Sachverhalt:
1. Auf
die Kommunalverwaltungen kommen in den nächsten Jahren erhebliche Anforderungen
hinsichtlich der Digitalisierung der Verwaltungsarbeit zu.
Mit dem E-Government-Gesetz (EGovGNRW) wurde klargestellt, dass Behörden ihre
Akten ausschließlich elektronisch führen dürfen. Die Landesbehörden werden
dadurch verpflichtet die elektronische Akte (eBehördenakte) einzuführen. Für die
Kommunen ist die Einführung in den Bereichen Pflicht, wo sie Landesaufgaben unmittelbar ausführen.
Ähnliches gilt für den Bund, der die Basiskomponente eAkte in einem Projekt bis
2020 einführt. Darüber hinaus sind die Gerichte durch das Gesetz zur Förderung
des elektronischen Rechtsverkehrs verpflichtet zwischen 2018 und 2022 die eAkte
einzuführen.
Unabhängig
von den gesetzlichen Verpflichtungen ist es sinnvoll, die eAkte auch in den
Kommunen einzuführen. Die technischen Rahmenbedingungen sind mittlerweile
gegeben und die Aufgabenerledigung wird durch die elektronische Aktenführung
erheblich unterstützt. Wissensmanagement, Bündelung von Informationen an einer
Stelle, Mitarbeiterfreundlichkeit, zeitgemäße Arbeitsformen, platzsparende
Raumlösungen etc. lassen sich mit positiven finanziellen Auswirkungen
realisieren.
Die
Städte im Ennepe-Ruhr-Kreis haben dies erkannt und sind dabei die ersten
Schritte des Projekts einzuleiten. Da alle Städte auf dem gleichen Weg zur
Einführung der eAkte sind, soll eine gemeinsame Umsetzung erfolgen.
Auch
die Stadt Schwelm beabsichtigt dieser Kooperation beizutreten und mit der Stadt
Witten einen öffentlich- rechtlichen Vertrag zu schließen. Damit die Stadt
Witten die personellen Voraussetzungen schaffen kann, soll durch einen „letter
of intent“ sichergestellt werden, dass sich die interessierten Kommunen
verbindlich zur Zusammenarbeit erklären.
Diese Absichtserklärung gibt die Bürgermeisterin in Ausübung ihrer
Organisationshoheit ab. Sie dient zur Sicherstellung der Verbindlichkeit des
eingeschlagenen Weges für alle
Beteiligten und stellt eine Vorstufe zum öffentlich-rechtlichen Vertrag dar,
der vom Rat beschlossen und von der Kommunalaufsicht genehmigt werden muss. Die
Beratung und Beschlussfassung erfolgt spätestens im ersten Sitzungszug 2018.
2. Der
Betrieb eines DMS Systems wird in Schwelm mit folgenden Rahmenbedingungen
erfolgen und umfasst im Wesentlichen die in der Anlage dargestellten Eckpunkte:
a) Die Mittel zur Beschaffung der
notwendigen IT- Ausstattung (Server, Scanner
und Software Lizenzen für das Verfahren enaio,
das von allen Städten
eingesetzt wird, sind vorhanden.
b) Die
laufenden Kosten für Schulungen, Wartung und Pflege in den Folgejahren stehen zur Verfügung.
c) Das Projekt „Papier weg“ muss bis zum
31.12.17, spätestens bis zum 31.03.18
in Schwelm abgeschlossen sein.
d)
Die Stadt Schwelm stellt eine/n
Mitarbeiter/in ein, die/der dieses Projekt/Verfahren
betreut. (Projektleitung, First-Level Support)
e) Die Stadt Witten unterstützt die
Mitarbeiter der IT –Abteilung bei der Client- Bereitstellung, bei der
DMS-Verfahrensbetreuung und dem Second
und Third-Level-Support)
f) Die Verhandlungen und Konkretisierungen
des Projekts zwischen beiden Städten
zum Abschluss des öffentlich –rechtlichen
Vertrages sind erfolgreich
abgeschlossen.
3. Allen Beteiligten ist bewusst, dass die
Umstellung der Aktenführung von der Papierform auf eine elektronische Akte eine
große Herausforderung ist und die Einführung einer intensiven Begleitung der Anwendenden
bedarf. Das System muss jederzeit zur Verfügung stehen und einwandfrei laufen,
da ohne eAkte die Verwaltung künftig nicht mehr arbeitsfähig sein wird.
Ausfallzeiten müssen auf notwendige planbare Wartungszeiten reduziert werden.
4. Die Einführung der eAkte wird von der
Stadt Witten als Projekt „Kompetenzzentrum eBehördenakte EN“ durchgeführt. Der
Aufwand wird nach dem in der Anlage vorgeschlagenem Umsetzungskonzept bei sechs
teilnehmenden Städten auf 5 zusätzliche Stellen kalkuliert. Für die Kostenberechnung
wird davon ausgegangen, dass 3 Mitarbeiter/innen mit E 11 (76.400E /Jahr/
Person) und 2 mit E 9 (59.500€/Jahr/Person) benötigt werden. Für die Verteilung
soll der Abrechnungsschlüssel nach KGSt (wie angegeben) gelten.
Der Verteilungsschlüssel wird vor Beginn der Arbeiten auf die teilnehmenden
Städte festgelegt. Die Verteilung erfolgt mit Beginn des Projekts, allerdings
gestaffelt nach der Besetzung der Stellen, da zu Beginn nicht alle Stellen
besetzt sein und nicht alle Städte zeitgleich starten werden.
Das Projekt ist einmalig. Der Aufwand daher schwer zu kalkulieren und nach
besten Wissen festgelegt worden. Nach einem Jahr wird daher noch einmal
geprüft, ob die angenommenen Rahmenbedingungen zu treffen oder ob im
gegenseitigen Einvernehmen nachgesteuert werden muss.
5. Das Projekt startet in Schwelm
vorbehaltlich der Zustimmung des Rates zum Haushalt 2018, in dem die
notwendigen HH-Mittel veranschlagt werden und eine zusätzliche Stelle im
Stellenplan geschaffen und besetzt wurde frühestens im 2. Quartal 2018.
Die
Einführung wird in Teilschritten erfolgen. Für die Beschaffung der Software mit
den zunächst erforderlichen 50 Lizenzen
wurden 50.000 € veranschlagt.
Weitere Kosten werden für die Digitalisierung der Daten sowie deren Speicherung
entstehen.
Inwieweit
die Aufgaben des Kompetenzzentrums im Laufe der Zeit von den Städten übernommen
werden können, muss zu gegebener Zeit geprüft werden. Die Steuerung und
Durchführung des Projekts ist Aufgabe
der Verwaltung vor Ort.
Laufzeit
und Kündigungsfristen der abzuschließenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung
sollte wegen der Personalbindung angemessen sein (5 Jahre / 12 Monate).
Weitergehende Informationen sind aus der Anlage zu entnehmen.
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Die Bürgermeisterin
gez. Grollmann |