Sachverhalt:
Die Stadt Schwelm
tritt in vielfältiger Weise als öffentlicher Auftraggeber auf. Diese
Beschaffungen unterliegen dem Vergaberecht.
Die
ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeverfahren erfordert Fachwissen.
Durch die
Kompetenzbündelung können zentrale Vergabestellen insofern zu rechtssicheren
Vergabeverfahren beitragen. Darüber hinaus dienen sie der
Korruptionsprävention, indem Zuständigkeiten durch Trennung der
Aufgabenbereiche Leistungsbeschreibung und Ausschreibung personell entflochten
werden. Auch lässt sich die zunehmende Digitalisierung des Vergabeverfahrens
leichter durch zentrale Vergabestellen umsetzen.
Die Einrichtung
einer zentralen Vergabestelle führt zu zeitlichen Entlastungen der
ausschreibenden Fachbereiche, weil dort Aufgaben entfallen. Da den für Vergaben
zuständigen Kräften in den Fachbereichen in der Regel weitere Aufgaben
zugewiesen
sind
(Mischarbeitsplätze), führt der Wegfall von Aufgaben nicht gleichzeitig zu
einer
entsprechend
geringeren Personalausstattung. Insofern ist vielfach eine zentrale
Vergabestelle nicht "personalneutral" einzurichten. Entsprechende
Einsparungen lassen sich häufig erst nach Anpassung weiterer Arbeitsprozesse
und der Neugestaltung der Mischarbeitsplätze erzielen. Insofern wird es
erforderlich sein, im Rahmen von entsprechenden Anpassungsprozessen dieses
Potential zu heben.
Zur Erreichung
der oben genannten vergaberechtlichen Ziele wurde daher im Rahmen des
Solidarpaktes Ennepe-Ruhr die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle auf
Kreisebene geprüft. Aufgrund unterschiedlicher Voraussetzungen in den einzelnen
Kommunen sowie des Kreises konnte keine einvernehmliche Lösung erzielt werden.
Die Stadt Wetter
(Ruhr) und die Stadt Schwelm haben daher auf bilateraler Ebene eine gemeinsame
Aufgabenwahrnehmung angestrebt, um die Vorgaben der vergaberechtlichen
Bestimmungen einschließlich der Vorgaben des Korruptionsbekämpfungsgesetzes und
des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW optimal zu organisieren.
Die Stadt Wetter
(Ruhr) hat für die Abwicklung aller formellen Vergabeverfahren bereits im Jahr
2004 eine Zentrale Vergabestelle eingerichtet. Bei der Stadt Schwelm werden
diese Verfahren derzeit dezentral abgewickelt.
Es wurde
Einvernehmen erzielt, dass die vorhandene Zentrale Vergabestelle bei der Stadt
Wetter(Ruhr) künftig auch die formellen Verfahren für die Stadt Schwelm einschließlich aller ausgegliederten
Aufgabenbereiche, u. a. für die Technischen Betriebe, wahrnimmt. Hierzu wird
eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung geschlossen.
Die anfallenden
Kosten für die Vergabestelle werden hälftig von der Stadt Wetter(Ruhr) und der
Stadt Schwelm getragen. Die Personal- und Sachkosten belaufen sich je Kommune
auf ca. 179.000 € pro Jahr. Hiervon erstatten die TBS der Stadt ca. 45.000 €,
so dass ein städtischer Anteil von ca. 134.000 € verbleibt.
Auch bei einer
internen Abwicklung der Vergabeverfahren entsteht aufgrund der neuen
Vergaberegelungen, wie auch im Rahmen der GPA-Beratung festgestellt wurde, ein
zusätzlicher Personal- und Sachkostenaufwand.
Aufgrund von
Prozessveränderungen durch die Einrichtung der interkommunalen Zentralen
Vergabestelle wird es, wie bereits ausgeführt, künftig insbesondere in den
Fachbereichen mit höherem Beschaffungsvolumen zu einer Aufgabenentlastung
kommen. Zudem kann das Einkaufsverhalten optimiert werden, u. a. durch bessere
Planung des Mitteleinsatzes, so dass sich auch bei der Beschaffung eine
Preisoptimierung ergeben wird. Die Aufarbeitung dieses Potentials wird
begleitend zum Einführungsprozess der Zentralen Vergabestelle im Rahmen eines
Organisationsprojektes erfolgen.
Bis zur
endgültigen Übernahme der Vergabeverfahren durch die Zentrale Vergabestelle
wird es notwendig sein, bestimmte Verfahren durch eine externe Begleitung zu
unterstützen, um eine qualifizierte und rechtskonforme Abwicklung
sicherzustellen.
Derzeit wird
geprüft, ob weitere Kommunen dieser Vereinbarung beitreten.
Die
öffentlich-rechtliche Vereinbarung bedarf der Genehmigung der Aufsichtsbehörde.
Beschlussvorschlag:
Der Rat stimmt
dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Stadt Wetter
(Ruhr) und der Stadt Schwelm zur Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zu.
Finanzielle Auswirkungen:
Produkt Nr. |
Bezeichnung
|
01.01.16 Zentrales Beschaffungsmanagement
Aufwand |
Ertrag |
Einmalig |
Wiederkehrend |
Investiv |
Konsumtiv |
Bedarf i. Haushaltsjahr 179000,00 |
Folgekosten 179000,00 |
Im Etat enthalten: |
ja |
|
nein |
|
Deckungsvorschlag:
|
Die Bürgermeisterin
gez. Grollmann |