Sachverhalt:

Die Stadt Schwelm betreibt in Eigenregie die Software FM Tools der Firma Axians Infoma als Fachverfahren für Teilbereiche des technischen und kaufmännischen Immobilienmanagements. Zum 31.12.2021 werden seitens des Herstellers für dieses Fachverfahren Updates und Support eingestellt. Die Verwaltung strebt daher den Umstieg auf die Nachfolgesoftware newsystem LuGM der Firma Axians Infoma an. Der Einsatz der Software ist notwendig, um u.a. eine rechtssichere Wahrnehmung der sog. „Betreiberverantwortung“ bei dem Betrieb von Liegenschaften und Gebäuden sicherstellen zu können. Die Software umfasst die digitale Abbildung des Liegenschafts- und Gebäudemanagement inkl. der kaufmännischen Verwaltung und baut auf dem Finanzverfahren der Firma Axians Infoma auf. Die Beschaffung der neuen Software sowie das externe Hosting bei der Südwestfalen IT, die bereits mehrere Fachverfahren für die Stadt Schwelm betreibt, sind bereits eingeleitet und im laufenden Haushalt dargestellt.

Da die Stadt Schwelm selbst kein Verbandsmitglied der Südwestwalen-IT ist und
derzeit auch keine Mitgliedschaft anstrebt, ist zur Bereitstellung des Verfahrens der Abschluss einer vertraglichen Regelung erforderlich. Die Softwareumstellung sowie die damit verbundene Vertiefung und Ausweitung der Zusammenarbeit mit der Südwestfalen-IT wird zum Anlass genommen, den bisherigen Nutzervertrag auf privatrechtlicher Basis durch die als Anlage beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung gemäß §§ 23 ff des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit des Landes Nordrhein-Westfalen (GkG NRW) zu ersetzen.

Die Verwaltung kann auf diesem Wege bei der Einführung der Software auf das Know-how sowie auf personelle Unterstützung der Südwestfalen-IT zurückgreifen. Der Vorteil einer solchen Lösung liegt darin begründet, dass die Bereitstellung der Software über ein interkommunales Rechenzentrum neben finanziellen Vorteilen (Personalkosten und Großkundenrabatte) auch ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet. Außerdem ergeben sich in der Pflege und Betreuung Synergieeffekte durch die Bereitstellung der gleichen Software bei mehr als 50 kommunalen Anwendern. Nicht zuletzt ergeben sich auch Vorteile aufgrund der neuen gesetzlichen Regelungen zum Umsatzsteuerrecht zur Besteuerung von Leistungen zwischen juristischen Personen des öffentlichen Rechts.

Die Südwestfalen-IT hat bereits öffentlich-rechtliche Vereinbarungen mit anderen Kommunen zur Nutzung verschiedener IT-Lösungen abgeschlossen, die ebenfalls nicht Verbandsmitglieder sind. Die Details zur Nutzung der Software und den damit in Verbindung stehenden Kosten werden in einem separaten EVB-IT-Vertrag geregelt. Die Mittel für die Einführung der neuen Software und deren zukünftige Pflege sind im laufenden Haushalt dargestellt bzw. für die folgenden Haushaltsjahre eingeplant.

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist gemäß § 24 Abs. 1 GkG NRW dem Ennepe-Ruhr-Kreis als Aufsichtsbehörde der Stadt Schwelm vor Abschluss zur Kenntnis zu bringen. Gemäß § 29 Abs. 4 GkG ist die öffentlich-rechtliche Vereinbarung zudem der Bezirksregierung Arnsberg als Aufsichtsbehörde der Südwestfalen-IT zur Genehmigung vorzulegen und durch diese bekanntzumachen. Sie tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

Fazit:

Die Stadt Schwelm sollte von den o. a. Möglichkeiten Gebrauch machen und einen öffentlich-rechtlichen Vertrag mit der Südwestfalen-IT abschließen.

Beschlussvorschlag:

Dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Südwestfalen-IT (SIT) zur Wahrnehmung von IT-Leistungen im Bereich des Finanzwesens inkl. Liegenschafts- und Gebäudemanagement wird zugestimmt.

Finanzielle Auswirkungen:

Der Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung selbst hat keine finanziellen Auswirkungen.

/ örV mit der SIT (5 Seiten)