Betreff
Compliance Management System
Vorlage
234/2022
Aktenzeichen
111/Kli
Art
Berichtsvorlage

Sachverhalt:

 

Im Rahmen der Bearbeitung und Erfüllung des Compliance Management Systems (CMS) ist als Sachstandsbeurteilung in der Anlage 1 das Inhaltsverzeichnis der bisher geltenden Dienstanweisungen und Richtlinien, welche Gegenstand des CMS sind, hinterlegt. Die neuen bzw. bearbeiteten Dienstanweisungen sind in der Anlage entsprechend ergänzt worden.

 

Die Dienstanweisungen als auch die Richtlinien befinden sich weiterhin in kontinuierlicher Bearbeitung.

 

Im Juni wurden die Dienstanweisungen um die Dienstanweisung für Vergaben ergänzt. Die Dienstanweisung Rechnungswesen wurde ebenfalls hinsichtlich der Größenklassen zu den „Aufträgen“ Auftragserteilungen von Dienst- und Lieferleistungen sowie für Bauleistungen angepasst und wurde, nach erfolgter Prüfung seitens der Rechnungsprüfung, im Intranet veröffentlicht. Die Richtlinie zum Tax Compliance Management System (TCMS Rahmenrichtlinie) befindet sich derzeit noch in Ausarbeitung, es wird angestrebt diese zum Jahreswechsel zu veröffentlichen. Zur weiteren Fortführung und Dokumentation der Einordnung von steuerlichen Sachverhalten soll zudem eine Softwarelösung  angeschafft werden. Diese Software ermöglicht es die Sachverhalte auf Jahre revisionssicher zu dokumentieren und im Bedarfsfall vorzuhalten.

 

Diese kontinuierlichen Überarbeitungen der Dienstanweisungen als auch die angestrebte Veröffentlichung der TCMS Rahmenrichtlinie belegen, dass im Rahmen der internen Kontrolle die Forderungen des CMS erfüllt werden. Verstöße gegen die bereits bestehenden Dienstanweisungen und Richtlinien wurden nicht gemeldet. Auch wurden von Seiten der Rechnungsprüfung im Bericht über die Recht- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung für das Haushaltsjahr 2021 keine Einwendungen hinsichtlich der bestehenden internen Kontrollfunktionen angeführt und ein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt.

 

Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (EU Whistleblower-Richtlinie)

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (EU-Whistleblower-Richtlinie) kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht erfüllt werden, da der Regierungsentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes am 27.07.2022 zwar verabschiedet und somit das eigentliche Gesetzgebungsverfahren eingeleitet, aber noch nicht abgeschlossen wurde. Prognostiziert wird, dass das Gesetz im Laufe des Herbsts verabschiedet wird und dann 3 Monate nach Verkündung in Kraft treten kann. Hinzu kommt, dass sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen nach dem jeweiligen Landesrecht richtet. Hierzu werden also noch Landesgesetze der Bundesländer (hier NRW) zu erlassen sein. Inwieweit dieses Gesetz dann bei der Stadt Schwelm umgesetzt wird und welche Parameter dabei berücksichtigt werden (Einrichtung einer telefonischen Hotline oder eines IT-gestützten Hinweisgebersystems, Inanspruchnahme eines Ombudsmannes / Ombudsfrau) ist, bei Vorliegen eines entsprechenden Gesetzes, im Rahmen der Einrichtung des Systems zu klären. Voraussetzung der ausführenden Personen ist die zwingende Unabhängigkeit und fachliche Kompetenz in diesem Bereich. Interne und somit vermeintliche kostenneutrale Lösungen sind kritisch zu bewerten da automatisch Konfliktfelder entstehen können, welche gegen das Vertraulichkeitsgebot des Hinweisgeberschutzgesetzes verstoßen. Inwieweit externe Meldestellen, wie z.B. die geplanten Meldestellen beim Bundesamt für Justiz, bestehende Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt, genutzt werden können ist fraglich. Zumal die Bundesländer für Meldungen, die die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen, eigene externe Meldestellen einrichten müssten.

Quelle hierzu:

https://www.haufe.de/compliance/recht-politik/hinweisgebersysteme-und-die-eu-whistleblower-richtlinie_230132_528700.html 

 

Bis zum 17. Dezember 2021 muss die EU-Whistleblower-Richtlinie in natio­nales Recht umgesetzt werden. Vor dem Hintergrund der gescheiterten Koalitionsver­handlungen in Bezug auf das sogenannte Hinweisgeberschutzgesetz und des Endes der laufenden Legislaturperiode ist zwar mit einer rechtzeitigen Umsetzung nicht mehr zu rechnen; da die Richtlinie aber konkret genug und unbedingt ist, dürfte sie in weiten Teilen dennoch unmittelbare Wirkung auf Kommu­nen und kommunale Unternehmen entfalten.

 

Denn während die unmittelbare Wirkung einer Richtlinie zwischen Privaten grundsätz­lich ausgeschlossen ist, gilt die Richtlinie bei öffentlichen Arbeitgebern und Kommunen unmittelbar. Der Hintergrund dieses höhe­ren Maßstabs für Kommunen und öffentliche Unternehmen ist, dass die öffentliche Hand nicht davon profitieren soll, wenn die Bun­desrepublik Deutschland Richtlinien nicht fristgemäß umsetzt. Daher gelten Richtlinien unter Umständen direkt, so auch im Fall der Whistleblower-Richtlinie.

 

https://www.derneuekaemmerer.de/recht/compliance/whistleblower-richtlinie-fordert-kommunen-heraus-20078/

 

 

 

 


 

 

 

 

 

Der Bürgermeister

Im Auftrag

gez. Mollenkott