Sachverhalt:

In der aktuellen Prüfungsplanung örtlichen Rechnungsprüfung war die Prüfung des Produktbereichs 4 „Kultur und Wissenschaft“ für die Stadt Schwelm vorgesehen.

Das Produkt 04.01.05 „Bücherei“ gehört zur Produktgruppe 04.01. „Kultur und Wissenschaft“. Die Prüfung erfolgte zwischen dem 01.02.2021 und dem 24.04.2021 mit Unterbrechungen.

Das Ergebnis der Prüfung verdeutlicht einmal mehr die gute Arbeit der Stadtbücherei, auch im administrativen Sinn.

Als Ergebnis der Prüfung wurden eine Empfehlungen ausgesprochen:

„Aufgrund der geringen Mitarbeiter*innenzahl liegen keine Vertretungsregelungen vor. Im Krankheitsfall, bei Urlaub und anderen Abwesenheiten wird versucht, die Aufgaben mit zu erledigen. Es wird empfohlen, Regelungen festzulegen, damit bei Abwesenheit eines Mitarbeiters*in dessen Aufgaben erledigt werden und klare Strukturen bestehen.“

Auch wenn dies in der Vergangenheit zu keinen Problemen geführt hat, wird das Büchereiteam schriftlich festlegen, wer welche Aufgaben im Vertretungsfall erledigt, um die Aufgabenerfüllung zu gewährleisten. Aufgrund der geringen Anzahl MitarbeiterInnen, von denen drei die alle Verwaltungsaufgaben und Ausleihdienste erledigen können und  zwei, die ausschließlich Ausleihdienste an der Verbuchungstheke machen, wurde eine explizite Festlegung bisher nicht als notwendig erachtet.

Eine zweite Empfehlung lautet: „Es wird empfohlen, für die Einzahlung der Einnahmen feste Zeitpunkte festzulegen, um eine regelmäßige Einzahlung zu gewährleisten und den Bestand der Handkasse möglichst gering zu halten.“

Aus Sicht der Bücherei ist hierzu auszuführen, dass immer am ersten Tag eines Monats die Gebühreneinzahlung des vorherigen Monats erfolgt. Sollte der erste Tag des Monats auf einen Schließtag der Bücherei fallen, erfolgt die Einzahlung am folgenden Öffnungstag. Sollten sich im Laufe des Monats mehr als 500 Euro in der Kasse ansammeln, erfolgt im laufenden Monat eine zusätzliche Einzahlung bei der Bank, um den Bargeldbestand gering zu halten.

Mündlich besteht eine solche Regelung seit Jahren, sie kann aber aufgrund von Personalengpässen nicht immer eingehalten werden. Im Jahr 2020 gab es auch Monate, in denen es sich aufgrund der Schließung und demzufolge fehlender Einnahmen streckenweise nicht gelohnt hat, die Zeiträume exakt einzuhalten.

Beschlussvorschlag:

Der Bericht der Stadtbücherei wird zur Kenntnis genommen