Sachverhalt:
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Langzeitarchivierung als kommunale Pflichtaufgabe
Der Wandel zur Informationsgesellschaft macht auch vor den Archiven nicht
halt. In unseren Verwaltungen werden bereits seit den achtziger Jahren in immer
gr??erem Ma?e elektronische Unterlagen erstellt, die von den zust?ndigen
Archiven langfristig zu sichern sind. Da die Archive die langfristige
Nutzbarkeit der gespeicherten Daten sicherzustellen haben, m?ssen sie sich
bereits bei der Einf?hrung elektronischer Systeme (Vorgangsbearbeitungssysteme,
Fachverfahren, etc.) einbringen. Dabei benennen die Archive einerseits die zur
Archivierung geeigneten Dateiformate, in denen Unterlagen gespeichert werden
k?nnen, andererseits arbeiten sie bei der Erstellung der geeigneten
Ordnungsstrukturen (Aktenpl?ne, Fristenkataloge, Schriftgutverwaltung allg.)
entsprechend mit.
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Gleichzeitig wird es immer wichtiger, die eigenen Erschlie?ungsleistungen
in Form von elektronischen Best?nde?bersichten und Online-Findb?chern im
Internet bereit zu stellen. Nur so k?nnen Archive sicherstellen, auch weiterhin
als Wissensspeicher neben Bibliotheken und Museen wahrgenommen zu werden. Die
digitale Bereitstellung von Archivgut im Lesesaal und auch im Internet ist
l?ngst keine Vision mehr, sondern in vielen Archiven bereits Wirklichkeit.
So ist seit vielen Jahren jedem, der sich mit dem Thema
"Datenverarbeitung in der ?ffentlichen Verwaltung" besch?ftigt, klar,
dass inzwischen so gro?e Bereiche der t?glichen Arbeit computergest?tzt laufen,
dass hier im gro?en Stil langfristig zu erhaltende Informationen entstehen:
Elektronisches Archivgut.
Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen k?nnen diese Daten mit
Systemen zur Langzeitspeicherung vorgehalten werden
(Dokumentenmanagementsysteme, kurz: DMS), die sich u.a. an den Technischen
Richtlinien des BSI (Bundesamt f?r Sicherheit in der Informationstechnik)
orientieren. Viele DMS-Hersteller werben mit entsprechenden Referenzen und dem
Schlagwort der sog. ?Revisionssicheren Speicherung?. Tats?chlich sind die
Systeme in der Lage, durch entsprechende redundante Speichersysteme und oft
durch Verschl?sselungs- und Signaturverfahren die Datenintegrit?t und
-authentizit?t f?r einen definierten Zeitraum sicherzustellen. Doch was
passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen?
Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist beginnt der Einsatzbereich
der Elektronischen Langzeitarchivierung. Auch hier werden vergleichbare
Speichersysteme eingesetzt, die die Nullen und Einsen des Bitflusses an ihren
Stellen halten (Bitstream Preservation). Statt elektronischer Signaturen werden
f?r den langfristigen Authentizit?tsnachweis alle Bearbeitungs- und
Ver?nderungsschritte an den abgelegten Informationen protokolliert und
dokumentiert. Die zu erhaltenden Prim?rdaten werden mit allen zum Verst?ndnis
notwendigen Metadaten und diesen Prozessdaten in Archivinformationspakete -
sog. AIPs - verpackt. Statt an den BSI-Richtlinien orientiert man sich am
international anerkannten, durch die NASA erarbeiteten ISO-Standard 14721:2012
"Open Archival Information System" bzw. ?Offenes
Archiv-Informations-System? (OAIS).
Die EDV-Anf?nge reichen bei den meisten Kommunalverwaltungen bis in die
60er/70er Jahren zur?ck. Das damalige Ziel war eine effektive
Aufgabenerledigung, w?hrend nicht an eine sp?tere Aussonderungsm?glichkeit ans
Archiv und die Langzeitsicherung der erhobenen Daten gedacht war. Es
entwickelten sich Spezialsoftwaren, die eine Fachaufgabe oder eine Reihe
verwandter Fachaufgaben vereinfachten, indem sie z.B. interne Berechnungen
durchf?hrten, bestimmte Voraussetzungen pr?ften und schlie?lich die
Bescheiderstellung unterst?tzten. Im Laufe der Entwicklung haben viele der
Programme ?Archivfunktionen? eingef?hrt, durch die nicht mehr f?r den aktuellen
Betrieb ben?tigte Daten ausgelagert werden k?nnen. Manche Fachanwendungen
verkn?pfen dies sogar mit L?schroutinen f?r diese Altdaten.
Obwohl das Nordrhein-Westf?lische Archivgesetz schon in der ersten
Fassung von 1989 auch elektronische Daten und die zur Auswertung und zum
Verst?ndnis notwendigen Hilfsmittel f?r anbietungspflichtig deklarierte,
konnten sich die meisten Archivarinnen und Archivare wenig um die dort
entstehenden Unterlagen k?mmern. Neben der Tatsache, dass es schlicht keine
geeigneten elektronischen Aufbewahrungsm?glichkeiten gab,? galt bei den meisten das Credo: ?Alles Wichtige
kommt auf Papier!?. Auf diese Weise sind erhebliche Bewertungs- und
?bernahmer?ckst?nde entstanden, zu denen u.a. archivw?rdige Best?nde wie das
Einwohnermeldewesen oder das Gewerberegister geh?ren.
Digitales Archiv NRW
Die Erstellung von eigenen Fachkonzepten zum Aufbau von Langzeitarchiven,
die Begleitung von Programmierung, Tests und Abnahmen ? diese hochkomplexen und
teuren Aufgaben ?berfordern viele kleine, mittelgro?e und auch viele gr??ere
Kommunalarchive. In NRW gibt es deshalb seit einigen Jahren die
Arbeitsgemeinschaft ?Digitales Archiv NRW? (DA NRW) zwischen Land und dem
Rechenzentrumsverbund KDN, dem Zusammenschluss der kommunalen Rechenzentren in
NRW. Hier?ber werden den Kommunalarchiven Angebote f?r die Nutzung von
Verbundl?sungen zur elektronischen Langzeitarchivierung gemacht und geeignete
Hilfsmittel zur digitalen Archivierung angeboten.
DiPS.kommunal
Das LWL-Archivamt f?r Westfalen hat dabei zusammen mit der LWL.IT Service
Abteilung und dem Historischen Archiv und dem Amt f?r Informationsverarbeitung
der Stadt K?ln die mandantenf?hige Verbundl?sung DiPS.kommunal (Digital
Preservation Solution = Digitale Langzeitarchivierungsl?sung) in die
Arbeitsgemeinschaft eingebracht. Durch eine Teilnahme an DiPS.kommunal erhalten
die westf?lischen Archive ein hochsicheres elektronisches Langzeitarchiv, in
dem ?ber halbautomatisierte Schnittstellen elektronische Verwaltungsdaten, aber
auch st?dtische Datensammlungen (z.B. die digitalen Fotos der Pressestelle)
archiviert werden k?nnen. Um die westf?lischen Archive bei der Einf?hrung eines
elektronischen Langzeitarchivs fachlich angemessen beraten und unterst?tzen zu
k?nnen, wurden mit Hilfe des Landes NRW entsprechende Stellen beim
LWL-Archivamt f?r Westfalen und bei der LWL.IT-Service-Abteilung geschaffen.
(Quelle: LWL-Archivamt f?r Westfalen)
Das Archiv der Stadt Schwelm wird dieses Angebot annehmen und an der
Verbundl?sung DiPS.kommunal teilnehmen, um die digitale Langzeitarchivierung
nachhaltig, gesetzeskonform und in professionellem Kontext sicherzustellen. Der
diesbez?gliche Vertrag ist j?hrlich k?ndbar.
Die j?hrlichen Kosten f?r die beschriebenen Dienstleistungen belaufen
sich ab 2018 auf 19.100 Euro, im Preis enthalten sind dabei u.a. 500 GB
Speicherplatz. Die entsprechenden Mittel sind noch zu veranschlagen.
F?r das Jahr 2017 fallen aufgrund des Jahresfortschritts voraussichtlich
die h?lftigen Aufwendungen, also 9.500 Euro an und werden ?berplanm??ig bei
HHSt. 01.01.14.523200 (neu: Erstattung von Aufwendungen von Dritten aus
laufender Verwaltungst?tigkeit) bereitgestellt. Die Deckung erfolgt durch
Minderaufwand bei HHSt. 10.01.01.529100 (Aufwendungen f?r sonstige
Dienstleistungen).
Die einmalige Reduzierung durch F?rdermittel im Anschaffungsjahr wird
aktuell gepr?ft.
Rechtsgrundlagen:
NRW Archivgesetz in der Fassung vom 30. September 2014 (durch ? 10 (5)
aufs kommunale Archivwesen ?bertragen):
??2 (1): elektronische
Aufzeichnungen sind ?Unterlagen? und unterliegen der Anbietungspflicht.
?? 2 (6): Die Auswahl der
archivw?rdigen Unterlagen erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das
zust?ndige Archiv.
?? 5 (2): Elektronisches Archivgut
ist ?in seiner Entstehungsform? ? also elektronisch aufzubewahren.
?? 4 (1): ?Elektronische
Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen? sind anzubieten
(d.h. fortlaufend aktualisierte Datenbanken, Webseiten etc.).
? 4 (1): Archive sind erm?chtigt, ?auf Verlangen zur Feststellung der
Archivw?rdigkeit Einsicht in die Unterlagen und die dazu geh?rigen Hilfsmittel
und erg?nzenden Daten? zu nehmen.
? 4 (2): Es sind alle ? auch personenbezogene Daten und die, die einem
?Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften ?ber
die Geheimhaltung unterliegen? ? anbietungspflichtig.
?? 3 (6): Austauschformate, in
denen archivw?rdige Unterlagen an die Archive ?bergeben werden ? so nicht
?bergreifend standardisiert ? Einvernehmen mit dem Archiv bestehen muss.
? 3 (6): Das Archiv ist bei der Einf?hrung neuer Software, aus der
archivrelevante Unterlagen entstehen k?nnen, zu beteiligen.
Beschlussvorschlag:
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Der Inhalt der
Vorlage wird zur Kenntnis genommen.
Finanzielle Auswirkungen:
Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich aus vorstehendem Sachverhalt.
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Die B?rgermeisterin
gez. Grollmann |
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