Sachverhalt
Die Verwaltung der Stadt Schwelm ist seit Jahrzehnten
r?umlich dezentral in drei Verwaltungsgeb?uden untergebracht. Das
Verwaltungsgeb?ude I (Baujahr 1955 mit einer Bruttogeschossfl?che von rd. 3.490
m?) befindet sich in der Hauptstra?e 14, die Verwaltungsgeb?ude II (Baujahr
1900 mit einer Bruttogeschossfl?che von rd. 3.060 m?) und III (Baujahr 1900 mit
einer Bruttogeschossfl?che von rd. 1.870 m?) in der Moltkestra?e 24 und 26.
Diese Situation ist gegen?ber einer "einh?usigen Verwaltung" in
vielerlei Hinsicht ung?nstig und wirkt sich negativ auf Fl?chenbedarf,
Geb?ude-/Nutzungskosten, Informations- und Kommunikationsfluss sowie
Arbeitsabl?ufe aus.
Diese Erkenntnis f?hrte bereits im Jahre 1987 / 1988 dazu, dass die WIBERA Wirtschaftspr?fungsgesellschaft / D?sseldorf den Auftrag erhielt, einen geeigneten Standort f?r ein zentrales Verwaltungsgeb?ude bzw. ein B?rgerzentrum zu finden. Grunds?tzlich haben sich bei den Kriterien/Anforderungen dieser Pr?fung keine wesentlichen ?nderungen zum Jahr 2012 ergeben. Die seinerzeit angewandte Methode der Nutzwertanalyse hat auch aktuell Anwendung gefunden, um die Grundlagen f?r die erforderliche politische Entscheidung zu schaffen. Vor diesen Hintergr?nden? sollen daher nachstehend zun?chst die Kriterien vorgestellt werden, die 1987 / 1988 bez?glich der Standortalternativen f?r ein neues Verwaltungsgeb?ude / B?rgerzentrum Ber?cksichtigung gefunden haben:
Immaterielle Standortkriterien,
durch die die visuellen, psychischen und imagin?ren
Erfahrungen mit dem Objekt ?Rathaus?, dessen Umwelterscheinung und
Umweltwirkung sowie die Wirkungsqualit?ten des potentiellen Standortes
definiert werden.
Kriterien des Stadtraumes,
die die Beziehungen struktureller, funktionaler und
geographischer Art zwischen Rathaus/Rathausstandort und Stadt darstellen.
Kriterien des Grundst?cks,
durch die gekl?rt wird, ob der Bau eines Rathauses
(ggf. unter Einbeziehung weiterer kommunaler Einrichtungen) an gegebener Stelle
m?glich und zweckm??ig ist.
Kriterien des Bauwerks,
bei denen es sich ?berwiegend um funktionale,
organisatorische und konstruktive Bedingungen handelt, die die Auswirkung der
inneren Nutzung auf das Bauwerk und den Standort beschreiben.
Kriterien der Verkehrssituation,
durch die die Einbindung in das st?dtische und
regionale Verkehrsnetz beurteilt werden kann, aber auch die Erreichbarkeit und
Zug?nglichkeit des Rathausstandortes definiert wird.
Diese Kriterien wurden in einem zweiten Schritt durch
einzelne Unterkriterien aufgegliedert. Auch diese Unterkriterien wurden so
formuliert, dass ihre Inhalte sowohl auf die Anforderungen, die von einem
zentralisierten Verwaltungsgeb?ude bzw. an ein B?rgerzentrum an den Standort
gestellt werden, als auch auf die zur Auswahl stehenden Standorte zutreffen.
Hierdurch wurden letztlich detaillierte Nutzwerte jeder einzelnen
Standortalternative hergeleitet.
Folgende Standortalternativen wurden 1987 / 1988
gepr?ft:
-
Derzeitiger
Standort VG I unter Ber?cksichtigung m?glicher Erweiterungsfl?chen (I)
-
Derzeitiger
Standort des Verwaltungsgeb?udes II an der Moltkestra?e / Schillerstra?e unter
Ber?cksichtigung m?glicher Erweiterungsfl?chen (II)
-
Ehemalige
Grundschule an der Potthoffstra?e (III)
-
Grundst?ck
zwischen Wilhelmstra?e und R?merstra?e (IV)
Auf Grundlage der oben dargestellten Kriterien wurde
folgendes Fazit aus der Pr?fung gezogen (Auszug aus WIBERA Gutachten):
Bei Betrachtung aller Kriterien erzielt die Standortalternative
II unabh?ngig von der zugrunde gelegten Gewichtungsalternative die h?chsten
Nutzwerte, dicht gefolgt von der Standortalternative IV, w?hrend die
Standortalternativen I und III nur die unteren Pl?tze in der Rangfolge der
Nutzwerte einnehmen und f?r eine Realisierung nicht empfohlen werden.
Hinsichtlich der verbleibenden Standorte II und IV ist davon auszugehen, dass
der Standort IV leichte Vorteile bez?glichen der funktionalen Verortung im Stadtkern
aufweist, auch wenn nicht ausgeschlossen werden kann, dass dieser Standort
Probleme hinsichtlich der Akzeptanz in der Bev?lkerung aufwerfen kann. Die
Empfehlung lautet daher, der Standortalternative II den Vorzug zu geben und sie
den weiteren ?berlegungen zugrunde zu legen.
Die seinerzeit parallel zu der Standortuntersuchung im
Jahre 1987/1988 beauftragte Bestandserfassung und Soll-Definition f?r ein
Raumprogramm (auch durch WIBERA erstellt) kann aufgrund der Entwicklung in den
letzten rund 25 Jahren nicht als Grundlage aktueller ?berlegungen genutzt
werden. Die seit dem Ende der 1980er Jahre vorliegenden Ergebnisse wurden nicht
weiter verfolgt.? Auch ein durchgef?hrter
Architektenwettbewerb in 1990 brachte keine Weiterentwicklung.
Die Stadt Schwelm befindet sich seit rd. 20 Jahren in
einer sehr schwierigen Haushaltssituation, d.h. alle Ausgabepositionen bed?rfen
einer besonderen Betrachtung.?? Unter
Beachtung geltender Gesetze / Rechtsvorschriften ist der Haushalt
wirtschaftlich zu f?hren. Insbesondere sind Ausgabepositionen zu verringern
bzw. die Einnahmepositionen zu erh?hen. Ein Hauptanteil st?dtischer Einnahmen
erfolgt durch die Gewerbesteuer. F?r die fl?chenkleinste Stadt in NRW stellt
die Verbesserung der Gewerbesteuereinnahmen jedoch ein Problem dar, da die
Fl?chen f?r Gewerbeansiedlungen nahezu ersch?pft sind. Demnach muss die
Priorit?t weiterhin auf der Reduzierung der Ausgaben liegen.
In den vergangenen Jahren wurde gemeinsam von Politik
und Verwaltung eine Vielzahl von Ausgabenreduzierungen umgesetzt, um eine
Genehmigung des Haushaltes zu erreichen. Intensiv wurden zum Teil auch
Haushaltspositionen betrachtet, die eine j?hrliche H?he von 1.000 ? nicht
?berschreiten.? Es ist unstrittig, dass
auch Betr?ge geringen Umfangs zur Konsolidierung beitragen. F?r eine
grundlegende Haushaltskonsolidierung m?ssen aber insbesondere die wesentlichen
Ausgabepositionen eines st?dtischen Haushaltes auf den Pr?fstand gestellt
werden. Und hierzu geh?ren u.a. die Kosten f?r den Betrieb von Geb?uden.
Eine dieser wesentlichen Ausgabepositionen ergibt sich
aus der Zentralisierung der Verwaltung, die wie bereits dargestellt, an
verschiedenen Standorten innerhalb des Stadtgebietes verortet ist. Die
Standorte k?nnen dem beigef?gten Plan (Anlage 1) entnommen werden.
Auch die Serviceorientierung und davon ausgehende
Wirkungen auf die B?rgerfreundlichkeit werden durch die Lage,
Parkplatzsituation, Erreichbarkeit und Gestaltung der Gesch?ftsr?ume der
Verwaltung (z. B. barrierefreier Zugang, leichte Orientierung f?r Besucher im
Rathaus bzw. in den Verwaltungsgeb?uden, freundliche Gestaltung der
Gesch?ftszimmer, der Wartezonen und Flure) beeintr?chtigt. Erschwerend kommt
ein jeweils schlechter baulicher Zustand der Geb?ude hinzu. Beispielbilder sind
in der Anlage 2 dargestellt.
Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durch das
Finanzministerium
des Landes Nordrhein-Westfalen
Die vorgenannten Aspekte f?hrten aufgrund der Relevanz
f?r die Haushaltskonsolidierung Ende 2010 zu der ?berlegung, die
Zentralisierung erneut aufzugreifen. Durch die Kontaktaufnahme der Verwaltung
mit dem Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen (FM NRW) konnte
festgestellt werden, dass der Gedanke, den Haushalt durch eine Zentralisierung
zu entlasten, durchaus in Verbindung mit einer vom FM beauftragten Studie
stehen k?nnte (Anlage). Ende Mai 2011 teilte das FM NRW der Verwaltung mit,
dass nach einer Absprache zwischen dem Finanz- sowie Innenministerium NRW auch
?berlegungen angestellt werden, dass bestimmte kommunale Vorhaben in einem
n?chsten Schritt anhand der vorliegenden (theoretischen) Studie einen
?Praxis-Test" durchlaufen k?nnten. Ende Juni 2011 erhielt die Verwaltung
die positive Nachricht, dass sich das FM NRW bereit erkl?ren w?rde, diesen
?Praxis-Test? mit der Stadt Schwelm durchzuf?hren. Nach politischen Beratungen
wurde mit der Vorlage Nr. 178/2011/1 der einstimmige Beschluss gefasst, den
Kooperationsvertrag mit dem FM NRW zu schlie?en, um weitere gem?? ? 76 GO NRW
notwendige Konsolidierungsma?nahmen f?r die Entlastung des kommunalen
Haushaltes zu pr?fen.Durch diesen Kooperationsvertrag mit dem FM NRW bestand
f?r die Stadt Schwelm die M?glichkeit, die Thematik Zentralisierung unter
neutraler und professioneller Begleitung aufzuarbeiten. Die Studie
?Untersuchung wirtschaftlicher Auswirkungen von langfristig unterlassenen
Instandhaltungs- und Sanierungsma?nahmen? wurde in Schwelm einem umfassenden
Praxistest unterzogen (Anlage 3).
Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wurden
folgende Handlungsoptionen ?ber einen Zeitraum von 25 Jahren bzw. 27 Jahre
betrachtet (Lebenszyklusbetrachtung):
0-Variante
Hier werden durch die Kommune lediglich Instandhaltungsma?nahmen zur
Aufrechterhaltung von Funktion und Verkehrssicherung nach den geltenden
technischen Regeln und den fachlich nutzungsbedingten Regeln durchgef?hrt. Der
Weiterbetrieb erfolgt ohne Sanierung.
Eigenrealisierungsvariante
Durchf?hrung von Modernisierungs-/Sanierungsma?nahmen zur Herstellung der
Funktion eines Geb?udes nach dem aktuellen Stand der Technik unter
Ber?cksichtigung des rechtlichen und technischen Standes und den fachlich
nutzungsbedingten Regeln.
?PP
Durchf?hrung durch Privaten von Modernisierungs-/Sanierungsma?nahmen zur
Herstellung der Funktion eines Geb?udes nach dem aktuellen Stand der Technik
unter Ber?cksichtigung des rechtlichen und technischen Standes und den fachlich
nutzungsbedingten Regeln.
Ein Team von Beratungsgesellschaften, welches weitgehende Erfahrungen im Bereich von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Lebenszyklusprognosen im Facility Management, Projekterfahrungen bei kommunalen Immobilien sowie des Neuen Kommunalen Finanzmanagements hat, wurde vom FM NRW beauftragt. An den regelm??igen Treffen zwischen dem FM NRW, dem beauftragten Beraterteam sowie der Stadt Schwelm hat neben Vertretern der NRW.Bank auch die Kommunalaufsicht der Bezirksregierung Arnsberg teilgenommen.
Das Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Anlage
4/Hinweis zu dieser Anlage: Die
Bestandteile 7.1-7.7 wurden aufgrund des Umfangs nicht beigef?gt, k?nnen aber
bei Bedarf jederzeit zur Verf?gung gestellt werden)zeigt, dass
die sog. 0-Variante den mit Abstand h?chsten Ressourcenverbrauch aufzeigt. Die
Ma?nahmen im Rahmen der Instandhaltung, die bei der 0-Variante lediglich dem
Funktionserhalt und der Verkehrssicherheit dienen, schaffen keinen
Substanzwert.
Den teilweise hohen Instandhaltungskosten bei der
0-Variante steht keine Verbesserung der Geb?udesubstanz gegen?ber, die zu einer
Erh?hung der Buchwerte f?hren w?rde, so dass sich das Ergebnis der 0-Variante
als das schlechteste herausstellt. Bei der 0-Variante werden aufgrund der
fehlenden Grundsanierung zu Beginn des Betrachtungszeitraums ?ber den
Gesamtzeitraum in unregelm??igen Abst?nden gr??ere Instandsetzungsma?nahmen
notwendig. Im Vergleich zur Sanierungs- und Neubauvariante ist die j?hrliche
Instandhaltung der 0-Variante nicht gleichm??ig. Die jeweiligen Zeitpunkte, zu
denen gr??ere Instandsetzungsma?nahmen f?r die Sicherstellung der Funktion und
Verkehrssicherheit notwendig werden, sind nicht genau vorhersehbar. Die Instandhaltungskosten
in der 0-Variante sind daher nicht planbar und f?hren somit nicht zu einer
konstanten, sondern zeitweise zu einer ?berdurchschnittlich hohen
Haushaltsbelastung. Im Vergleich hierzu erh?hen die Sanierungsma?nahmen in der
Sanierungsvariante den Wert der Geb?udesubstanz, was sich positiv auf die
Buchwerte der Geb?ude auswirkt. Die Buchwerte der Neubauvariante sind aufgrund
einer Ver?u?erung von drei Standorten in dieser Variante geringer als in der
Sanierungsvariante.
Neben der vorteilhafteren Ressourcenver?nderung stellt
sich die Neubauvariante auch bez?glich der Restnutzungsdauer im Vergleich zu
den anderen Varianten besser dar.
Die Neubauvariante zeigt auch ?ber den Zeitraum von 27
Jahren eine Vorteilhaftigkeit im Vergleich zur Sanierungsvariante. Diese
Vorteilhaftigkeit besteht in Kostenvorteilen sowie einem geringeren
Ressourcenverbrauch der Neubauvariante. Ein weiterer Vorteil der Neubauvariante
liegt in der l?ngeren Restnutzungsdauer im Vergleich zur Sanierungsvariante.
Aufgrund der Vorteilhaftigkeit gegen?ber einer
Sanierungsvariante wird der Neubau eines zentralen, bedarfsgerechten
Verwaltungsgeb?udes als Ersatz f?r die maroden Bestandsgeb?ude mit hohem
Sanierungsaufwand empfohlen.
Die Ver?u?erung nicht ben?tigter Grundst?cke und
Objekte f?hrt zu einer Reduzierung des Finanzierungsbetrags f?r den Neubau. Ein
Neubau schafft eine planbare Instandhaltung und gleichbleibende
Haushaltsbelastung. In Erg?nzung zu der bilanziellen und wirtschaftlichen
Bewertung der unterschiedlichen Handlungsalternativen wurde eine qualitative
Betrachtung der nicht-monet?ren Faktoren durchgef?hrt.
Folgendes Ergebnis kann f?r die Sanierungs- und
Neubauvariante festgehalten werden:
-
Bei dem Kriterium
Wegezeiten wurde die Neubauvariante vorteilhaft bewertet, da sie ?ber eine sehr
gute ?PNV-Anbindung verf?gt und auch die hausinternen Laufwege erheblich
verk?rzt werden.
-
Das wurde auch
mit Blick auf die verwaltungsinternen Synergieeffekte und Arbeitsabl?ufe
positiv bewertet.
-
Bei der
Flexibilit?t und Funktionalit?t der R?ume wurde unter anderem die Schaffung
eines multifunktionalen Ratssaals in die Bewertung einbezogen.
-
Der Erh?hung der
Arbeitsplatzqualit?t sowie der Betriebssicherheit tragen beide Varianten
Rechnung.
-
Bei der
Zentralit?t und Qualit?t f?r die Besucher (B?rger) lag die Neubauvariante
eindeutig vorne.
-
Bei den Kriterien
?Barrierefreiheit? und ?Energieeffizienz? wurden ebenfalls Vorteile zu Gunsten
der Neubauvariante ausgemacht.
-
Zu Gunsten der
Neubauvariante spricht zudem die neue Fl?chenplanung, die durch das Freiziehen
der Altstandorte m?glich werden w?rde.
Im Ergebnis zeigt die Neubauvariante eine gr??ere
Anzahl an qualitativen Vorteilen und stellt sich somit auch bei nicht-monet?rer
Bewertung als vorteilhaftere Handlungsvariante dar.
Zudem? ist durch
die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung transparent geworden, dass die VG I, II und
III sowie das Geb?ude Kaiserstra?e 69 einen enorm hohen Sanierungsbedarf (Anlage
5) haben und die Kern-/Grundsanierung auch aufgrund des Alters der Geb?ude
wirtschaftlich keinen Sinn macht. Die Nutzung der Turnhalle Schillerstra?e
wurde aufgrund baulicher M?ngel und notwendiger Investitionen (z.B.
Dacherneuerung) bereits vor Jahren aufgegeben. Abh?ngig von den weiteren
Planungen k?nnte diese Fl?che entweder erg?nzend f?r den Neubau oder aber f?r
den Wohnungsbau genutzt werden. Die Ergebnisse der umfangreichen
Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wurden der Politik, der Kommunalaufsichten
sowie der Gemeindepr?fungsanstalt Anfang Februar 2012 im Rahmen einer
Informationsveranstaltung im Haus Martfeld pr?sentiert. Das Projekt Schwelm ist
seit dem Jahr 2014 auch Bestandteil der Publikation ?Praxisleitfaden
Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen im kommunalen Hochbau? (Anlage 6).
Durchf?hrung einer Organisationsuntersuchung
In seiner Sitzung vom 29.3.2012 hat der Rat der Stadt
Schwelm einstimmig beschlossen (Vorlage-Nr. 033/2012/6), vor dem Einstieg in
die weitere Geb?udeplanung bzw. Geb?udeaufteilung zur Zentralisierung der
Stadtverwaltung eine Organisationsuntersuchung durchf?hren zu lassen, um die
k?nftig organisatorisch abzubildenden Prozessketten innerhalb der
Stadtverwaltung Schwelm, deren organisatorische Aufteilung und Anordnung in dem
ggf. neu zu errichtenden Verwaltungsgeb?ude bzw. in den sanierten Verwaltungsgeb?uden
sowie die dazu notwendigen Fl?chen und Fl?chenreserven zu ermitteln.
Zwischenzeitlich gingen bei der Verwaltung zahlreiche
Fragen aus den Fraktionen zu dem Ergebnis der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
des FM NRW ein. Die insgesamt 30 Fragen wurden vom FM NRW, dem von dort
beauftragten Beraterteam sowie der Verwaltung vollumf?nglich beantwortet. Nach
einem Auswahlverfahren hat der Rat der Stadt Schwelm dann in seiner Sitzung vom
28.6.2012 (nicht?ffentliche Vorlage Nr. 033/2012/6) beschlossen, den Auftrag
zur ?Durchf?hrung einer Organisationsuntersuchung einschlie?lich der
Erarbeitung von Handlungsoptionen f?r eine Fl?chenoptimierung? an die
Unternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) und Drees & Sommer zu vergeben.
Folgende Aspekte wurden bei der Auftragsvergabe an PwC
und Drees & Sommer nach Abstimmung zwischen Politik und Verwaltung zu
Grunde gelegt (Originaltext der Anschreiben):
Im Rahmen der weiterhin notwendigen
Haushaltskonsolidierung haben der Rat und die Verwaltung der Stadt Schwelm
entschieden, m?gliche Optimierungspotentiale der kommunalen Infrastruktur zu
finden. Insbesondere unter Beachtung der vorliegenden Ergebnisse einer bereits
vom FM NRW durchgef?hrten Wirtschaftlichkeits-/Machbarkeits?berpr?fung zur
Zentralisierung der Verwaltungsgeb?ude soll in einem ersten Schritt zun?chst
eine Organisationsuntersuchung durchgef?hrt werden. Das Ergebnis der
Untersuchung soll die belastbare Basis f?r die Festlegung der Gr??e und
Struktur der ben?tigten Fl?chen darstellen. Grundlage hierf?r sind nicht nur
die Anzahl der Mitarbeiter/innen, sondern auch die abzubildenden ? ggf. zu
optimierenden ? Prozessketten innerhalb der Stadtverwaltung sowie deren
zugrunde liegende organisatorische Anordnung in einem evtl. neu zu errichtenden
Verwaltungsgeb?ude bzw. im bestehenden Geb?udebestand.Neben der
geb?udewirtschaftlichen Optimierung muss sich die Verwaltung mit Unterst?tzung
der Politik unter Beachtung der Aufgaben, der Mitarbeiter/innen, die diese
Aufgaben erledigen sowie der Sachmittel, die f?r die Aufgabenerledigung
ben?tigt werden, zukunfts-? und
b?rgerorientiert aufstellen.? Basis
hierf?r ist unter anderem eine optimierte Organisations- und Prozessstruktur.
Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung bzw. die sich daraus ergebende
Handlungsempfehlung muss die Entscheidungsgrundlage f?r die weitere
ganzheitliche Entwicklung der Stadtverwaltung Schwelm darstellen.
Erg?nzend sei an dieser Stelle darauf hingewiesen,
dass im Laufe der Untersuchung erkennbare, zeitnah auch im Vorgriff m?glicher
Sanierungen oder des Neubaus sinnvoll umsetzbare Optimierungen unabh?ngig von
der zuk?nftigen ?baulichen Unterbringung? n?her betrachtet und umgesetzt werden
sollen. Bedingt durch die Komplexit?t des Sachverhaltes wird es f?r
erforderlich gehalten, diese Untersuchung in eine Vor- und Hauptuntersuchung zu
gliedern. Mit Hilfe der Voruntersuchung soll es m?glich sein, kurzfristig und
mit relativ geringem Finanzmitteleinsatz die Machbarkeit der Aufgabenstellung
zu ?berpr?fen sowie die Hauptuntersuchung zu strukturieren und zu organisieren.
Folgende Aspekte sollten bei der Voruntersuchung, die
das Ziel hat, eine Grundlage f?r eine erfolgreiche Abwicklung der
Aufgabenstellung zu schaffen, u.a. ber?cksichtigt werden:
??????????? Aufgabenstellung
(Ziel der Untersuchung)
??????????? Kurze Darstellung der Ist- und
Sollsituation bzgl. der Aufbau- und Ablauforganisation (unter Ber?cksichtigung
etwaiger Erkenntnisse hinsichtlich der Geb?udestruktur sowie? vorhandener ?Schnittstellen? auch zu den Technischen
Betrieben als A?R der Stadt Schwelm)
??????????? Unterbreitung eines
L?sungsvorschlages f?r die Umsetzung der Hauptuntersuchung (u.a. Definition des
Untersuchungsauftrages, Zeitplandarstellung, Organisation der Untersuchung)
Die Hauptuntersuchung sollte
sich dann anschlie?end in eine Analyse, Konzeption ( z.B. Soll-Definition
Raumprogramm) und Realisierung (bzw. Realisierungsempfehlung) gliedern und in
einer geeigneten Entscheidungsgrundlage f?r Politik und Verwaltung m?nden.
Folgende Objekte sind bei der
Organisationsuntersuchung grunds?tzlich einzubeziehen:
??????????? Verwaltungsgeb?ude
I (Hauptstr. 14), BJ 1955, BGF: rd. 3.490 m?, 65 Mitarbeiter
??????????? Verwaltungsgeb?ude
II (Moltkestr. 24), BJ 1900, BGF: rd. 3.060 m?, 45 Mitarbeiter
??????????? Verwaltungsgeb?ude
III (Moltkestr.26), BJ 1900, BGF: rd. 1.870 m?, 37 Mitarbeiter
??????????? Geb?ude
Kaiserstr. 69 (Musikschule und VHS), BJ 1900, BGF: rd. 2.040 m?
??????????? Ggf. die st?dtische B?cherei, die
sich in der Hauptstr. 9 befindet?
(Anmietung von rd. 500 m?)
Hier sind selbstverst?ndlich insbesondere die
Ergebnisse der bereits durchgef?hrten Wirtschaftlichkeits-/
Machbarkeits?berpr?fung zu ber?cksichtigen, die nachstehend kurz erl?utert
werden. F?r die Pr?fung, ob eine Zusammenf?hrung der Verwaltungsgeb?ude zur
Aufwandsreduzierung beitragen kann, bedurfte es zun?chst einer umfangreichen
Wirtschaftlichkeits-/Machbarkeits?berpr?fung. Mit dem FM NRW konnte ein
unabh?ngiger und neutraler Partner gefunden werden. Die Aufgabenstellung f?r
dieses Projekt beinhaltete die Feststellung, inwieweit es in einem Zeitraum von
25 Jahren (Lebenszyklusbetrachtung) wirtschaftlicher ist, Ma?nahmen in
Eigenrealisierung oder im Rahmen einer ?ffentlich-Privaten-Partnerschaft
durchzuf?hren oder sie zu unterlassen.
Mit der Pr?fung wurden folgende Handlungsoptionen
betrachtet:
0-Variante
Bei dieser Variante werden keine Sanierungsma?nahmen durchgef?hrt. Es werden
keine investiven werterhaltenden Ma?nahmen durchgef?hrt. Der zu t?tigende
Instandhaltungsaufwand dient lediglich zur Aufrechterhaltung der Funktion und
Sicherheit.
Sanierungsvariante
Bei dieser Variante erfolgt eine Grund- bzw. Kernsanierung des Geb?udebestandes
einschlie?lich energetischer Sanierungsma?nahmen nach dem aktuellen Stand der
Technik unter Ber?cksichtigung des rechtlichen und technischen Standes und den
fachlich nutzungsbedingten Regeln. Investive, werterhaltende Ma?nahmen werden
im Rahmen der Kommunalfinanzierung durchgef?hrt.
Neubauvariante
Bei dieser Variante wird ein Rathausneubau betrachtet. Gegebenenfalls werden
durch den Neubau nicht mehr ben?tigte Bestandsgeb?ude und Grundst?cke
ver?u?ert. Die Ver?u?erungserl?se sowie entsprechende Kommunalkredite tragen
zur Deckung des Finanzierungsbedarfes bei. Der zu t?tigende
Instandhaltungsaufwand gew?hrleistet die neue Restnutzungsdauer.
Das Ergebnis f?r die Pr?fung der 0-Variante zeigt,
dass die Nutzung des Geb?udebestandes mittelfristig ohne wertsteigernde
Investitionen nicht wirtschaftlich ist, da die Geb?ude vorzeitig das
bilanzielle und bauliche Ende erreichen. Unter den gegebenen Umst?nden w?re
noch eine maximale Nutzungsdauer von 20 Jahren m?glich. In diesem Zeitraum -
und hier insbesondere in den n?chsten maximal f?nf Jahren - m?ssten aber nicht
unerhebliche Finanzmittel, u.a. f?r den Brandschutz- oder
Verkehrssicherungsma?nahmen, im st?dtischen Haushalt ber?cksichtigt werden. Hier
w?rde es sich jedoch nicht um wertsteigernde Investitionen handeln. Zudem sind
anfallende Instandhaltungskosten bei dieser Variante nicht planbar und demnach
risikoreich.
Die vorstehend dargestellte Unwirtschaftlichkeit der
0-Variante f?hrte in der weiteren Betrachtung dazu, dass der Vergleich auf die
Sanierungs- bzw. Neubauvariante reduziert wurde. Diese weitergehende
Vergleichsrechnung f?hrt zu der Empfehlung der Berater, den Neubau eines
zentralen, bedarfsgerechten Verwaltungsgeb?udes als Ersatz f?r Bestandsgeb?ude
mit hohem Sanierungsaufwand zu realisieren. Diese L?sung ist unter
Ber?cksichtigung des Ressourcenverbrauches wirtschaftlicher als die
Sanierungsvariante und stellt auch eine Grundlage f?r eine planbare
Instandhaltung und gleichbleibende Haushaltsbelastung dar.
F?r die Entscheidungsfindung durch Politik und
Verwaltung wurde entschieden, zun?chst die hier nachgefragte
Organisationsuntersuchung durchzuf?hren. Auf Basis des Untersuchungsergebnisses
ist in einem zweiten Schritt darzustellen, welche der vorstehenden
Handlungsoptionen (einschlie?lich einer m?glichen Umsetzung der 0-Variante) am
geeignetsten ist, die gewonnenen Erkenntnisse umzusetzen.
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung /
Fl?chenbedarfsermittlung
PwC
Nachstehend werden die wesentlichen
Fakten des Abschlussberichtes von PwC eingef?gt. Die Ergebnisse wurden
eingehend in den zust?ndigen politischen Gremien beraten.
Ausgehend von einer dezentralen r?umlichen
Unterbringung der Verwaltung in drei Verwaltungsgeb?uden mit jeweils hohem
Sanierungsbedarf bestand die Aufgabenstellung in einer organisatorischen,
r?umlichen und geb?udewirtschaftlichen Optimierung der Stadtverwaltung Schwelm.
Die Umsetzung der Aufgabenstellung erfolgte in intensiver Zusammenarbeit
zwischen PwC f?r den Projektteil "Organisationsuntersuchung" und der
Drees & Sommer GmbH f?r den Projektteil "Variantenuntersuchung zur
Geb?ude- Fl?chenoptimierung".
Die Stadt Schwelm befindet sich wie viele Kommunen in
Deutschland in einer schwierigen Haushaltssituation und hat eine langj?hrige
Historie von Nothaushaltslagen. Dies ist Hintergrund zum einen f?r die
problematische r?umliche Unterbringung der Verwaltung sowie zum anderen f?r die
?u?erst engen Handlungsspielr?ume bei den Gestaltungsm?glichkeiten.
Die Verwaltung ist r?umlich dezentral in drei
Verwaltungsgeb?uden untergebracht. Diese Situation ist nat?rlich gegen?ber
einer "einh?usigen Verwaltung" in vielerlei Hinsicht ung?nstig und
wirkt sich negativ auf Fl?chenbedarf, Geb?ude-/Nutzungskosten, Informations-
und Kommunikationsfluss und Arbeitsabl?ufe aus.
Auch Serviceorientierung und davon ausgehende
Wirkungen auf die B?rgerfreundlichkeit werden durch die Lage, Parkplatzsituation,
Erreichbarkeit und Gestaltung der Gesch?ftsr?ume der Verwaltung (z. B.
behindertengerechter Zugang, leichte Orientierung f?r Besucher im Rathaus bzw.
in den Verwaltungsgeb?uden, freundliche Gestaltung der Gesch?ftszimmer, der
Wartezonen und Flure) beeintr?chtigt. Erschwerend kommt ein jeweils schlechter
baulicher Zustand der Geb?ude hinzu.
Diese Rahmenbedingungen pr?gen das
Verwaltungsmanagement der Stadt und stellen gleicherma?en Zielkonflikte f?r die
Stadtziele dar:
Die im Zielkatalog verankerte "Optimierung der
Arbeits- und Entscheidungsprozesse" mit den Teilaspekten
? Entwicklung zu einer b?rgerfreundlichen und
dienstleistungsorientierten Verwaltung,
? Steigerung der Leistungsbereitschaft und ?f?higkeit
der Verwaltung,
? Verbesserung der Transparenz bei
Entscheidungsprozessen
stellen insofern auch entscheidungsrelevante Faktoren
dar.
In der Vergangenheit sind zwar immer wieder
?berlegungen zur Geb?ude- und Standortfrage angestellt worden, notwendige
Entscheidungen sind aber ausgeblieben. Der infolge des baulichen Zustandes
bestehende Handlungsbedarf erfordert kurzfristig eine Grundsatzentscheidung in
Richtung Neubau oder Sanierung - die Fortf?hrung des Status Quo ist insofern
keine L?sung. Der bauliche Zustand der drei Verwaltungsgeb?ude der Stadt
Schwelm und die Notwendigkeit zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der
Geb?udenutzung z.B. durch verbesserte Fl?cheneffizienz und
Betriebskosteneinsparungen sind die ma?geblichen Faktoren bei den anstehenden
Entscheidungen ?ber die Varianten V-0 - keine Sanierung, V-1 Sanierung,
V2-Neubau.
Dar?ber hinaus sollten bei der Wahl einer bestimmten
Variante im Rahmen des Entscheidungsprozesses auch m?gliche Auswirkungen auf
strategische Ziele der Stadt sowie die Organisation und Wirtschaftlichkeit der
Aufgabenerledigung einflie?en. Die Wirkungsweisen haben wir in der folgenden
?bersicht vergleichend dargestellt:
?
|
Kriterien |
V-0 keine Sanierung und V-1 Sanierung |
V2 Neubau |
|
Zielkatalog |
Die derzeitige dezentrale r?umliche Unterbringung
der Kernverwaltung in drei Verwaltungsgeb?uden erh?lt Bestandsschutz, so dass
? Service- und B?rgerorientierung
? Nutzung von Effizienzreserven bei der
Aufgabenerledigung ? und damit auch die Umsetzung von Teilaspekten des
Zielkatalogs der Stadt Schwelm beeintr?chtigt werden.
|
Es ergeben sich idealtypische Bedingungen zur
Optimierung der Arbeits- und Entscheidungsprozesse in Politik und Verwaltung:
? B?rgerfreundliche und dienstleistungsorientierte
Verwaltung ? Steigerung der Leistungsbereitschaft und
?f?higkeit der Verwaltung
|
|
Aufbauorganisation |
Die derzeitige Unterbringung der Fachbereiche in
Bestandsimmobilien orientiert sich - soweit wie m?glich - an folgenden
Prinzipien ? Standortidentit?t ( ?jeder Fachbereich nur an
einem Strandort?) ? Zusammenh?ngende Unterbringung der Fachbereiche
m?glichst auch auf einer Ebene ? Konzentration von B?rgerdiensten ? Insofern besteht zwar kein Handlungsbedarf, aber
auch keine Flexibilit?t hinsichtlich der r?umlichen Verteilung der
Fachbereiche und damit der Optimierung der Verwaltungsgliederung
|
Die Optimierung der Verwaltungsgliederung durch
Zusammenlegung von Aufgaben- und Fachbereichen im Rahmen eines r?umlichen
Verbundes ist ohne Einschr?nkungen umsetzbar |
Auch mit Blick auf strategische Ziele der Stadt und
M?glichkeiten zur Verbesserung der Organisation und Wirtschaftlichkeit der
Aufgabenerledigung ist eine zentrale "einh?usige" r?umliche
Unterbringung der Verwaltung zu favorisieren.
Drees & Sommer
Nachstehend werden die wesentlichen Fakten des
Abschlussberichtes eingef?gt. Die Ergebnisse wurden eingehend in den
zust?ndigen politischen Gremien beraten.
Drees & Sommer wurde mit der Analyse zum
Fl?chenbedarf und des ?rtlichen Funk-tionsprogramms auf Basis der von PwC
ermittelten Grundlagen beauftragt. Weiterhin wurde Drees & Sommer mit der
Untersuchung beauftragt, wie die Fl?chenbedarfe und die r?umliche Unterbringung
der Funktionsbereiche in den drei Varianten V 0 (keine Sanierung), V 1
(Sanierung) und V 2 (Neubau) wirtschaftlich zu realisieren sind.
Die Stadt Schwelm nutzt drei Geb?ude in Schwelm,
welche sich in der Hauptstra?e 14, der Moltkestra?e 24 und der Moltkestra?e 26
befinden. Bedingt durch einen akuten Platzmangel, einen nicht
zufriedenstellenden baulichen Zustand der Geb?ude und eine ineffektive
Fl?chennutzung in Bezug auf Zusammenarbeit, wurde eine
Organisationsuntersuchung initiiert. Diese sollte auf Grundlage einer
Fl?chenbedarfsanalyse kl?ren, ob und wie die Geb?ude wirtschaftlich weiter
genutzt werden k?nnen. Drees & Sommer wurde mit dieser
Fl?chenbedarfsanalyse und mit der Erstellung eines ?rtlichen Raum- und
Funktionsprogramms beauftragt. Hierbei dienten die von PwC ermittelten
Grundlagen als Ausgangspunkt. Gepr?ft wurde, wie der Fl?chenbedarf und die
r?umliche Unterbringung der Funktionsbereiche unter funktionalen Aspekten in
den drei Varianten keine Sanierung (V0), Sanierung (V1) und Neubau (V2)
wirtschaftlich zu realisieren ist.
Ziel dieses Projektes ist es, auf Grundlage
belastbarer Daten eine Entscheidungsgrundlage f?r eine der drei oben genannten
Varianten zu erarbeiten. Im nachfolgenden Bericht sind die Vorgehensweise und
die Ergebnisse der Anforderungsanalyse dokumentiert. Die visuellen Protokolle
der Workshops sind integriert und die Kernaussagen dieser zusammengefasst.
Die f?r die Wirtschaftlichkeitsvergleiche
erforderlichen Angaben wurden bereits durch das FM NRW erhoben und somit nicht
erneut beauftragt. Drees & Sommer hat die vorliegende Ermittlung
plausibilisiert. Die dem Wirtschaftlichkeitsvergleich zu Grunde gelegten
Finanzierungskonditionen (z.B. Kommunalkredit) wurden von Drees & Sommer
daher nicht ver?ndert. Um eine wirtschaftliche Vergleichbarkeit der Varianten
zu erreichen, mussten die Voraussetzungen theoretisch getroffen werden. VG II
und VG III haben mit 100 Jahren die Nutzungszeit von 80 Jahren ?berschritten.
Um die Geb?ude in den Wirtschaftlichkeitsvergleich einzubinden, wurde die
Restnutzungsdauer theoretisch erh?ht. Dieser Ver?nderung der
Bewertungsgrundlage wurde mit einer theoretischen Sonderabschreibung
entgegengewirkt.
Eine Bestandsbegehung und Bewertung der vorhandenen
Geb?udesubstanz sowie der bestehenden M?ngel wurde auf Grund des vorliegenden
Gutachtens des FM NRW nicht erneut beauftragt. Drees & Sommer hat somit
keine eigene der M?ngelaufnahme durchgef?hrt, sondern die benannten Kosten f?r
die benannten M?ngel gem. Gutachten des FM NRW plausibilisiert und kann diese
anhand den vorliegenden Unterlagen best?tigen.
Die f?r die Fl?chenbedarfsermittlung erforderlichen
Angaben zu Prozessen und Mitar-beiteranzahlen wurden durch PwC ermittelt und
der Bedarfsermittlung Drees & Sommer zugrunde gelegt.
Zusammenfassung / Handlungsempfehlung
Die vergleichende Betrachtung in allen 5
Hauptkriterien stellt heraus, dass neben den wirtschaftlichen Aspekten auch die
sozialen Aspekte mindestens f?r eine grundlegende Sanierung sprechen und
definiert somit die Mindestbedingungen f?r eine nachhaltige Umstrukturierung.
Die Bestandsgeb?ude in aktuellem Zustand zu belassen und keine wertsteigernden
Ma?nahmen durchzuf?hren, widerspricht den zuk?nftigen Erfordernissen der
Geb?ude. Die Geb?udesubstanz als auch insbesondere die technischen Anlagen,
haben die Lebenserwartung bereits erreicht bzw. diese weit ?berschritten.
Es somit davon auszugehen, dass f?r die
Aufrechterhaltung des Verwaltungsbetriebs in den n?chsten Jahren 3- 4 Mio. ? zu
investieren sind. Diese Investitionen stellen jedoch keine nachhaltige Wertsteigerung
der Geb?ude dar, sondern dienen lediglich der Beseitigung des Sanierungsstaus,
der ?ber eine lange Zeit aufgelaufen ist. Drees & Sommer r?t aus
wirtschaftlichen Aspekten davon ab, die Geb?ude in jetzigem Zustand zu belassen
und weiterhin Instandhaltungs- und Instandsetzungsma?nahmen nur nach aktuellen
Erfordernissen durchzuf?hren.
Eine Sanierung der Geb?ude ist als umfassende
Kernsanierung zu verstehen, da neben der Geb?udeh?lle, der Geb?udetechnik und
dem Ausbau, massive Eingriffe in die Geb?udekonstruktion erforderlich sind.
Risiken aus bisher unbekannten, verdeckten M?ngeln, wie z.B. erforderliche
Beton- und Mauerwerkssanierungen, Abdichtungser-neuerungen im Erdreich etc.,
sind nicht zerst?rungsfrei zu identifizieren und somit vor Planungsbeginn
detailliert gutachterlich zu untersuchen. Diese Risiken im Bestand k?nnen
mitunter immense Auswirkungen auf die Budgetentwicklung und die Terminschiene
haben.
Die Sanierung stellt jedoch im Vergleich zu Variante 0
eine nachhaltig wertsteigernde Ma?nahme dar, die den Wert und Nutzungsdauer der
Geb?ude stark positiv beeinflusst. Weiterhin reduzieren sich die Nebenkosten
erheblich zum Vergleich mit der 0- Variante. Die j?hrliche Belastung des
Haushaltes der Stadt Schwelm kann durch die Investitionen der Sanierung somit
herabgesetzt werden. Die Fl?chen?berh?nge aus den Einzelgeb?uden lassen sich
nicht in nennenswertem Ma?e reduzieren, da nicht in G?nze auf die Fl?chen eines
Geb?udes verzichtet werden kann. Der Anteil der Nebenkosten auf die
ineffizienten Fl?chenanteile wird weiterhin anfallen.
Da im Fall der Sanierung die bestehenden Strukturen
der dezentralen Verwaltung un-ver?ndert bleiben, sind die Auswirkungen auf
soziokulturelle Aspekte gegen?ber der Variante 0 nahezu unver?ndert.
F?r die B?rger der Stadt der Schwelm steht weiterhin
kein Geb?ude zur Verf?gung, in welchem s?mtliche B?rgeranliegen zentral b?ndelt
werden und eine zentrale Information f?r Serviceangebote zur Verf?gung steht.
Wegezeiten und Wegestrecken sowohl f?r B?rger als auch f?r Verwaltungsmitarbeiter
fallen weiterhin in bekanntem Umfang an. Verbesserte Synergien zwischen den
Fachbereichen und Abteilungen durch r?umliche N?he sind nicht bzw. nur in sehr
geringem Umfang zu erwarten. Bei der Bewertung der Neubauvariante wurde zu Grunde
gelegt, dass die Anforderungen an das Geb?ude in den vorliegenden Gutachten des
FM NRW, PwC und Drees & Sommer vordefiniert wurden und entsprechend in der
weiteren Planung ber?cksichtigt werden. Die Umsetzung der Prozessanalyse sowie
der erforderlichen Fl?chen- und Anforderungsbedarfe werden von Drees &
Sommer als realistische Planungsziele eingesch?tzt, die im weiteren
Planungsverlauf zu detaillieren und erfolgreich umzusetzen sind. Die
vollst?ndige Umsetzung der Prozessanalyse und der Organisationsuntersuchung ist
nur in der Neubauvariante umzusetzen
Im Rahmen einer Neubauma?nahme sind die zu erwartenden
Risiken, hier insbesondere Baurecht, im Wesentlichen durch die Verwaltung
selbst einzusch?tzen und zu beeinflussen.
In der Kostenbetrachtung wird ersichtlich, dass im
Falle eines Neubaus die Investitionen im Verh?ltnis unwesentlich geringer
ausfallen als in der Sanierungsvariante. Die Risiken der Sanierungsvariante und
deren monet?re Bewertung sind in den Vergleich nicht eingeflossen. Die gr??te
Beeinflussung der Life-Cycle-Costs und somit der Nebenkosten ist durch die
planerische Untersuchung von ressourcenschonenden, nachhaltigen Technologien im
Rahmen der Neubauvariante gegeben.
Im Vergleich zu den Varianten 0 und 1 kann die Planung
eines Neubaus auf die
Fl?chenbedarfe von heute abgestellt werden,
?berh?ngige, ineffiziente Fl?chen und deren Nebenkostenanteile sind auf ein
Mindestma? reduziert. Zudem kann durch langfristige Betrachtung eine
Ber?cksichtigung der Stadtentwicklung im Rahmen der Planung erfolgen. Zuk?nftig
nicht ben?tigte Fl?chen k?nnen durch einfache Planungsvorgaben zu
abgeschlossenen, eigenen Einheiten umgenutzt oder teilvermietet werden.
Eine umfangreiche Nutzwertanalyse, dessen
Bewertungskriterien im Rahmen eines Workshops auch mit Unterst?tzung aller im
Rat vertretenen Fraktionen Ende 2012 erarbeitet wurden, zeigt im Ergebnis die
Vorteilhaftigkeit der Neubauvariante. Das Ergebnis der Nutzwertanalyse ist als Anlage
7 beigef?gt.
Das von Drees & Sommer festgestellte notwendige
Raumprogramm zeigt nach einer detaillierten Betrachtung / Pr?fung aller Bereich
einen Fl?chenbedarf von rd. 9.400 m?. Hierbei ber?cksichtigt sind auch
(gesch?tzte) Fl?chen f?r die VHS als auch f?r die Musikschule und B?cherei. Im
Bestand werden hierf?r insgesamt rd. 10.400 m? ben?tigt, d.h. durch einen
Neubau ist eine Fl?chenreduzierung von rd. 1.000 m? m?glich. Die
Zusammenfassung des Raumprogramms ist als Anlage 8 beigef?gt.
Die immer mehr zunehmende Digitalisierung und die
stetig fortschreitende Entwicklung technischer M?glichkeiten innerhalb und
au?erhalb des Internets, f?hrt zu ver?nderten Anspr?chen und Verhaltensweisen
einer immer gr??er werdenden Gruppe der Bev?lkerung. Gerade diese Entwicklung
wurde von Drees & Sommer bei den Organisations- und Fl?chenanalysen
ber?cksichtigt.
Nach erneuter eigehender Beratung der Ergebnisse wurde
zwischen Politik und Verwaltung entschieden, Drees & Sommer mit der Pr?fung
einer weiteren Variante zu beauftragen. Die Pr?fung der Variante ?Sanierung
VGI und Neubau als Erg?nzung zum VGI? wurde im Juni 2013 beauftragt. Der
Bericht zur Pr?fung dieser Anbauvariante ist als Anlage 9 beigef?gt. Als
Ergebnis wird festgestellt, dass sich auf Basis der Bewertung Drees &
Sommer die Neubauvariante mit 311 T? g?nstiger darstellt als die Sanierungs- /
Anbauvariante. Dies resultiert ma?geblich aus der Aufrechterhaltung des
Betriebs der Geb?ude VG II, VG III und Kaiserstra?e 69 bis zur Fertigstellung
der Sanierungsma?nahmen im VG I. Drees & Sommer verweist im Bericht u.a.
auch darauf, dass f?r den Grundst?cksbereich s?dlich des VG I kein g?ltiger
Bebauungsplan vorliegt. Ob das Ma? der baulichen Nutzung zul?ssig ist, konnte
aufgrund des fehlenden Bebauungsplans nicht gepr?ft werden. Erforderliche
Feuerwehrumfahrten, Rettungswege etc. konnten ebenfalls aufgrund fehlender
Baugrenzen nicht ?berpr?ft werden.
Arbeitsschutz / Betriebssicherheitsverordnung in den
Verwaltungsgeb?uden
Mit Umsetzung der EG-Richtlinie 89/391/EWG
(Rahmenrichtlinie Arbeitsschutz) in nationales Recht wurden durch Novellierung
des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) zum 31.10.06 und Inkrafttreten des
Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) am 07.08.96, sowie der
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)?
vom 27.06.02 hinsichtlich des Arbeitsschutzes und der
Gesundheitsvorsorge neue Anforderungen ? auch an die Kommunen ? gestellt. Gem??
?? 5 und 6 des Arbeitsschutzgesetzes sowie ? 3 der
Betriebssicherheitsverordnung? ist die
Kommune zur Durchf?hrung einer Beurteilung der auf die Mitarbeiter einwirkenden
Gef?hrdungen und Belastungen, die Ma?nahmen des Arbeitsschutzes erfordern,
verpflichtet.
Hierbei sind neben den ?klassischen? Gef?hrdungen
durch mechanische, thermische oder chemische Einfl?sse auch Aspekte der
Ergonomie und Qualifikation sowie psychische Belastungen zu ber?cksichtigen.
Im November 2014 erfolgte die letzte Begehung der
Verwaltungsgeb?ude I-III sowie des Objektes Kaiserstra?e 69. Die
Begehungsprotokolle ergeben zum Teil relevante Handlungsempfehlungen. Hierzu
geh?rt beispielsweise die Sicherstellung bzw. die ?berpr?fung der Fluchtwege im
VG III. Zudem besteht durch die andauernde Feuchtigkeit im Kellerbereich immer
wieder die Notwendigkeit, Schimmelpilzbelastungen zu vermeiden bzw. zu
entfernen. Gegen?ber den Mitarbeiter/innen besteht eine F?rsorgepflicht, d.h.
jegliche Gesundheitsgef?hrdungen m?ssen ausgeschlossen sein bzw. werden.
Brandschutz
Im Rahmen eines i.d.R. j?hrlich stattfindenden
Grundsatzgespr?ches zwischen dem Immobilienmanagement, der Leitung der
Feuerwehr sowie der Bauaufsichtsbeh?rde wurde das Immobilienmanagement im
Februar 2015 von der Leitung der Bauaufsicht darauf hingewiesen, dass die
Verwaltungsgeb?ude der Stadt Schwelm schon seit vielen Jahren erneut einer
Brandschau unterzogen werden m?ssten. Das letzte Brandschutzgutachten datiert
aus dem Jahre 2007. Die Leitung der Feuerwehr best?tigte die Notwendigkeit der
Durchf?hrung von regelm??igen Brandschauen. Aufgrund der dargestellten
Dringlichkeit wurde die Brandschauen in den Verwaltungsgeb?uden I, II und III
Mitte Februar 2015 durchgef?hrt.
Als Ergebnis dieser Begehungen kann festgehalten
werden, dass insbesondere in den Verwaltungsgeb?uden I und II erhebliche M?ngel
hinsichtlich des Brandschutzes festgestellt wurden und die seit dem Jahr 2007
durch das Brandschutzgutachten festgesetzten Ma?nahmen im VG I in einem nicht
ausreichendem Ma?e umgesetzt wurden. Die M?ngel ? insbesondere bei der
Sicherstellung der Rettungswege ? sind so gravierend, dass die Leitung der
Bauaufsicht eine unverz?gliche M?ngelbeseitigung angemahnt hat. Der
Brandschutzsachverst?ndige kommt gar zu der Erkenntnis, dass ?zum jetzigen
Zeitpunkt kein ausreichender Personenschutz f?r das VG I attestiert werden
kann.?
Dieser Auffassung schlie?en sich die Leitungen der Feuerwehr und Bauaufsicht
vollumf?nglich an.
Stadtentwicklung
Wie bereits dargestellt, wurde durch den Beschluss des
Rates im Jahr 2009, das Stadtentwicklungskonzept ?Zukunft Schwelm? bis zum Jahr
2020 umzusetzen, auch das Ziel festgelegt, die Verwaltung zu einer
b?rgerfreundlichen und dienstleistungsorientierten Verwaltung zu entwickeln.
Zudem wurde das Ziel festgelegt, ein B?rgerzentrum zu schaffen. Durch die
dezentrale Struktur ist diese Zielerreichung nicht m?glich. Dies wurde auch im
Rahmen der durchgef?hrten Organisationsuntersuchung deutlich. Eine Verwaltung
muss so aufgestellt sein, dass sie integrative Planungs- und
Gestaltungsprozesse bef?rdern kann. Querschnittsreferate/fachbereiche,
Stabstellen oder ?bergeordnete Arbeitsgruppen k?nnen hierbei helfen.
Stadtentwicklung wird heute zunehmend als Gemeinschaftsaufgabe verstanden. Eine
integriert arbeitende und mit Akteuren vernetzte Verwaltung ist daher
notwendige Basis.
Durch ein zentrales B?rgerzentrum besteht nicht nur
die M?glichkeit, den Haushalt ?ber Jahrzehnte zu entlasten, sondern auch die
Schaffung eines f?r die B?rgerinnen und B?rger attraktiven zentralen
Anlaufpunktes. Die Stadtentwicklung insbesondere im Zentrum der Stadt ist von
einer wesentlichen Bedeutung. Der Standort eines neuen B?rgerzentrums demnach
ideal. Es besteht eine kurze Entfernung zum Siedlungsschwerpunkt (Bereich
Fu?g?ngerzone). Der derzeitige Standort wird von den B?rger/innen stark
frequentiert und stellt schon jetzt einen Schwerpunkt kommunaler Verwaltung
dar. Das Grundst?ck ist fu?l?ufig gut an den Siedlungsschwerpunkt
angeschlossen. G?nstig ist auch die r?umliche Beziehung zum Park, der als
Aktionsraum f?r die B?rger/innen, auch nach Realisierung von Erweiterungen, an
diesem Standort zur Verf?gung steht. Optimal ist die Lage an drei
innerst?dtischen Stra?en (Wilhelmstra?e/Moltkestra?e/Schillerstra?e). Demnach
besteht eine sehr gute Erreichbarkeit des Standortes. Im Zuge von m?glichen
Verkehrsberuhigungen k?nnte die Wilhelmstra?e bis zur Einm?ndung der
Moltkestra?e entsprechend gestaltet werden, m?glichst ohne den Verkehr
auszuschlie?en.
Die Einbindung in den ?ffentlichen Verkehrsraum ist
als g?nstig zu bezeichnen. Auch in Bezug auf die Erkennbarkeit des Standortes
sind gute Voraussetzungen einer neu zu schaffenden Eingangssituation und damit
einhergehenden ?ffnung zur Stadtmitte gegeben. Die n?chste Haltestelle des ?PNV
ist ca. 200m vom Standort entfernt (Haltestelle Kreishaus).
Der Schwelmer Bahnhof kann durch die bestehenden
Buslinien in ca. 3 min erreicht werden. Der Standort liegt ca. 100m ? 200m
nord?stlich der Fu?g?ngerzone? (Siedlungsschwerpunkt).
Eine gute fu?l?ufige Erreichbarkeit ist gegeben. Die Eingangssituation kann in
Richtung Park / Fu?g?ngerzone / Wilhelmstra?e ausgerichtet werden.
Den B?rger/innen kann f?r eine Vielzahl von
Einrichtungen ein zentraler barrierefreier Anlaufpunkt in der Stadtmitte
(B?cherei / VHS / Musikschule) geschaffen werden. Erg?nzend kann ?ber die
Schaffung eines kulturellen Mittelpunktes in der Stadtmitte (Konzerte /
?Musikmuschel? / Ausstellungen /Pr?sentationen /ggf. Einbindung eines Cafes)
nachgedacht? werden. Ggf. kann eine
Vermietung von R?umen an Institutionen, die von den B?rger/innen stark
frequentiert werden (z.B. Familien-, Pflegeberatung) erfolgen.
Die aktuelle politische Diskussion ?ber die Verortung
der st?dtischen Musikschule und Volkshochschule zeigt, dass die Relevanz dieser
Einrichtungen noch st?rker erkannt wurde und eine Unterbringung in einem
B?rgerzentrum partei?bergreifend bef?rwortet wird. Der Neubau soll zudem eine
zentrale Anlaufstelle f?r die Elektromobilit?t darstellen, d.h. bei der Planung
soll und wird dieser zukunftweisende Aspekt eine wesentliche Rolle spielen. So
k?nnen z.B. die Vorbereitungen getroffen werden, um den st?dtischen Fuhrpark
bei Bedarf auf den Betrieb mit Strom umzustellen.?
Standortvorteile des
Neubaus
Weiterhin vorteilhaft ist der Standort hinsichtlich
einer m?glichen Zusammenarbeit mit der Kreisverwaltung. Hier besteht ggf. die
M?glichkeit, den zwingend notwendigen und au?erhalb des Geb?udes
unterzubringenden Back-Up-Serverraum in den R?umen der Kreisverwaltung
unterzubringen.? Weiterhin ben?tigt die
Kreisverwaltung einen Kreistagssaal, der auch Menschen mit Behinderung
zug?nglich sein muss. Durch einen modular aufgebauten Mehrzweck-(Rats)saal
besteht ggf. die M?glichkeit, die Kreistagssitzungen im neuen Rathausgeb?ude
stattfinden zu lassen.
Nicht nur bei der notwendigen
Funktionalit?t/Flexibilit?t des Geb?udes sondern auch hinsichtlich der
Organisationsentwicklungsplanung ist anzumerken, dass neben den Fragen der
quantitativen Entwicklung des Personalbestandes insbesondere auch Fragen der
k?nftigen Organisationsentwicklung zu betrachten sind. So muss man durchaus die
Frage stellen: ?Wie wird sich die Verwaltung in den n?chsten Jahren entwickeln
??. So ist es nicht unwahrscheinlich, dass durch neue Gesetze oder auch
gesellschaftliche Ver?nderungen die Aufgaben- und Organisationsstrukturen neu
zu definieren und anzupassen sind.
Der Einsatz von Informations- und
Datenverarbeitungstechnologien wie z.B. geographischen Informationssystemen
(GIS) oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bedingen weitreichende
Ver?nderungsprozesse der Arbeitsbeziehungen der Verwaltung zwischen
Organisationseinheiten, den politischen Entscheidungstr?gern, B?rgerinnen und
B?rgern oder anderen Verwaltungseinheiten au?erhalb der Stadtverwaltung
Schwelms.
Bei der Planung k?nftiger Organisations- und
Raumkonzepte ist es daher zweckm??ig, die voraussichtlichen Entwicklungen
k?nftiger Arbeits- und Kommunikationsformen im Sinne von Zukunftsprognosen
(keine Vorhersagen) einzusch?tzen und ihre absehbaren Auswirkungen auf
organisatorische und r?umliche Konzepte zu ber?cksichtigen. Exemplarisch sei an
dieser Stelle die m?gliche Einf?hrung des DMS sein. Organisations- und
Raumkonzepte m?ssen im Ergebnis prognostizierbare Entwicklungen
ber?cksichtigen, gleichzeitig aber auch gen?gend Flexibilit?t aufweisen, um auf
nicht prognostizierbare Ver?nderungen weitgehend vorbereitet zu sein.
Demografie
Der demografische Wandel, insbesondere die Alterung
und die Ausdifferenzierung der Lebensformen erfordert Umbauten, Umnutzungen,
Erg?nzungen und R?ckbauten in Geb?uden und Quartieren. Dies ist auf
intelligente Weise mit dem ?kologischen Umbau der Stadt zu verbinden. Gerade in
Gesellschaften mit Bev?lkerungsr?ckgang werden die zuk?nftigen Aufgaben nur
bew?ltigt werden k?nnen, wenn ?ltere B?rgerinnen und B?rger l?nger aktiv
bleiben ? beruflich wie ehrenamtlich. Der alters- und familiengerechte
Wohnungsneubau und die altersgerechte Modernisierung im Bestand sind auch eine
Aufgabe sozialer Wohnungspolitik. Gemischte Stadtstrukturen, kurze Wege,
bezahlbare Mieten und altersgerechte Wohnungen sind f?r ?ltere Menschen eine
Voraussetzung, um m?glichst lange in der angestammten Umgebung bleiben zu
k?nnen. Sie sind ebenfalls f?r Familien wichtig, um in der Stadt wohnen zu
k?nnen. In kompakten Geb?ude- und Stadtstrukturen lassen sich demografische und
?kologische Ziele am besten verbinden.
Neben der Schaffung eines B?rgerzentrums im Bereich
des derzeitigen Standortes VG II kann durch den Verkauf des Verwaltungsgeb?udes
I die M?glichkeit geschaffen werden, diesen altersgerechten Wohnungsbau s?dlich
des Grundst?ckes Hauptstr. 14 abzubilden. Das?
Verwaltungsgeb?ude I, welches verkauft und nach Ansicht der Verwaltung
zu einem Mehrgenerationenhaus umgebaut werden soll, steht der Erschlie?ung nach
ersten ?berlegungen und Planungen bzgl. der Grundst?cksfl?chen nicht entgegen.
Fortschreibung
der Wirtschaftlichkeitsberechnung
Unter
Ber?cksichtigung, dass die Wirtschaftlichkeitsberechnung des FM NRW aus dem
Jahre 2012 datiert und sich die Rahmenbedingungen insbesondere auf dem
Zinsmarkt erheblich ver?ndert haben, bedarf die Fortschreibung der
Wirtschaftlichkeitsberechnung besonderer Beachtung. Die in Ziffer 2 des
Beschlussvorschlages hierf?r ber?cksichtigten Finanzmittel H?he von 20.000 ?
sind eine Sch?tzung und k?nnen derzeit noch nicht belastbar berechnet werden.
St?rkungspaktkommune
Die Stadt Schwelm geh?rt seit dem Jahr 2012 zum Kreis
der St?rkungspaktkommunen. Demnach gelten f?r die Aufstellung bzw. die
erforderliche Genehmigung eines Etats Richtlinien / Erlasse des Ministeriums
f?r Inneres und Kommunales des Landes NRW.
Durch den entsprechenden Erlass vom 7.3.2013 zu ? 6
St?rkungspaktgesetz besteht die M?glichkeit, dass auch solche Ma?nahmen zum
Gegenstand der Sanierungsplanung gemacht werden k?nnen, deren
Wirtschaftlichkeit sich nur ?ber einen l?ngeren Zeitraum darstellen lassen. Die
Errichtung eines zentralen B?rgerzentrums stellt eine solche Ma?nahme dar, da
sich die finanzwirtschaftliche Situation verbessert werden kann. Wie bereits
dargestellt, wurde die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung u.a. von der
Bezirksregierung Arnsberg als Kommunalaufsicht begleitet. Die
St?rkungspaktmittel laufen nach aktuellem Stand im Jahre 2021 aus. Die Vorgabe
der Kommunalaufsichten, auch langfristige wirtschaftliche Ma?nahmen umzusetzen,
f?hren unter Ber?cksichtigung des betrachteten Zeitraumes von 27 Jahren zu der
Notwendigkeit, gemeinsam mit der Kommunalaufsicht einen gangbaren Weg der
Finanzierung zu finden.
F?rdermittel
Im Rahmen der Abarbeitung der Beschlussvorschl?ge
werden von der Verwaltung die F?rder- und Zuschussm?glichkeiten gepr?ft. Nach
aktueller Aussage der NRW.Bank werden umfangreiche Zuschuss- und
F?rderprogramme angeboten. Erste kurze Darstellungen ?ber m?gliche F?rderprogramme
sind als Anlage 10 beigef?gt. Zudem wurde in einem pers?nlichen Gespr?ch
mit der Leitungsebene der NRW.Bank eine Unterst?tzung bei der Akquirierung von
F?rdermitteln zugesagt.
In der Kabinettssitzung der Bundesregierung wurde am 18.3.2015 der vom Bundesfinanzminister erstellte Entwurf eines Gesetzes zur F?rderung von Investitionen finanzschwacher Kommunen als Tagesordnungspunkt behandelt. Hintergrund dieses Gesetzentwurfes ist, dass finanzschwache Kommunen erforderliche Investitionen, z. B. zur Instandhaltung, Sanierung und zum Umbau der ?rtlichen Infrastruktur, h?ufig nicht finanzieren k?nnen.
Mit dem vorliegenden Gesetzentwurf leistet der Bund einen Beitrag, dieser Entwicklung durch die F?rderung von Investitionen finanzschwacher Kommunen zu begegnen. Mit der Einrichtung eines vom Bund mit Mitteln in H?he von 3,5 Milliarden Euro ausgestatteten Sonderverm?gens im Jahr 2015, aus dem in den Jahren 2015 bis 2018 Investitionen von als Folge von Strukturschw?che finanzschwachen Kommunen mit einem F?rdersatz von bis zu 90 % gef?rdert werden.
Zudem wird der Bund den Kommunen im Jahr 2017 weitere
1,5 Milliarden Euro zur Verf?gung stellen, um ihnen so weitere Spielr?ume f?r
zus?tzliche Investitionen zu er?ffnen. Die Verwaltung ist durchaus der Ansicht,
dass diese F?rdermittel eine Grundlage zur Unterst?tzung dieses Projektes
darstellen k?nnen.
Zusammenfassung
?
Die
Gegen?berstellung der Alternativen Sanierung und Neubau ?ber den
Betrachtungszeitraum von 27 Jahren zeigt, dass eine Zentralisierung der
Verwaltung bei der ganzheitlichen Betrachtung aller zu ber?cksichtigenden
Kosten- und Erl?sbestandteile einen Konsolidierungsbeitrag von rd. 3,1
Millionen ? aufweist und damit die wirtschaftlichste Variante darstellt.
Das Ergebnis wurde durch eine Nutzwertanalyse best?tigt (Optimierung der
Wegezeiten, Nutzung von verwaltungsinternen Synergieeffekten, Erh?hung der
Nutzerfreundlichkeit).
?
Die
durchgef?hrte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durch das Finanzministerium
des Landes Nordrhein-Westfalen sowie die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung
bzw. Prozessanalyse zeigen, dass eine zentralisierte Verwaltung die
M?glichkeit schafft, alle monet?ren und nichtmonet?ren Vorteile vollumf?nglich
zu nutzen. Die Suche nach einem Standort f?hrte bisher immer zu den
Liegenschaften in der Moltkestra?e /
Schillerstra?e. Kein anderer Standort innerhalb
des Stadtgebietes bietet insbesondere f?r die B?rger/innen die im Sachverhalt
dargestellten Vorteile. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sehen einen
Neubau vor.
?
Die
durch einen Neubau erhebliche Reduzierung der Energiekosten entlastet
die Umwelt in einem betr?chtlichen Umfang. F?r die B?rgerinnen und B?rger
dieser Stadt als auch f?r das Klimaschutzziel der Bundesregierung ist die
Reduzierung des CO?-Aussto?es von gro?er Bedeutung.
?
Neben
der nicht unerheblichen Haushaltsentlastung sowie der f?r die B?rger/innen der
Stadt entstehenden Vorteile eines zentralen B?rgerzentrums muss auch die
Grundlage f?r eine dienstleitungsorientierte Verwaltung geschaffen
werden. Den Mitarbeiter/innen der Verwaltung m?ssen Arbeitspl?tze zur Verf?gung
gestellt werden, die den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen.
?
Durch
einen Neubau wird an zentraler Stelle der Stadt Schwelm die M?glichkeit einer
weiteren attraktiven und integrativen Stadtentwicklung begr?ndet.
?
Der
Beschluss ?ber diese Vorlage stellt einen Grundsatzbeschluss zum Neubau
eines B?rgerzentrums dar. Ziel muss es sein, dass dieser partei?bergreifend
als wesentlicher Bestandteil der st?dtischen Konsolidierungsbem?hungen gesehen
wird. Die B?rger/innen haben nicht nur einen Anspruch auf eine effektive,
kosteng?nstige, barrierefreie und dienstleistungsorientierte Verwaltung
sondern auch auf ein zentrales B?rgerzentrum, in dem die insbesondere unter
Ber?cksichtigung der Demografie notwendigen Angebote vorgehalten werden.
?
Nach
Fassung des Grundsatzbeschlusses zur Priorisierung der Neubaul?sung wird die
Verwaltung zur Vorbereitung und Umsetzung aller weiteren Schritte eine
verwaltungsinterne Projektlenkungsgruppe gr?nden, die die weiteren
Verfahrensschritte vorbereitet und umsetzt.
Vorab wird darauf hingewiesen, dass beim Papierversand dieser Sitzungsvorlage wegen des Umfangs auf das Beif?gen der Anlagen verzichtet wird.
Beschlussvorschl?ge
1.??? Der Rat der Stadt Schwelm beschlie?t als Konsolidierungsma?nahme und zur nachhaltigen Entlastung des kommunalen Haushaltes unter Ber?cksichtigung des umfangreichen vorliegenden Datenmaterials aus der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung sowie der Prozessanalyse als Grundsatzentscheidung, dass die dezentral verorteten Verwaltungsgeb?ude I in der Hauptstra?e 14, das Verwaltungsgeb?ude II in der Moltkestra?e 24 sowie das Verwaltungsgeb?ude III in der Moltkestra?e 26 aufgegeben und in einem zentralen Verwaltungsgeb?ude eingebracht werden. Bei der Zusammenf?hrung ist der Fl?chenanteil, der f?r den Betrieb der B?cherei, der st?dtischen Musikschule sowie der Volkshochschule notwendig ist, nur dann zu ber?cksichtigen, wenn in der Planungsphase keine dauerhaften anderweitigen Unterbringungsm?glichkeiten gefunden werden.
2. Der Rat der Stadt Schwelm beauftragt die Verwaltung bei einer entsprechenden Beschlussfassung zu Ziffer 1 des Beschlussvorschlages, umgehend alle weiteren notwendigen Projektschritte vorzubereiten und durchzuf?hren, die f?r die weitere Umsetzung der Grundsatzentscheidung notwendig sind. Hierzu geh?rt u.a. die Fortschreibung / Aktualisierung der Wirtschaftlichkeitsberechnung, um die sich seit dem Jahr 2012 ge?nderten wesentlichen Rahmenbedingungen (wie z.B. Finanzierungsplanung unter Ber?cksichtigung St?rkungspaktkommune,? Ank?ndigung Investitionspaket des Bundes f?r den St?dtebau, Bilanzielle Auswirkungen, Geb?udezustand, Nutzungsdauer, Gef?hrdungsbeurteilung, Zinsentwicklung, F?rdermittel, etc.) ber?cksichtigen zu k?nnen. Von Beginn an erfolgt die Beteiligung der Bezirksregierung Arnsberg und des Ennepe-Ruhr-Kreises als zust?ndige kommunale Aufsichtsbeh?rden sowie des Rechnungspr?fungsamtes. F?r die Fortschreibung / Aktualisierung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung kann sich die Verwaltung unter Beachtung geltender Vergaberichtlinien einer externen Beratung bedienen. Hierf?r werden im Haushaltsjahr 2015 Finanzmittel in H?he von 20.000 ? zur Verf?gung gestellt.
3.??? Der Rat der Stadt Schwelm beauftragt die Verwaltung, die sich aus Ziffer 2 dieses Beschlussvorschlages ergebenden Ergebnisse vor der Fortsetzung / Beauftragung weiterer Ma?nahmen dem Hauptausschuss und Rat zur Entscheidung vorzulegen.
Finanzielle Auswirkungen:
|
Produkt Nr. 01.01.13.543160 |
Bezeichnung
Sachverst?ndigen,
Gerichts- und ?hnliche Kosten |
|
Aufwand |
Ertrag |
Einmalig |
Wiederkehrend?? |
Investiv |
Konsumtiv ?? |
Bedarf i. Haushaltsjahr 20000,00 |
Folgekosten 0,00 |
|
Im Etat enthalten:
|
ja |
|
|
nein |
|
Deckungsvorschlag:
Kann nicht unterbreitet
werden.