Betreff
Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Bochum über den Betrieb des IT-Verfahrens „LogaAll-in“ für den Bereich Personalwirtschaft
Vorlage
260/2021
Art
Beschlussvorlage

Sachverhalt:

 

Die Stadt Bochum betreibt mit ihrem Competence-Center Personalwirtschaft (CCPW) seit dem Jahr 2011 für die Stadt Schwelm sowie die anderen Kommunen im Ennepe-Ruhr-Kreis einschließlich der Kreisverwaltung das Software-Programm P&I LOGA für die Personalwirtschaft im Bereich des öffentlichen Dienstes. Nunmehr hat die Stadt Bochum jedoch ihre Leistungsbeziehungen gegenüber der P&I AG neu strukturiert und mit einem Upgrade auf das Lizenzmodell LogaAll-in (LAi) vereinheitlicht. Aus diesem Grund hat die Stadt Bochum die öffentlich-rechtliche Vereinbarung vom 30.03.2010 zum 31.12.2021 gekündigt.

 

Mit den bisherigen Kooperationspartnern im EN-Kreis wird jedoch eine Fortsetzung der Kooperation im Bereich Personalwirtschaft auf Basis des IT-Verfahrens LogaAll-in der Firma P&I angestrebt. Hierzu muss zwischen der Stadt Schwelm als Auftraggeber und der Stadt Bochum als Auftragnehmer ein neuer öffentlich-rechtlicher Vertrag auf Basis des Lizenzmodells LogaAll-in geschlossen werden. Die Städte im EN-Kreis haben die Vertragsverhandlungen mit der Stadt Bochum gemeinsam geführt, so dass ein gleichlautender Vertrag jeweils mit allen anderen Städten im EN-Kreis sowie der Kreisverwaltung geschlossen wird.

 

Der Lizenzumfang von LogaAll-in als digitales Personalmanagement umfasst neben den bereits bekannten Basisfunktionen der Entgeltabrechnung, Stellenplanung, Personalkostenhochrechnung und digitaler Personalakte in Zukunft weitere Funktionen:

-              Self Services für die Mitarbeiter zur Einsichtnahme in die persönlichen Dokumente in P&I LOGA3 und optional in der P&I LOGA3 App

-              Personalbeschaffung und Personalentwicklung mit P&I Bewerber3 und P&I Talent3

-              P&I Doku3 als Dokumentenmanagementsystem

 

Zudem sind folgenden Funktionen optional hinzubuchbar:

-              Reisekostenabrechnung inkl. optionalen Workflows zur Beantragung von Reisen und Reisekostenerstattungen

-              Zeitwirtschaft inkl. optionalen elektronischem Dienstplan und Zutrittssteuerung

 

In einem ersten Schritt soll Anfang 2022 die Umstellung der Software auf LogaAll-in erfolgen, anschließend plant die Stadtverwaltung die Hinzunahme der optionalen Funktionen digitale Reisekostenabrechnung sowie Zeitwirtschaft inkl. elektronischem Dienstplan und Zutrittssteuerung (perspektivisch für das neue Rathaus und Kulturzentrum).

 

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist gemäß § 24 Abs. 1 GkG NRW dem Ennepe-Ruhr-Kreis als Aufsichtsbehörde der Stadt Schwelm vor Abschluss zur Kenntnis zu bringen. Gemäß § 29 Abs. 4 GkG ist die öffentlich-rechtliche Vereinbarung zudem der Bezirksregierung Arnsberg als Aufsichtsbehörde der Stadt Bochum zur Genehmigung vorzulegen und durch diese bekanntzumachen. Sie tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

 

Fazit:

Die Stadt Schwelm sollte die Kooperation der Kommunen im EN-Kreis sowie der Kreisverwaltung mit der Stadt Bochum im Bereich der Personalwirtschaft ebenfalls fortsetzen und die Möglichkeiten zur weiteren Digitalisierung der Personalwirtschaft nutzen. Daher sollte ein aktualisierter öffentlich-rechtlichen Vertrag mit der Stadt Bochum abgeschlossen werden.

 


Beschlussvorschlag:

 

Dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Bochum über den Betrieb des IT-Verfahrens „LogaAll-in“ für den Bereich Personalwirtschaft wird zugestimmt.

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

Regelmäßige Nutzungsentgelte

Für die Nutzung von P&I LOGA werden bislang monatliche Fallpreispauschalen berechnet. Diese belaufen sich für die Stadt Schwelm aktuell auf 2.893,00 Euro/Monat insgesamt 34.716 Euro pro Jahr. Hinzu kommt ein Betrag in Höhe von 3187,30 Euro für das bisher eingesetzte Zeiterfassungssystem AIDA.

 

Entsprechend dem bisherigen Nutzungsumfang von P&I LOGA durch die Stadt Schwelm und der in den Monaten Januar bis März 2021 ermittelten Anzahl der Abrechnungen ergibt sich ab Januar 2022 ein regelmäßiges monatliches  Nutzungsentgelt für die neue Version LogaAll-in (LAi) i.H.v. 3.385,60 Euro insgesamt also 40.627,20 Euro pro Jahr.

 

Die Stadt Schwelm beabsichtigt nach der Umstellung auf die neue Version LAi auch die optionalen Module Zeitwirtschaft mit optionalen elektronischem Dienstplan und Reisekostenabrechnung in Anspruch zu nehmen. Hierdurch wird sich das monatliche Nutzungsentgelt auf 3.657 Euro/Monat bzw. 43.884 Euro/Jahr erhöhen. Im Gegenzug wird jedoch das bisher eingesetzte Zeiterfassungssystem AIDA entfallen.

 

Durch die Umstellung auf das Verfahren LogaAll-in entstehen also Mehrkosten i.H.v. 5.980,70 Euro pro Jahr, dem steht jedoch ein deutlich umfangreicherer Leistungsumfang des Software-Fachverfahrens für das digitale Personalmanagement gegenüber (Self Services für die Mitarbeiter, Bewerber- und Talentmanagement, Reisekostenabrechnung, Zeitwirtschaft inkl. elektr. Dienstplan und Zutrittskontrolle). 

 

Migrations- und Schulungskosten

Für die Inbetriebnahme vom LogaAll-in erfolgte eine Migration der Datenbanken aus den bisherigen P&I LOGA-Systemen der Stadt Bochum auf die neuen LogaAll-in Datenbanken. Die Portierung der Datenbank wird der Stadt Schwelm pauschal i.H. von 1.000 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) berechnet.

 

Hinzu kommen im Jahr 2022 weitere Dienstleistungs- und Schulungskosten, die mit rund 5.000 Euro kalkuliert werden.

 

Zusammenfassung

 

 

Konsumtive Aufwendungen LOGA 

Konsumtive Aufwendungen AIDA

Gesamt

bis 2021

34.716,00 €

3.187,30 €

37.903,30 €

2022 (inkl. Migrations- und Schulungskosten)

49.884,00 €

0,00 €

49.884,00 €

ab 2023

43.884,00 €

0,00 €

43.884,00 €

 

Ein Großteil der Aufwendungen ist bereits im Etatentwurf 2022 enthalten. 5.000 Euro für zusätzliche Dienstleistungs- und Schulungskosten werden über die Änderungsliste nachgemeldet.

 

 

 

 

 

 

Der Bürgermeister

gez. Langhard