Betreff
Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Wetter(Ruhr) zur Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle
Vorlage
129/2018
Aktenzeichen
I-StOP- Vergabe
Art
Beschlussvorlage

Sachverhalt:

 

Die Stadt Schwelm tritt in vielfältiger Weise als öffentlicher Auftraggeber auf. Diese Beschaffungen unterliegen dem Vergaberecht.

Die ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeverfahren erfordert Fachwissen.

Durch die Kompetenzbündelung können zentrale Vergabestellen insofern zu rechtssicheren Vergabeverfahren beitragen. Darüber hinaus dienen sie der Korruptionsprävention, indem Zuständigkeiten durch Trennung der Aufgabenbereiche Leistungsbeschreibung und Ausschreibung personell entflochten werden. Auch lässt sich die zunehmende Digitalisierung des Vergabeverfahrens leichter durch zentrale Vergabestellen umsetzen.

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle führt zu zeitlichen Entlastungen der ausschreibenden Fachbereiche, weil dort Aufgaben entfallen. Da den für Vergaben zuständigen Kräften in den Fachbereichen in der Regel weitere Aufgaben zugewiesen

sind (Mischarbeitsplätze), führt der Wegfall von Aufgaben nicht gleichzeitig zu einer

entsprechend geringeren Personalausstattung. Insofern ist vielfach eine zentrale Vergabestelle nicht "personalneutral" einzurichten. Entsprechende Einsparungen lassen sich häufig erst nach Anpassung weiterer Arbeitsprozesse und der Neugestaltung der Mischarbeitsplätze erzielen. Insofern wird es erforderlich sein, im Rahmen von entsprechenden Anpassungsprozessen dieses Potential zu heben.

 

Zur Erreichung der oben genannten vergaberechtlichen Ziele wurde daher im Rahmen des Solidarpaktes Ennepe-Ruhr die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle auf Kreisebene geprüft. Aufgrund unterschiedlicher Voraussetzungen in den einzelnen Kommunen sowie des Kreises konnte keine einvernehmliche Lösung erzielt werden.

 

Die Stadt Wetter (Ruhr) und die Stadt Schwelm haben daher auf bilateraler Ebene eine gemeinsame Aufgabenwahrnehmung angestrebt, um die Vorgaben der vergaberechtlichen Bestimmungen einschließlich der Vorgaben des Korruptionsbekämpfungsgesetzes und des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW optimal zu organisieren.

 

Die Stadt Wetter (Ruhr) hat für die Abwicklung aller formellen Vergabeverfahren bereits im Jahr 2004 eine Zentrale Vergabestelle eingerichtet. Bei der Stadt Schwelm werden diese Verfahren derzeit dezentral abgewickelt.

 

Es wurde Einvernehmen erzielt, dass die vorhandene Zentrale Vergabestelle bei der Stadt Wetter(Ruhr) künftig auch die formellen Verfahren für die Stadt Schwelm  einschließlich aller ausgegliederten Aufgabenbereiche, u. a. für die Technischen Betriebe, wahrnimmt. Hierzu wird eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung geschlossen.

Die anfallenden Kosten für die Vergabestelle werden hälftig von der Stadt Wetter(Ruhr) und der Stadt Schwelm getragen. Die Personal- und Sachkosten belaufen sich je Kommune auf ca. 179.000 € pro Jahr. Hiervon erstatten die TBS der Stadt ca. 45.000 €, so dass ein städtischer Anteil von ca. 134.000 € verbleibt.

Auch bei einer internen Abwicklung der Vergabeverfahren entsteht aufgrund der neuen Vergaberegelungen, wie auch im Rahmen der GPA-Beratung festgestellt wurde, ein zusätzlicher Personal- und Sachkostenaufwand.

Aufgrund von Prozessveränderungen durch die Einrichtung der interkommunalen Zentralen Vergabestelle wird es, wie bereits ausgeführt, künftig insbesondere in den Fachbereichen mit höherem Beschaffungsvolumen zu einer Aufgabenentlastung kommen. Zudem kann das Einkaufsverhalten optimiert werden, u. a. durch bessere Planung des Mitteleinsatzes, so dass sich auch bei der Beschaffung eine Preisoptimierung ergeben wird. Die Aufarbeitung dieses Potentials wird begleitend zum Einführungsprozess der Zentralen Vergabestelle im Rahmen eines Organisationsprojektes erfolgen.

Bis zur endgültigen Übernahme der Vergabeverfahren durch die Zentrale Vergabestelle wird es notwendig sein, bestimmte Verfahren durch eine externe Begleitung zu unterstützen, um eine qualifizierte und rechtskonforme Abwicklung sicherzustellen.

 

Derzeit wird geprüft, ob weitere Kommunen dieser Vereinbarung beitreten.

 

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung bedarf der Genehmigung der Aufsichtsbehörde.

 

 


Beschlussvorschlag:

 

Der Rat stimmt dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Stadt Wetter (Ruhr) und der Stadt Schwelm zur Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle zu.

 

 


Finanzielle Auswirkungen:

 

 

Produkt Nr.

     

Bezeichnung

     

01.01.16          Zentrales Beschaffungsmanagement

 

Aufwand

Ertrag

Einmalig

Wiederkehrend  

Investiv

Konsumtiv

  

Bedarf i. Haushaltsjahr

179000,00

Folgekosten

179000,00

 

Im Etat enthalten:

 

 

ja

nein

 

Deckungsvorschlag:

 

 

 

 

 

Die Bürgermeisterin

gez. Grollmann