Betreff
Verwaltungsstruktur
Vorlage
231/2021
Aktenzeichen
GB I/La
Art
Beschlussvorlage
Untergeordnete Vorlage(n)

Sachverhalt:

 

1.)    Gemäß § 13 der Hauptsatzung der Stadt Schwelm vom 23.03.2010 in der Fassung der 2. Änderungssatzung vom 13.02.2020 wählt der Rat zwei hauptamtliche Beigeordnete. Am 25.2.2021 hatte der Rat beschlossen, die zweite Beigeordneten-Stelle zunächst nicht auszuschreiben, bis Klarheit über die zukünftige Verwaltungsstruktur herrsche. Mit der Vorlage 106/2021 hatte der Rat der Stadt die Verwaltung beauftragt, möglichst bis zum September ein Eckpunktepapier zu entwickeln, aus dem die Struktur der technischen Verwaltung zu entnehmen sei und die als Grundlage zur Klärung der Führungsfunktion dienen sollte. In der Sitzung des Rates am 30.9. hatte die Verwaltung ausgeführt, dass aufgrund der schwierigen Ausgangslange im Hinblick auf die Erstellung des Haushalts für das Jahr 2022, das gewünschte Eckpunktepapier noch nicht erstellt werden konnte. Da mit der Beschlussfassung dieses Jahr nicht zu rechnen sei, gestalte sich auch die Überleitung des Dienstleistungsbereichs der TBS schwierig. Vor diesem Hintergrund diskutierte der Verwaltungsvorstand unterschiedliche Szenarien, wie mit dieser Situation umgegangen werden könne. Wie zugesagt, stellt die Verwaltung mit dieser Vorlage das Eckpunktepapier vor.

a.       Dem Eckpunktepapier liegen im Wesentlichen drei Rahmenbedingungen zu Grunde.
Rahmenbedingung 1 - Zügige Umsetzung
Die Neubesetzung der Stelle des/der weiteren Beigeordneten ist zwingend mit Veränderungen der Geschäftskreise der Beigeordneten verbunden. Auch unter Berücksichtigung der in der Sitzung des Rates am 30.9. geäußerten Kritik an der Umsetzung des „Strategiepapier 2030“ erscheinen insbesondere vor dem Hintergrund der laufenden und anstehenden Investitionen in die Infrastruktur der Stadt eine zügige Klärung sowie die schnelle Umsetzung notwendig. Gesucht wird eine Führungskraft mit vertieften Kenntnissen im Bereich Stadtentwicklung, Immobilienmanagement, der Dienstleistungsbereiche der TBS sowie der Schulentwicklung der Stadt Schwelm. Vor dem Hintergrund dieses Anforderungsprofils erscheint es als sinnvollste Lösung, die Leitung des Technischen Dezernats dem 1. Beigeordneten Ralf Schweinsberg zu übertragen. Alle diese Bereiche werden oder wurden bereits von Ralf Schweinsberg in der Stadt Schwelm als Geschäftsbereichsleiter oder als Vorsitzender des Verwaltungsrats TBS geführt. Eine öffentliche Stellenausschreibung dieser Funktion einschließlich der notwendigen Einarbeitung in alle der vorgenannten Sachgebiete würde zwangsläufig zu weiteren Verzögerungen führen.

b.       Rahmenbedingung 2 – Zuordnung der Geschäftsbereiche
In der Konsequenz führt diese Entscheidung dazu, dass die Verwaltung neben dem Geschäftsbereich Bauen und Stadtentwicklung einen Geschäftsbereich Zentrale Steuerung & Service und einen Geschäftsbereich Bürgerdienstleistungen bildet. Der Geschäftsbereich Bürgerdienstleistungen besteht schwerpunktmäßig aus dem Schul-, Jugend- und Sozialbereich, sodass letztlich ein neuer Jugend- und Sozialdezernent gefunden werden müsste. Dieser Dezernent müsste das in der Hauptsatzung vorgesehen Wahlamt des/der weiteren Beigeordneten besetzen.

c.       Rahmenbedingung 3 – Zeitplanung
Wie bereits unter Ziff. 1 a) ausgeführt, führt insbesondere die verzögerte Beschlussfassung zum Haushalt bei einer Übernahme der Aufgaben der TBS ohne eine entsprechende haushaltsrechtliche Grundlage zu Komplikationen. Die Verwaltung empfiehlt aus dem Grund, die Verschiebung der Eingliederung auf den 1.1.2023. Vor diesem Hintergrund sollte der mit diesem Eckpunktepapier eingehend erläuterte Eigenbetrieb zum 1.1.2023 gegründet werden.

 

2.)    Mit der Zustimmung des Rates zur Festlegung der Geschäftsbereiche können die Aufgaben im Zusammenhang mit dem Strategiepapier „Schwelm 2030“ und der Vorbereitung der Rekommunalisierung ohne Verzögerung umgesetzt werden.

 

3.)    Die Verwaltungsstruktur basiert auf dem Organisationsmodell für Kommunen unserer Größenklasse der KGST und berücksichtigt dementsprechend die Geschäftsbereiche Zentrale Steuerung & Service, Bürgerdienstleistungen und Bauen und Stadtentwicklung.
Im Geschäftsbereich Zentrale Steuerung und Service befindet sich das Amt des Bürgermeisters und als zentrale Serviceabteilung ist ein Fachbereich bestehend aus dem Finanzmanagement und dem Personal- und Organisationsmanagement vorgesehen.
Die Bürgerdienstleistungen beinhalten die Bereiche Bildung und Generationen, Kultur und Sport sowie das Aufgabengebiet Bürgerservice. Hier wird auch das ServiceCenterSchwelm geführt werden.
Der Geschäftsbereich Bauen und Stadtentwicklung soll aus dem Fachbereich Stadtplanung, Bauordnung und Umwelt sowie dem Technischen Eigenbetrieb Schwelm (TES) bestehen. In diesem Eigenbetrieb wird der komplette Hoch- und Tiefbau im Städtischen Baubüro Schwelm (SBS) zusammengefasst. Diese Organisationseinheit soll die zahlreichen Projekte der Bauunterhaltung, der Umsetzung des Strategiepapiers 2030 sowie der Bauprojekte des ISEK koordinieren und umsetzen. Vor diesem Hintergrund kommt der Leitung des SBS eine besondere Bedeutung zu, da hier die Arbeiten zusammengeführt werden, die das Gesicht der Stadt Schwelm in den kommenden Dekaden prägen werden.
Getrennt vom SBS wird zukünftig das Facilitymanagement der städtischen Liegenschaften und Objekte geführt. Hier geht es einerseits darum, das SBS von der Aufgabe der Haus- und Liegenschaftsverwaltung zu entbinden, um Kapazitäten für die Gestaltung Schwelms zu schaffen. Andererseits soll auch das Facilitymanagement gestärkt werden, um die zahlreichen Zukunftsthemen, auch im Zusammenhang mit dem Klimarahmenplan 2030 anzugehen.

 

4.)    Ergänzend zu der geänderten Zeitachse ist herauszustellen, dass die Vorbereitungen zur Eingliederung der Dienstleistungsbereiche der TBS und der Einrichtung des ServiceCentersSchwelm unverändert fortgeführt werden. Es ist weiterhin beabsichtigt, bis zum 30.6.2022 die Details der Rekommunalisierung geklärt zu haben und die Etatberatungen für das Jahr 2023 bereits mit neuen Stellen- und Haushaltsplänen zu beginnen.
Bereits ab dem 1.1.2022 wird die neue Verwaltungsstruktur, bis auf die grau unterlegten Teile des Schaubilds- Eigenbetrieb umgesetzt. Das bedeutet, dass einerseits die Leitung des GB Bauen und Stadtentwicklung auf den 1. Beigeordneten Ralf Schweinsberg vorbehaltlich der entsprechenden Beschlussfassung übertragen wird. Gleichzeitig wird bereits zu diesem Zeitpunkt das Facilitymanagement vom SBS getrennt.
Auch die Organisationseinheit Zentrale Steuerung wird zum 1.1.2022 gebildet.
Die Leitung des Geschäftsbereichs Bürgerdienstleistungen wird ab dem 1.1.2022 bis zu Dienstaufnahme des/der neuen Beigeordneten kommissarisch vom Bürgermeister geführt.

 

 


Beschlussvorschlag:

 

1.)    Dem als Anlage 1 beigefügten Geschäftsverteilungsplan sowie der dargestellten Zuordnung der Geschäftsbereiche der Beigeordneten wird zugestimmt.

Der Geschäftskreis des 1. Beigeordneten umfasst folgende Aufgabenbereiche:

Städtisches Baubüro Schwelm

Städtisches Facilitymanagement

künftig re-kommunalisierte Bereiche der TBS

Technik (öffentl. Grün, Friedhof, Forst, Werkstatt)

Der Geschäftskreis des weiteren Beigeordneten umfasst folgende Aufgabenbereiche:

Familie, Bildung, Sport

Bürgerdienste/Feuerwehr

ServiceCenterSchwelm

2.)    Der in Anlage 2 beigefügten Stellenausschreibung für die Stelle eines/einer weiteren Beigeordneten wird zugestimmt und die Verwaltung beauftragt, diese kurzfristig zu veröffentlichen.

3.)    Die Eingliederung der Dienstleistungsbereiche der TBS in die Verwaltung erfolgt zum 1.1.2023

4.)    Die Verwaltung wird beauftragt, zum 1.1.2023 einen Eigenbetrieb mit den in der Verwaltungsstruktur (Anlage 1) dargestellten Aufgaben einzurichten und die erforderlichen Schritte zügig einzuleiten.

 

 


 

 

Der Bürgermeister

gez. Langhard