Sachverhalt:

Der Rat der Stadt Schwelm hat in seiner Sitzung vom 2.2.2017 unter Bezugnahme auf den Antrag von sechs der sieben im Rat vertretenen Parteien dem in der Entscheidungsvorlage der Verwaltung 022/2017 dargestellten Prüfauftrag zugestimmt. Mit diesem Beschluss des Rates wird zunächst in Abstimmung mit den Vertretern des Bürgerbegehrens nach § 26 GO NW „Unser Rathaus! Unsere Entscheidung! Unsere Zukunft!“ die ursprüngliche Entscheidung zum Rathausstandort an der ehemaligen Gustav-Heinemann-Schule ruhend gestellt.

Die Zusammenführung der jetzigen Verwaltungsstandorte inklusiv der Bücherei, des Archivs, der Musikschule und der Volkshochschule an einem Standort in der Innenstadt ("Zentralisierung der Verwaltung") ist als öffentlicher Bauauftrag im Sinne der §§  103, 99  GWB anzusehen. Hierbei entbindet auch die konkrete politische und städtebauliche Standortvorgabe des o. g. Ratsbeschlusses in der Antragsformulierung nicht von der Notwendigkeit der  Beachtung des Vergaberechts und damit der Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs einschließlich einer (vorherigen) Vergabebekanntmachung.

Der "Verhandlungsauftrag" aus Ziffer 1 des Fraktionsantrags vom 2.2.2017 (Verwaltungsvorlage 022/2017) ist also gemäß Ziffer 3 Satz 2 dieses Antrags als Auftrag zur Durchführung eines Ausschreibungsverfahrens nach §§ 97 ff. GWB zu verstehen.

Die Stadt als öffentlicher Auftraggeber ist damit gehalten, ihr "Anforderungsprofil" für ein neues Verwaltungsgebäude in einer, diesem Verfahren angemessenen, Art und Weise zu beschreiben und zunächst ihr Vorhaben ("Bauauftrag") bekanntzumachen.

Voraussetzung für die Einleitung dieses Schrittes ist, dass die sogenannte Vergabereife gegeben ist. Da diese nach Auffassung der Verwaltung auf Basis der im Rat gefassten Beschlüsse und der explizit im Haushaltssanierungsplan benannten Maßnahme gegeben ist, kann jetzt der Teilnahmewettbewerb begonnen werden.

Dem Handlungsauftrag unter Ziffer 2 des Antrags vom 2.2.2017 ist die Verwaltung, wie oben dargestellt, nachgekommen. Auf gemeinsamen Antrag der Initiatoren des Bürgerbegehrens und der Stadt hat das Verwaltungsgericht  Arnsberg durch Beschluss vom 9.2.2017 das Ruhen des Verfahrens angeordnet. Diese Verfahrensvereinbarung wurde von dem beiderseitigen Bestreben getragen, die Umsetzung des hier in Rede stehenden  Vorhabens "zeitnah" zu verfolgen.

Mit den Initiatoren des Bürgerbegehrens wurde die vorstehend dargestellte Sach- und Rechtslage am 27.03.17 telefonisch erörtert. Es konnte Einvernehmen dahin erzielt werden, das verwaltungs-gerichtliche Verfahren bis zur Vergabeentscheidung nach Abschluss des Verhandlungsverfahrens ruhen zu lassen.

Die vertragliche Einigung zur Eigentumsübertragung an ein Unternehmen mit ausgewiesener Erfahrung wurde der Verwaltung zum 29.3.2017 angekündigt, sodass der in Ziffer 4 des Fraktionsantrags vom 2.2.2017 formulierten Vorgabe Rechnung getragen wäre. Über ein ggf.  aktuellen Sachstand wird in der Sitzung mündlich berichtet.

Die Verwaltung hat weiterhin dem Handlungsauftrag aus Ziffer 3 Satz 1 des Fraktionsantrags vom 2.2.2017 Rechnung getragen und ein B-Planänderungsverfahren für den Standort "Neumarkt 1" eingeleitet. Diesem Verfahren wird Fortgang gegeben, sobald und soweit hierdurch eine Kollision mit Vergabegrundsätzen nicht zu befürchten ist.

Die Verwaltung wird für das europaweite Ausschreibungsverfahren eine hinreichend konkrete Beschreibung des Objekts fertigen und hierbei die erforderlichen Vorgaben, wie z.B. zu Preis, Geschossfläche, Stellplätze, Ausstattung, energetischer Anforderung, Fertigstellungsdatum etc. zum Gegenstand des Verfahrens machen.

Im Haushalt 2017 stehen Haushaltsmittel im Rahmen der Zentralisierung im Produkt 01.01.13 für die Maßnahmen: Umbau GHS zum Rathaus mit VHS/Musikschule (7.650.000 €)
– HHST 01.01.13/0257.785110 – und Neubau Bürger-Service-Center (BSC) mit Bücherei zur Verfügung (2.100.000€ - HHST 01.01.13/0258.785110).

Da nunmehr die Standortfrage neu überprüft werden soll, sind  bei der  neu einzurichtenden Haushaltsstelle – Zusammenführung Verwaltungsstandorte in der Innenstadt- HHST 01.01.13/0277.785100  die hierfür erforderlichen Haushaltmittel außerplanmäßig bereitzustellen. Die Deckung erfolgt durch Minderauszahlungen bei den vorgenannten Positionen.

Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich aus der Sachverhaltsdarstellung dieser Vorlage.

Beschlussvorschlag:

1. Die Verwaltung wird beauftragt,  zur Realisierung eines Rathausstandorts im Bereich der Innenstadt gemäß der im Sachverhalt dargestellten Rahmenbedingungen ein Vergabeverfahren nach den §§ 97ff Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) einzuleiten.

2. Bei der Haushaltsstelle 01.01.13/0277.785100 – Zusammenführung Verwaltungsstandorte in der Innenstadt – werden außerplanmäßige Auszahlungen in Höhe von 100.000 € bewilligt. Die Deckung ist durch Minderauszahlungen bei der Haushaltsstelle 01.01.13/0257.785110 - Umbau GHS zum Rathaus mit VHS/Musikschule -  sichergestellt.

3. Die bestehende Arbeitsgruppe „ Zentralisierung“ wird die Beschlüsse zu 1 und 2 begleiten. Hierbei sind folgende Rahmendaten als Grundlage für die Begleitung zu beachten:
   
   

- Investitionsvolumen maximal 24 Millionen Euro

- maximal 9.500 qm Bruttogeschossfläche

- Unterbringung von 168 Bildschirmarbeitsplätzen

- Ausstattung mittlerer Standard und Güte

- Fertigstellungsdatum 31.12.19

- keine Nutzung fossiler Brennstoffe