Sachverhalt:
In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 22.05.2013 wurde der aktuelle Sachstand zur Zeitplanung für die Erstellung der Jahresabschlüsse 2010 – 2013 vorgestellt.
Die Stadt Schwelm ist nach § 95 Abs. 3 der Gemeindeordnung Nordrhein – Westfalen gehalten, den vom Kämmerer aufgestellten und vom Bürgermeister bestätigten Entwurf des jeweiligen Jahresabschlusses innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres dem Rat zur Feststellung zuzuleiten. Der Rat stellt bis spätestens 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss durch Beschluss fest.
Der Jahresabschluss 2008 wurde durch den Ratsbeschluss vom 29.11.2012 (Sitzungsvorlage 227/2012) festgestellt, die Feststellung des Jahresabschlusses 2009 ist in der Ratssitzung am 20.06.2013 vorgesehen.
Die weiteren Jahresabschlüsse stehen noch aus.
Das Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen hat in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass für die Kommunen, die zur Zeit noch mehrere Jahresabschlüsse nicht festgestellt haben, in § 4 des NKF – Weiterentwicklungsgesetzes (NKFWG) eine Erleichterungsregelung aufgenommen wurde.
Danach sind der Anzeige des Jahresabschlusses 2011 die bis dahin noch nicht angezeigten Jahresabschlüsse aus Vorjahren beizufügen, wobei für diese die vom Kämmerer aufgestellte und vom Bürgermeister nach § 95 Abs. 3 GO NRW bestätigte Entwurfsfassung ausreicht.
Der Jahresabschluss 2010 soll unter Hinzuziehung dieser Vereinfachungsregel voraussichtlich am 12.11.2013 in den Rechnungsprüfungsausschuss eingebracht und am 28.11.2013 dem Rat vorgelegt werden.
Die Stadt Schwelm ist im Rahmen der Berichtspflichten gemäß § 7 Abs. 1 Stärkungspaktgesetz gehalten, auch die folgendenden Jahresabschlüsse zeitnah vorzulegen.
Die Jahresabschlüsse 2011, 2012 und 2013 sollen bis zum 30.09.2014 durch die Rechnungsprüfung des Ennepe – Ruhr - Kreises geprüft und dem Rat vorgelegt werden. Damit wird sichergestellt, dass der Jahresabschluss 2014 gemäß den Vorgaben der Gemeindeordnung und des Stärkungspaktgesetzes erstellt werden kann.
Zudem ist ab dem Jahr 2010 für jedes Jahr ein Konzernabschluss zu erstellen.
Um den Vorgaben entsprechen zu können, wird vorgeschlagen, befristet bis zum 31.12.2014 zwei zusätzliche Mitarbeiter/- innen einzustellen.
Hierfür ist mit Personalaufwendungen (KGST – Werte) zwischen 168.000 € und 190.000 € ( je nach Eingruppierung) zu rechnen.
Alternativ käme die Vorbereitung und Erstellung der jeweiligen Jahresabschlüsse durch Dritte (Wirtschaftsprüfer) in Betracht. Hierbei erfolgt die Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. Es muss mit Stundensätzen zwischen 70 € (Prüfungsassistent) und 100 € (Wirtschaftsprüfer) zuzüglich entstandener Auslagen und Umsatzsteuer gerechnet werden.
Die Jahresabschlüsse 2008 und 2009 wurden durch städtische Mitarbeiter erstellt.
Für den Jahresabschluss 2009 wurde rd. ½ Jahr Vorbereitungszeit mit ca. 1,3 Personen benötigt.
Rechnerisch ergibt sich ein Stundenaufwand von rd. 1400 Stunden.
Unterstellt man, dass eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für einen Jahresabschluss 1/3 weniger Stunden benötigt, wobei zu berücksichtigen ist, dass weiterhin Aufgaben in der Verwaltung (z.B. vorbereitende Abstimmung von Sachkonten) verbleiben, ergibt sich bei einem Stundenaufwand von 900 Stunden und einem durchschnittlichen Stundensatz von 85 €/ Stunde ein Betrag von 76.500 € zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer.
Für die Erstellung von vier Jahresabschlüssen muss somit mit rd. 300.000 € zuzüglich Auslagen ( geschätzt 20.000 € ) und Umsatzsteuer (rd. 60.000 € ) gerechnet werden.
Es ergibt sich ein Gesamtbetrag von rd. 380.000 €.
Hinzu käme der Aufwand für die Erstellung der Konzernabschlüsse. Hier liegen noch keine Erfahrungswerte vor.
Zudem wären weiterhin, wie oben dargestellt, umfangreiche Vorbereitungs- und Zuarbeiten (Zusammenstellen von Unterlagen, Beantwortung von Rückfragen etc.) durch städtische Mitarbeiter erforderlich. Auch führt diese Vorgehensweise seitens der Verwaltung nicht zu einer Routine bei der Abarbeitung der weiteren Jahresabschlüsse.
Daher wird von der Verwaltung die befristete Personalverstärkung befürwortet.
Beschlussvorschlag:
Der Hauptausschuss empfiehlt die projektbezogene Einstellung von zwei
Mitarbeitern/- innen bis zum 31.12.2014 im Rahmen der Vorbereitung und Erstellung der Jahresabschlüsse/Konzernabschlüsse 2010 – 2013.