene Schritt, der die Einrichtung des
zweiten Fachbereiches für interne Dienste vorsieht, soll Mitte 2012 vollzogen
werden. Hier sind in Abhängigkeit vom Verlauf der derzeit durchgeführten
Untersuchung der Personalbereiche der beteiligten Städte im Ennepe-Ruhr-Kreis
zwei Varianten denkbar:
Variante 1: Der Personalbereich verbleibt bei der Stadt und wird
gemeinsam mit der ADV-Abteilung und dem Fachbereich Finanzen zum neuen
Fachbereich „Verwaltungsservice“ verschmelzen. Die Abteilung des FB 1, die die
Aufgaben der Zentralen Steuerung wahrnimmt, wird als Referat verselbständigt.
Variante 2: Bei erfolgreicher Installation eines Shared Service
Centers sind die operativen Aufgaben der jetzigen Personalabteilung nicht mehr
bei der Stadt angesiedelt. Der zu bildende Fachbereich „Verwaltungsservice“
umfasst lediglich die Aufgabenbereiche Finanzen und ADV. Das strategische
Personalmanagement ist im ReferatÂ
Zentrale Steuerung angesiedelt.
Beschlussvorschlag:
Den Zielsetzungen der Verwaltungsstrukturreform und den
damit verbundenen Neuorganisationen der Fachbereiche wird grundsätzlich
zugestimmt. Die Geschäftsbereichverteilung muss im Rahmen der Entwicklung des
Prozesses angepasst werden. Hierzu sind jeweils entsprechende Beschlüsse durch
die Verwaltung vorzubereiten.