Sachverhalt:
Einleitung
Das
Personalwirtschaftskonzept (PWK) ist Bestandteil des Haushaltssanierungsplans
und wird mit diesem beschlossen. Damit ist das PWK ein Instrument der
Haushaltssanierung.
Das
Personalwirtschaftskonzept wurde im Jahr 2017 (vgl. Vorlage 164/2017) neu
konzipiert und legte damals neben den Rahmenbedingungen für
Personalkosteneinsparungen auch Maßnahmen für Personalentwicklung und
Personalmarketingstrategien fest. Ab dem Jahr 2021 soll wieder eine strikte
Trennung zwischen Personalwirtschaftskonzept und Personalentwicklungskonzept
erfolgen, da diese jeweils andere Ziele verfolgen. Auf der einen Seite stehen
Maßnahmen im Personalbereich als Mittel zur Haushaltssanierung, auf der anderen
Seite dient das
Personalentwicklungskonzept der Entwicklung des Personals im Sinne des
Dienstherrn, der individuellen Entwicklung der Beschäftigten sowie der
Verbesserung der Stadt Schwelm als attraktive Arbeitgeberin.
Rückblick
Die Stadt Schwelm befindet sich seit den 1990-er Jahren in einer unter anderem durch Nothaushalte geprägten, schwierigen Haushaltssituation und zählt seit 2011 zu den Stärkungspakt 1 Kommunen des Landes Nordrhein-Westfalen. Die Personalaufwendungen stellen rund 23 % der gesamten Aufwendungen und damit eine der größten Ausgabepositionen des städtischen Haushalts dar. In der Vergangenheit wurde im Bereich der Personalwirtschaft die Haushaltskonsolidierung in erster Linie durch Stellenabbau und die damit verbundene Senkung der Personalkosten betrieben. Diesem Prinzip folgend hat die Stadt Schwelm die Stellen in den Jahren 2010 bis 2015 trotz Aufgabenzuwächse reduziert.
Stellenzuwachs
Obwohl auch ab 2016 in einigen Bereichen weitere Stellenreduzierungen erfolgen konnten, ist die Gesamtzahl der Stellen ansteigend. Ursachen hierfür sind diverse notwendige Stellenschaffungen der letzten Jahre unter anderem der technischen Betreuung der Schwelm-Arena, Umsetzung des neuen Brandschutzbedarfsplans der Feuerwehr mit 6 zusätzlichen Stellen, im ASD aufgrund gestiegener Fallzahlen nach GPA-Beratung, Schaffung weiterer OGS-Gruppen, Einrichtung der Stellen Energiemanagement, Wirtschaftsförderung, digitales Schulmanagement und Archiv.
Es erfolgte eine Ausweitung der Einrichtungen zur Kinderbetreuung mit der Folge erhöhter Bedarfe für z. B. die Berechnung der Elternbeiträge. Änderungen des Kibiz ergaben eine erhöhte Personalbemessung für Betreuungszeiten. Im Bereich Immobilienmanagement werden zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben eine erhöhte Anzahl an Ingenieur/innen-Stellen und in Folge auch weitere Verwaltungsstellen benötigt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die Stellenanteile des Jahres 2021 in etwa wieder auf dem Niveau der Stellenanteile des Jahres 2010 befinden.
Die vorhandenen Stellen müssen bei Altersabgängen bzw. anderweitiger Fluktuation größtenteils ersetzt werden, so dass die Stellenzahl der Kernverwaltung in der Summe kurz- bis mittelfristig mindestens stabil bleiben wird.
Haushaltsjahr 2021
Für das Jahr 2021 wurden die Personalkosten personenscharf ermittelt. Bei der Kalkulation der Personalkosten wurden sowohl Erhöhungen durch Tarif-/Besoldungserhöhungen und Stellenzuwächse als auch Erfahrungswerte der vergangenen Jahre (z. B. Fluktuationen) berücksichtigt.
Bezüglich der Pensions- und Beihilferückstellungen wurde für das Jahr 2020 die Vorschrift des § 37 Abs. 2 der Kommunalen Haushaltsverordnung in Anspruch genommen, nach der die durch Besoldungserhöhungen gestiegenen Kosten nicht im Jahr 2020, sondern gedrittelt in den Jahren 2021 – 2023 anzusetzen sind. Für die Folgejahre wurden anhand der Orientierungsdaten Steigerungen von jeweils 1% zu Grunde gelegt, bereits feststehende Tarif- und Besoldungserhöhungen, wurden eingerechnet.
Maßnahmen
a) Stellenbesetzungsprognose
Eine wichtige Grundlage für die Planung der Stellennachbesetzung und damit die Stabilität der Personalkostenplanung ist der Umfang der kurz- bis mittelfristigen Fluktuation (Anlage 1). Im Rahmen des Personalcontrollings werden seit 2018 zusätzlich zu Renten- und Pensionseintritten auch Personalfluktuationen aus anderen Gründen, wie z. B. Arbeitnehmerkündigung, Arbeitgeberkündigung, Wechsel des Dienstherrn, Ausscheiden wegen Krankheit oder eine Inanspruchnahme von Altersteilzeit oder Abfindungszahlungen analysiert. Dies dient der Möglichkeit, die Ursache der einzelnen Fluktuationspositionen zu ermitteln und ggf. Handlungsoptionen in Betracht ziehen zu können die entsprechende Reaktionen auf diese Fluktuationen erlauben.
b) Stellennachbesetzungspraxis
Über die Notwendigkeit einer Stellennachbesetzung von im Stellenplan vorhandenen Stellen entscheidet grundsätzlich der Verwaltungsvorstand. In die Prüfung und Entscheidung fließt die Analyse der Organisationsentwicklung, ob die Aufgabe überhaupt noch wahrzunehmen ist, ebenso ein wie Überlegungen, inwieweit durch personalwirtschaftliche Maßnahmen, strukturelle Änderungen oder das Eingehen von Kooperationen eine kostengünstigere Lösung zur Aufgabenerfüllung gefunden werden kann. Ob ein Bedarf für eine neue Stelle besteht, z. B. durch eine zusätzliche Aufgabe, wird in Zusammenarbeit der Abteilung operative Organisation mit dem zu-ständigen Fachbereich ermittelt.
Ausblick
Die vorstehend
aufgeführten Maßnahmen führen aber aufgrund der im Rückblick (s.o.)
dargestellten Situation zunehmend ins Leere. Einsparungen von Stellen und damit
von Personalkosten können in der Zukunft in nennenswertem Umfang nur über eine
umfassende Aufgabenkritik erfolgen.
Dabei ist der
Aufgabenkatalog der Stadt Schwelm vor dem Hintergrund zu beleuchten ob und wenn
ja, wie freiwillige Aufgaben zukünftig noch angeboten werden sollen. Aber auch
hier erscheint nach Ansicht der Verwaltung in Bezug auf die Durchführung dieser
Aufgaben die Grenze des Machbaren erreicht, ohne die Identität unser Stadt in
wesentlichen Teilen aufzugeben.
Auch im Hinblick auf
die pflichtigen Aufgaben ist eine Aufgabenkritik angezeigt. Hier können
Aufgaben identifiziert werden, die z. B. im Rahmen interkommunaler
Kooperationen effizienter erledigt werden könnten.
Die Verwaltung prüft
derzeit die Umsetzung eines Systems der Verwaltung, welches auf eine zunehmende
Trennung von Front- und Backoffice Tätigkeiten setzt, um die Spielräume der
Personalentwicklung zu erweitern und neue Möglichkeiten der Kooperation zu
eröffnen.
Anlagen
Die Anlage 1 listet
die Personalfluktuation auf, auf deren Grundlage die Personalbedarfsanalysen
gefertigt werden. Für die planbaren Personalabgänge aufgrund Erreichens der
Altersgrenze werden Prognosen zur Notwendigkeit einer Stellennachbesetzung
abgegeben.
Die Personalkosten
wurden für die Jahre 2021 bis 2024 anhand des bestehenden Personalkörpers mit
den Stellenplandaten abzüglich der im Personalwirtschaftskonzept geplanten
Maßnahmen berechnet.
Eine Übersicht der
Stellenplan- und Personalkostenentwicklung ist als Anlage 2 beigefügt.
Anlage 3 gibt einen
aktuellen Überblick über bestehende bzw. geplante Kooperationen.
|
Der Bürgermeister gez. Langhard |
Beschlussvorschlag:
Das Personalwirtschaftskonzept wird dem Rat zur Annahme empfohlen.