Sachverhalt:
Die Stadt Bochum
betreibt mit ihrem Competence-Center Personalwirtschaft (CCPW) seit dem Jahr
2011 für die Stadt Schwelm sowie die anderen Kommunen im Ennepe-Ruhr-Kreis
einschließlich der Kreisverwaltung das Software-Programm P&I LOGA für die
Personalwirtschaft im Bereich des öffentlichen Dienstes. Nunmehr hat die Stadt
Bochum jedoch ihre Leistungsbeziehungen gegenüber der P&I AG neu
strukturiert und mit einem Upgrade auf das Lizenzmodell LogaAll-in (LAi)
vereinheitlicht. Aus diesem Grund hat die Stadt Bochum die
öffentlich-rechtliche Vereinbarung vom 30.03.2010 zum 31.12.2021 gekündigt.
Mit den bisherigen
Kooperationspartnern im EN-Kreis wird jedoch eine Fortsetzung der Kooperation
im Bereich Personalwirtschaft auf Basis des IT-Verfahrens LogaAll-in der Firma
P&I angestrebt. Hierzu muss zwischen der Stadt Schwelm als Auftraggeber und
der Stadt Bochum als Auftragnehmer ein neuer öffentlich-rechtlicher Vertrag auf
Basis des Lizenzmodells LogaAll-in geschlossen werden. Die Städte im EN-Kreis
haben die Vertragsverhandlungen mit der Stadt Bochum gemeinsam geführt, so dass
ein gleichlautender Vertrag jeweils mit allen anderen Städten im EN-Kreis sowie
der Kreisverwaltung geschlossen wird.
Der Lizenzumfang von
LogaAll-in als digitales Personalmanagement umfasst neben den bereits bekannten
Basisfunktionen der Entgeltabrechnung, Stellenplanung,
Personalkostenhochrechnung und digitaler Personalakte in Zukunft weitere
Funktionen:
- Self
Services für die Mitarbeiter zur Einsichtnahme in die persönlichen Dokumente in
P&I LOGA3 und optional in der P&I LOGA3 App
- Personalbeschaffung
und Personalentwicklung mit P&I Bewerber3 und P&I Talent3
- P&I Doku3 als
Dokumentenmanagementsystem
Zudem sind folgenden
Funktionen optional hinzubuchbar:
- Reisekostenabrechnung
inkl. optionalen Workflows zur Beantragung von Reisen und
Reisekostenerstattungen
- Zeitwirtschaft inkl. optionalen
elektronischem Dienstplan und Zutrittssteuerung
In einem ersten
Schritt soll Anfang 2022 die Umstellung der Software auf LogaAll-in erfolgen,
anschließend plant die Stadtverwaltung die Hinzunahme der optionalen Funktionen
digitale Reisekostenabrechnung sowie Zeitwirtschaft inkl. elektronischem
Dienstplan und Zutrittssteuerung (perspektivisch für das neue Rathaus und
Kulturzentrum).
Die öffentlich-rechtliche
Vereinbarung ist gemäß § 24 Abs. 1 GkG NRW dem Ennepe-Ruhr-Kreis als
Aufsichtsbehörde der Stadt Schwelm vor Abschluss zur Kenntnis zu bringen. Gemäß
§ 29 Abs. 4 GkG ist die öffentlich-rechtliche Vereinbarung zudem der
Bezirksregierung Arnsberg als Aufsichtsbehörde der Stadt Bochum zur Genehmigung
vorzulegen und durch diese bekanntzumachen. Sie tritt am Tag nach ihrer
Bekanntmachung in Kraft.
Fazit:
Die Stadt Schwelm
sollte die Kooperation der Kommunen im EN-Kreis sowie der Kreisverwaltung mit
der Stadt Bochum im Bereich der Personalwirtschaft ebenfalls fortsetzen und die
Möglichkeiten zur weiteren Digitalisierung der Personalwirtschaft nutzen. Daher
sollte ein aktualisierter öffentlich-rechtlichen Vertrag mit der Stadt Bochum
abgeschlossen werden.
Beschlussvorschlag:
Dem Abschluss der
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Bochum über den Betrieb des
IT-Verfahrens „LogaAll-in“ für den Bereich Personalwirtschaft wird zugestimmt.
Finanzielle Auswirkungen:
Regelmäßige Nutzungsentgelte
Für die Nutzung von P&I LOGA werden bislang monatliche Fallpreispauschalen berechnet. Diese belaufen sich für die Stadt Schwelm aktuell auf 2.893,00 Euro/Monat insgesamt 34.716 Euro pro Jahr. Hinzu kommt ein Betrag in Höhe von 3187,30 Euro für das bisher eingesetzte Zeiterfassungssystem AIDA.
Entsprechend dem bisherigen Nutzungsumfang von P&I LOGA durch die Stadt Schwelm und der in den Monaten Januar bis März 2021 ermittelten Anzahl der Abrechnungen ergibt sich ab Januar 2022 ein regelmäßiges monatliches Nutzungsentgelt für die neue Version LogaAll-in (LAi) i.H.v. 3.385,60 Euro insgesamt also 40.627,20 Euro pro Jahr.
Die Stadt Schwelm beabsichtigt nach der Umstellung auf die neue Version LAi auch die optionalen Module Zeitwirtschaft mit optionalen elektronischem Dienstplan und Reisekostenabrechnung in Anspruch zu nehmen. Hierdurch wird sich das monatliche Nutzungsentgelt auf 3.657 Euro/Monat bzw. 43.884 Euro/Jahr erhöhen. Im Gegenzug wird jedoch das bisher eingesetzte Zeiterfassungssystem AIDA entfallen.
Durch die Umstellung auf das Verfahren LogaAll-in entstehen also Mehrkosten i.H.v. 5.980,70 Euro pro Jahr, dem steht jedoch ein deutlich umfangreicherer Leistungsumfang des Software-Fachverfahrens für das digitale Personalmanagement gegenüber (Self Services für die Mitarbeiter, Bewerber- und Talentmanagement, Reisekostenabrechnung, Zeitwirtschaft inkl. elektr. Dienstplan und Zutrittskontrolle).
Migrations- und Schulungskosten
Für die Inbetriebnahme vom LogaAll-in erfolgte eine Migration der Datenbanken aus den bisherigen P&I LOGA-Systemen der Stadt Bochum auf die neuen LogaAll-in Datenbanken. Die Portierung der Datenbank wird der Stadt Schwelm pauschal i.H. von 1.000 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) berechnet.
Hinzu kommen im Jahr 2022 weitere Dienstleistungs- und Schulungskosten, die mit rund 5.000 Euro kalkuliert werden.
Zusammenfassung
|
Konsumtive Aufwendungen LOGA |
Konsumtive Aufwendungen AIDA |
Gesamt |
bis 2021 |
34.716,00
€ |
3.187,30
€ |
37.903,30
€ |
2022 (inkl. Migrations- und
Schulungskosten) |
49.884,00
€ |
0,00
€ |
49.884,00
€ |
ab 2023 |
43.884,00
€ |
0,00
€ |
43.884,00
€ |
Ein Großteil der
Aufwendungen ist bereits im Etatentwurf 2022 enthalten. 5.000 Euro für
zusätzliche Dienstleistungs- und Schulungskosten werden über die Änderungsliste
nachgemeldet.
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Der Bürgermeister gez. Langhard |