Sachverhalt:
Die Verwaltung gibt
dem Hauptausschuss nachstehende Informationen zu Personalentwicklung,
-marketing.
I.
Personalentwicklung
Die Stadt Schwelm
hat ein sehr modernes und zukunftsorientiertes Personalentwicklungskonzept
(vgl. hierzu auch die Feststellungen des Gemeindeprüfungsanstalt
GPA-Prüfungsberichts aus dem Jahr 2016) installiert.
Es
enthält neben grundsätzlichen Ausführungen zu Zielen und Instrumenten der
Personalentwicklung, beispielhaft:
·
Ausgewogene
Altersstruktur
·
Sicherstellung
der Aufgabenerfüllung
·
Wirtschaftlichkeit
des Personaleinsatzes bei der Aufgabenerledigung
·
Qualifiziertes,
motiviertes und flexibles Personal
·
Attraktivität
des Arbeitsplatzes
·
Chancengleichheit
·
Mitarbeiter*innen-Gespräch
·
Beurteilungsrichtlinien
eine
Analyse der Phasen und des Bearbeitungsstandes der Personalentwicklung in
gesetzten Themenbereichen.
Seit
2015/2016 werden die Ziele und Maßnahmen auf die sich im Wandel der Arbeitswelt
ändernden Bedingungen hin überprüft und
entsprechende Projekte und Einzelmaßnahmen installiert. In der Vorlage
und der darauf aufbauenden Powerpoint-Präsentation informiert die Verwaltung
den Hauptausschuss über die seit Implementierung des PEK abgeschlossenen,
aktuell laufenden und für das Jahr 2019 geplanten Maßnahmen und Projekte. Darüber hinaus werden Überlegungen und
Grundzüge zu einem „neuen“ gesamtheitlichen Personalkonzept vorgestellt.
Die Stadtverwaltung
Schwelm versteht sich als familienfreundliche Arbeitgeberin, die Vereinbarkeit
von Beruf und Familie (Kinderbetreuung, Pflege von Angehörigen) ermöglicht und
entsprechend handelt. Zu diesem Zweck hat die Stadtverwaltung schon frühzeitig
gemeinsam mit der Gleichstellungsbeauftragten und dem Personalrat entsprechende
Dienstvereinbarungen zum Wiedereinstieg in den Beruf und zu flexiblen
Arbeitszeiten installiert. In diesem Zusammenhang wurde von der Verwaltung auch
bereits in den 2000-er Jahren die Kinderbetreuung zur Notfall- und
Ferienbetreuung organisiert. Darüber hinaus ermöglicht die Verwaltung bereits
seit langem echte Telearbeit (geregelt in einer Dienstvereinbarung) und
voraussetzungslose bürofreie Arbeitszeiten (Token) und fördert damit die
Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (Work-Life-Balance). Das betriebliche
Gesundheitsmanagement ist als Aufgabe der Personalentwicklung von Beginn an
fest im Personalentwicklungskonzept verankert und wird ab Juli 2018 von der
Gleichstellungsstelle wieder zurück in das Personalmanagement verlagert.
Derzeit
werden die Beurteilungsrichtlinien aktualisiert. Die Implementierung ist für
die zweite Jahreshälfte 2018 geplant. Das Motto lautet: Einfache (für die
Führungskräfte) und einheitliche (für Beamtinnen und Beamte und
tariflich Beschäftigte) Anwendbarkeit. Darauf aufbauend werden im Jahr 2019
alle Führungskräfte, die Beurteilungen durchführen durch den zuständigen
Kollegen des Personalwesens zur Anwendung der Richtlinie geschult.
Seit
2016 wird bei Personalfluktuationen das bestehende Aufgabenportfolio überprüft
und eine Arbeitsplatzbeschreibung angefertigt bzw. bei Bedarf die bestehende
aktualisiert und eine Überprüfung der Stellenbewertung und ggf. Anpassung (nach
oben/unten) vorgenommen.
Führungskräftezirkel
bzw. Schulungen finden ein- bis dreimal jährlich (je nach Haushaltslage) und in
Abstimmung mit der Verwaltungsleitung in strategischen Themen statt.
Einarbeitungskonzept,
Workflow bei Neueinstellungen, Begrüßungskultur neuer Kolleginnen und Kollegen,
Mentoring und Coaching wurden überarbeitet bzw. neu installiert (wird in der
PPP im Einzelnen ausgeführt).
II.
Personalmanagement unter demografischen Aspekten
Ausgangspunkt: Überalterung der Personalstruktur und
rückläufige Bewerberzahlen
Im
Personalwirtschaftskonzept wurde bereits mehrfach auf die Überalterung der
Personalstruktur bei der Stadtverwaltung Schwelm hingewiesen und im Jahr 2017
anhand einer Grafik zur Altersstruktur verdeutlicht. Der Altersquotient in
Schwelm beträgt 47 Jahre. Fast die
Hälfte der Mitarbeitenden sind 51 Jahre und älter. Dagegen sind weniger als 10
% der Beschäftigten jünger als 30 Jahre.
Das
städtische Personalentwicklungskonzept legt einen Schwerpunkt auf die
Herstellung einer ausgewogenen Altersstruktur. Eine solche liegt laut
Untersuchungen (Bertelsmann-Stiftung) dann vor, wenn sich die
Unter-Dreißig-Jährigen mit den Über-Fünfzig-Jährigen Beschäftigten und
Bediensteten ungefähr die Waage halten. Die Altersstruktur der Beschäftigten
bei der Stadt Schwelm befindet sich demgemäß in einem erheblichen
Ungleichgewicht. Bis 2032 wird erwartet,
dass 50 % der Bediensteten/Beschäftigten allein durch Erreichen der
Regelaltersgrenze aus dem Dienst-/Beschäftigungsverhältnis bei der Stadt
Schwelm ausscheiden.
Seit
2017 wertet das Personalmanagement in Abstimmung mit der Politik zusätzlich
solche aus sonstigen Gründen (z.B. einseitige oder gegenseitig einvernehmliche
Beendigung von Arbeitsverhältnissen) aus. In der Analyse wird eine deutliche
Tendenz zum Anstieg der sonstigen
Fluktuationen deutlich. Im Vergleich zum Jahr 2017 werden die Fluktuationen
sich im Jahr 2018 prognostisch (Stichtag 08.06.2018) nahezu verdoppeln. Der
bereits bestehende Fachkräftemangel trägt zu dieser Steigerungsrate der
sonstigen Fluktuationen bei.
Daraus
folgt, dass sich das Personalmanagement der Stadt Schwelm neu, nämlich
demografieorientiert, ausrichten muss.Im Rahmen einer Stärkungspaktberatung
wurden gemeinsam mit der Gemeindeprüfungsanstalt NRW Ansätze für eine
Restruktur des Personal- und Organisationsmanagements entwickelt, die
gleichzeitig diesem Erfordernis und dem Ziel der weiteren Konsolidierung
Rechnung tragen. Die Diskussionen in den Fachausschüssen (Hauptausschuss zum
Personalwirtschaftskonzept und zuletzt gemeinsamer JHA/Schulausschuss zum
Fachkräftemangel in den Offenen Ganztagsgrundschulen) zeigen, dass Politik und
Verwaltung die Notwendigkeit einer Schwerpunktsetzung in diesen Bereichen
erkannt haben: Es wurden u.a. folgende Handlungsfelder benannt:
(1)
Attraktivität als Arbeitgeberin
(2)
Wissensmanagement
(3)
Aktive Personalgewinnung
(4)
Ausbau der Ausbildung
(5)
Personalentwicklung, insbesondere fortlaufende Qualifizierung
aller Bediensteten
(6)
Weiterer Ausbau der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
(7)
Evaluation des Gesundheitsmanagements
Aufgrund
der Dimension des Wandels muss sich nicht nur die Personalentwicklung, sondern
das gesamte Personalmanagement der Stadtverwaltung neu ausrichten. Das hat die
Verwaltung erkannt. Aus den genannten Gründen stellt die Stadtverwaltung auf
eine demografie- und lebensphasenorientierte Personalstrategie um. Eine
entsprechende Schwerpunktsetzung wurde im Personalmanagement verankert und wird
auch bereits in verschiedenen Bereichen gelebt.
Auf
Grund der Schnittstellen der Abteilungen Personal- und Organisationsmanagement
ist die Zusammenlegung der beiden zu einer Abteilung nach Abschluss der
formalen Beteiligungsverfahren (GB/PR) für die zweite Jahreshälfte 2018 geplant
(Näheres dazu im HA am 13.09.2018 im Rahmen der Vorstellung der
Beratungsergebnisse der Gemeindeprüfungsanstalt NRW). Die Abteilungsstruktur
wird bereits seit 2017 durch die projektbezogene Bildung von Kompetenzteams
sinnvoll ergänzt. Als Pilotprojekt werden die Personalbemessung (Stellenplan),
Personalkostenplanung und -berichtswesen seit 2017 in einem solchen
Kompeztenzteam übergreifend gemeinsam bearbeitet. In diesem Projekt arbeiten
drei Mitarbeiter*innen aus den (noch) eigenständigen Bereichen Personal und
Organisation zusammen, um
Synergieeffekte zu erzielen. Dabei wird der Datenschutz, der von jeher
eine hohe Bedeutung hatte und mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung
am 25.05.2018 weiter gestärkt wurde, unbedingt eingehalten.
Inhalte
eines demografieorientierten Personalmanagements
Das Betriebliche Gesundheitsmanagement
beinhaltet vor allem präventive Maßnahmen (z. B. Selbst-, Zeit- und
persönliches Achtsamkeitsmanagement, Stressbewältigung (Yoga) Stärkung des
Rückens und der Haltung) und organisationsbezogene Verbesserungen (z. B.
rückengerechtes Büromobiliar - generelle Anschaffung höhenverstellbarer
Schreibtische) beinhalten.
Das Projekt Wissensmanagement wird ab 2019 in Verbindung mit
der Einführung DMS in einem Kompetenzteam aus IT, ORGA/Personal und der übrigen
Verwaltung bearbeitet. Wissensmanagement ist die systematische, zielorientierte
Anwendung von Maßnahmen zur Steuerung und Unterstützung von Wissensprozessen in
Organisationen. „Klassiker“ der Anwendung ist die Förderung des Wissenstranfers
zwischen den Generationen durch eine geeignete, d. h. altersgemischte
Teambildung oder die Einarbeitung des/der Nachfolgers/in insbesondere auch
Wechsel in den Ruhestand (Winkel, Demografischer Wandel und kommunale
Selbstverwaltung, Verwaltung und Management, 2014, S. 96 f).
Ausbildung und Qualifizierung
Aus der
Verknappung von Nachwuchs- und Fachkräften erwächst hinsichtlich der
Personalbeschaffungsplanung die Notwendigkeit, neue Ausbildungs- und die
Verstärkung von Qualifizierungslehrgängen zu generieren. Die Stadt Schwelm wird
ab 2019 bedarfsorientiert die
Ausbildung um duale Studiengänge im sozialen (Bachelor Soziale Arbeit), im
IT-Bereich und -soweit möglich- im technischen (z.B. Ing. Fachrichtung Hochbau)
erweitern.
Die
Ausbildung wird maßgerecht auf die Fluktuation zugeschnitten.
Wegen
der steigenden Fluktuation und des damit verbundenen Personalersatzbedarfs und
der sinkenden Zahl von Schulabgängern sollte die Stadt kurzfristig die
Ausbildungsquote erhöhen. Das bisherige Ausbildungsportfolio sollte erweitert
werden um soziale und technische Berufe (s.o.) und verschiedene
Arbeitszeitmodelle (Ausbildung in Teilzeit).
Geeignete
Auszubildende und Anwärter/Innen sollten nach Abschluss der Ausbildung
unbefristet übernommen werden können. Wenn dies nicht möglich ist, ist vor dem
Hintergrund der Demografie und des Fachkräftemangels gewährleistet, dass die
jungen Menschen bei einem anderen Arbeitgeber einen Arbeitsplatz finden.
Insofern sollte die Frage diskutiert und entschieden werden, ob die bisherige
Praxis aufgegeben und stattdessen zukünftig auch für den aus sonstigen Gründen prognostizierten
Bedarf ausgebildet werden kann/darf/soll, auch wenn dann keine
Übernahmegarantie besteht. Die Verwaltung empfiehlt dem Ausschuss, diese Frage
aufzugreifen und im Rahmen der Beratungen zum PWK 2019 zu diskutieren und zu
entscheiden.
Die
Qualifizierung des vorhandenen Personals wird bereits seit den 90-er Jahren
bedarfsorientiert durchgeführt. Seit 2016 werden Qualifizierungsmaßnahmen an
die Demografie und Fachkräftesituation angepasst intensiviert und weiter
ausgebaut. Jüngstes Beispiel sind die zur Überwindung des Fachkräftemangels
geplanten Qualifizierungsmaßnahmen in den Offenen Ganztagsgrundschulen. Die
altersgerechte Qualifikation und Flexibilisierung des vorhandenen Personals wird in den kommenden Jahren
weiterhin einen Schwerpunkt bilden.
Personalmarketing
Die
Verwaltung hat auf Grund der geschilderten Entwicklungen insbesondere im
Hinblick auf die geänderten Bedingungen (Stichwort: War for Talents) bereits
seit 2017 einen Schwerpunkt auf die Professionalisierung und Intensivierung der
Personalgewinnung gelegt. Erste kleine Erfolge zeigen sich! In den Bereichen,
in denen kein ausgewiesener Fachkräftemangel besteht, steigen die
Bewerberzahlen wieder. Die Rückmeldungen von bewerber*innen zu Ausschreibungen
und Organisation und Durchführung der Auswahlverfahren fallen positiv aus.
Die
Stadt Schwelm möchte und muss nicht nur attraktive
Arbeitgeberin sein sondern auch dafür sorgen, dass sie in der Außenwirkung als solche wahrgenommen
wird. Diese Außenwirkung ergibt sich nicht allein aus der modernen und
informativen Internetpräsenz, aus Flyern oder Teilnahme an Ausbildungs- und
anderen Personal-Recruitingmessen sondern insbesondere aus dem Umgang mit
Bewerberinnen und Bewerbern, z.B. aus der Rückmelde- und
Entscheidungsgeschwindigkeit und Verhandlungsflexibilität in
Auswahlverfahren.
Im
Rahmen des laufenden Projekts „Personalauswahl
4.0“ hat die Verwaltung Bewerbungsverfahren professionalisiert. Das beginnt
mit einer kurzfristigen ansprechenden Rückmeldung zum Eingang der Bewerbung und
zum weiteren zeitlichen Verlauf des Auswahlverfahrens, geht über eine positive
Atmosphäre und einheitliche Abläufe im Bewerbungsgespräch und endet mit der
Durchführung von (falls gewünscht) Feedback-Gesprächen bei abgelehnten
Bewerbern/Innen.
Mit der
Spezialisierung im Personalmanagement und der softwaregestützten Umstellung auf
Online-Bewerbungsverfahren wird sowohl
- dem gesetzlich verankerten Anspruch der
Verwaltung auf Digitalisierung und E-Government und damit verbunden
- dem Konsolidierungspotenzial im Rahmen
des Projekts „Papier weg“,
- der Optimierung des internen Workflows
(digitale Zusammenarbeit Querschnitt- und Fachabteilungen) und schließlich
- der seit 25.05.2018 in Kraft getretenen
Datenschutzgrundverordnung vollumfänglich Rechnung getragen.
Schwerpunkte
und Grafiken wird der Fachbereich 1 den Ausschussmitgliedern in der Sitzung am
14.06.2018 im Rahmen einer Powerpoint-Präsentation vorstellen.
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Die Bürgermeisterin
gez. Grollmann |