Sachverhalt:

Die für den Betrieb der bebauten Grundstücke (z. B. Verwaltungsgebäude, Schulen) anfallenden konsumtiven Aufwendungen werden im Produkt 01.01.13 über verschiedene Haushaltsstellen abgewickelt. Da im Rahmen der Etatplanungen die zukünftig tatsächlich anfallenden Kosten nie exakt planbar sind und aus unterschiedlichen Gründen immer Schwankungen unterworfen sind (z. B. Witterungsverhältnisse, Anmietung neuer Liegenschaften, unvorhersehbare Schadensereignisse), sind die wesentlichsten Haushaltsstellen seit jeher in einem sog. Deckungskreis zusammengefasst. Hierdurch wird über das Instrument der gegenseitigen Deckungsfähigkeit der Haushaltsansätze auch bei notwendigen Ansatzüberschreitungen auf einzelnen Haushaltsstellen im Laufe des Haushaltsjahres  weiterhin die Liquidität des Fachbereichs sichergestellt. Die Beantragung zusätzlicher Haushaltsmittel ist damit erst dann erforderlich (in der Regel zum Jahresende), wenn sich abzeichnet, dass das noch zur Verfügung stehende Restbudget des Deckungskreises nicht ausreichen wird, um die noch zu erwartenden Zahlungsverpflichtungen zu decken.

Der Abgleich zwischen dem Restbudget des Deckungskreises (noch rd. 188.000,-- EUR von ursprünglich 3.290.450,-- EUR) einerseits und den noch zu erwartenden Ausgaben für 2017 andererseits ergibt mit Stand zum Zeitpunkt des Entwurfs dieser Sitzungsvorlage (15.11.2017) folgendes Bild (gerundete Zahlen lt. Buchungssoftware mps):

1.)     Restbudget Deckungskreis:                                                              rd. 188.000,-- EUR

2.)     Noch erwartete Zahlungsverpflichtungen für 2017:                        rd. 489.000,-- EUR

3.)     Fehlbetrag:                                                                                        rd. 300.000,-- EUR

Der errechnete zusätzliche Bedarf von rd. 300.000,-- EUR lässt sich nach Auswertung des Deckungskreises zusammenfassend auf die folgenden zentralen Positionen reduzieren:

Zu a) - 01.01.13.521505 – „Bauunterhaltung“

Der jährliche Etatansatz setzt sich stets zusammen aus einem Teilbetrag für geplante Einzelmaßnahmen und aus einem Pauschalbetrag für „Unvorhergesehenes“. Dieser Pauschalbetrag belief sich in 2017 auf rd. 433.000,-- EUR. Bei den geplanten Einzelmaßnahmen ergeben sich stets Abweichungen zwischen der Kostenschätzung zum Zeitpunkt der Etatplanung und den tatsächlichen Ist-Kosten nach Bauausführung. Aber auch der Pauschalbetrag für unvorhergesehene Maßnahmen kann nur näherungsweise im Wege der Schätzung ermittelt werden, so dass sich auch hier durch die tatsächlichen Kosten immer eine Unter- oder Überschreitung ergibt.

Zu b) - 01.01.13.524110 - „Energie und Wasser“

Bei den Kosten für die Versorgung der städtischen Immobilien mit Strom, Gas und Wasser sind Verbrauchsschwankungen – insbesondere bedingt durch Witterungseinflüsse – in der Regel zu erwarten. Weitere mögliche Faktoren für Kostenschwankungen sind Preisänderungen der Versorgungsunternehmen, Nutzungsänderung von Räumen / Gebäuden oder bautechnische Maßnahmen. Eine Ansatzkalkulation kann daher nur mit eingeschränkter Genauigkeit erfolgen. Je nach Ausprägung der vorbeschriebenen Schwankungen ergeben sich daher stets mehr oder minder deutliche Ansatzunter- oder Ansatzüberschreitungen.

Zu c) - 01.01.13.524190 – Sonstige Bewirtschaftung

Der zusätzliche Mittelbedarf von 40.000,-- EUR erklärt sich neben einem erhöhten Anfall vermischter Kleinausgaben (z. B. für Schädlingsbekämpfung, Einkauf Elektro- und Baumarktartikel) durch die im Etatansatz nicht berücksichtigte Inanspruchnahme externer Hausmeisterdienste in Höhe von rd. 39.000,-- EUR (z. B. für die Flüchtlingsunterkunft Kaiserstr. 69).

Zu d) - 01.01.13.524193 - „Gebäudereinigung“

Ein Teilbetrag von rd. 19.000,-- EUR entfällt auf den nicht im Etatansatz enthaltenen überdurchschnittlichen Vertretungsaufwand für langzeiterkrankte städtische Reinigungskräfte. Der restliche Mehrbedarf erklärt sich aus gestiegenen Anschaffungskosten im Reinigungsmittelsektor, aus Tariflohnerhöhungen im Fremdreinigungsbereich, aus nicht im Etatansatz berücksichtigten Sonderreinigungen (z. B. Desinfektion Bauaktenarchiv) sowie aus zusätzlichen Reinigungsobjekten, die sich erst im Laufe des Jahres 2017 ergeben haben (Bergstr. 7 und Umstellung VHS / Holthausstr. 18 von Eigen- auf Fremdreinigung).

Es wird daher vorgeschlagen, den geschilderten zusätzlichen Mittelbedarf in Höhe von rd. 300.000,-- EUR für das Haushaltsjahr 2017 durch die Bewilligung von Haushaltsüberschreitungen gemäß vorbeschriebener Aufteilung sicherzustellen. In Relation zu den gesamten ordentlichen Aufwendungen des FB 2 im Produkt 01.01.13 in 2017 von rd. 7,0 Mio. EUR entspricht dies einer Überschreitung von rd. 4,3 %.

Die Deckung der vorstehenden Haushaltsüberschreitungen ist durch Minderaufwendungen / Minderauszahlungen in gleicher Höhe bei der Haushaltsstelle 05.03.01.533927 – „Leistungen in Normalfällen in Gemeinschaftsunterkünften – Zusatzleistungen“ sichergestellt.

Beschlussvorschlag:

Im Produkt 01.01.13 - "Zentrales Gebäudemanagement" werden für das Haushaltsjahr 2017 überplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen in Höhe von insgesamt 300.000,-- EUR bewilligt. Dieser Betrag teilt sich wie folgt auf die nachstehend aufgeführten Haushaltsstellen auf:

   120.000,-- EUR     bei 01.01.13.521505 - Bauunterhaltung

   100.000,-- EUR     bei 01.01.13.524110 - Energie und Wasser

     40.000,-- EUR     bei 01.01.13.524190 - Sonstige Bewirtschaftung

     40.000,-- EUR     bei 01.01.13.524193 - Gebäudereinigung                          

        300.000,00 EUR     gesamt

Die Deckung der vorstehenden Haushaltsüberschreitungen ist durch Minderaufwendungen / Minderauszahlungen in gleicher Höhe bei der Haushaltsstelle 05.03.01.533927 – „Leistungen in Normalfällen in Gemeinschaftsunterkünften – Zusatzleistungen“ sichergestellt.

Finanzielle Auswirkungen:

Deckungsvorschlag:

Minderaufwendungen / Minderauszahlungen 300.000,-- EUR bei der Haushaltsstelle 05.03.01.533927 – „Leistungen in Normalfällen in Gemeinschaftsunterkünften – Zusatzleistungen“