Der Fachbereich 1 stellt zwei Präsentationen zur Entwicklung der Überstunden und Urlaube sowie des Personalkosten-Controllings vor.

 

Frau Liebscher (Fachbereich 1) erläutert die Handhabung des Arbeitszeitkontos und dessen maximale Plus- bzw. Minusstunden (Anlage 1).

Seit Ende 2017 seien hier zur Differenzierung und besseren Steuerungsmöglichkeit für jeden Mitarbeiter das Arbeitszeitkonto in ein Gleitzeitkonto und ein Sonderkonto für angeordnete Mehrarbeit aufgeteilt worden. Zum 31.12.2017 erfolgte erstmals eine Kappung, der über den Maximalbetrag hinausgehenden Plusstunden.

 

Die auf dem Sonderkonto verbuchten Mehrarbeitsstunden werden nicht gekappt. Eine Rückstellungsbildung für Überstunden erfolgt seit 31.12.2017 nur für die Stunden auf dem Sonderkonto.

Der Abbau der Stunden auf dem Sonderkonto kann durch Auszahlung oder Übertragung in das Gleitzeitkonto erfolgen.

 

Tendenziell wird der Abbau von Überstunden aus dem Gleitzeitkonto einem Abbau von Urlaubstagen vorgezogen, da die Mitarbeiter einer Kappung der Stunden zum Jahresende entgehen möchten.

 

Die Ausschussmitglieder diskutieren über die Einsparungsmöglichkeiten sowie den Verschiebungen zwischen Personalaufwand und Überstunden und den Gründen für Überstunden.

 

Herr Gießwein bittet um Informationen zu den Ursachen der Mehrarbeit. Er fragt an, ob diese nur auf unbesetzte Stellen oder Krankheitsvertretungen zurückzuführen seien. Die Summe der Überstunden aus beiden Arbeitszeitkonten entspreche ungefähr 5 Stellen. Dagegen sei die Personalausstattung der Verwaltung offiziell als ausreichend eingeschätzt worden

 

Frau Heringhaus (Fachbereichsleiterin 1) führt aus, dass ein großer Anteil der angeordneten Überstunden nicht aus unbesetzten Stellen resultiere, sondern bei den Fachbereichsleitern und deren Stellvertretern durch die Teilnahme an Rats- und Ausschusssitzungen, Veranstaltungen und besonderen Projekten entstehe.

 

Herr Lenz (CDU-Fraktion) fragt nach der Gesamtzahl der Überstunden im Betrachtungszeitraum, warum es keine Begrenzung der Überstunden im Laufe des Jahres gebe und woher die Maximalwerte für das Gleitzeitkonto kommen.

 

Frau Heringhaus gibt an, dass diese Maximalwerte aus der Dienstvereinbarung und den damaligen Erfahrungen stammen. Hier sei eine Aktualisierung angebracht. Da erst mit dem Jahresende 2017 die Kappung eingeführt worden sei, müsse die weitere Entwicklung beobachtet werden. Eventuell sei ein Übergang zur monatlichen Überprüfung und Kappung der Stunden sinnvoll.

 

Eine Aufstellung der Gesamtüberstunden wird nachgereicht.

 

Die zweite Präsentation (Anlage 2) befasst sich mit dem Personalkosten-Controlling. Hierzu erläutert Frau Riemann (stellvertretende Fachbereichsleiterin 1) die Unterschiede zwischen der Sichtweise des Controllings und der Planung.

Bei der Planung gehe es um die Einhaltung des von der Politik beschlossenen Budgets. Das Controlling zeige die tatsächliche Umsetzung. So falle eine Prognose zu Beginn des Jahres meist höher aus, da beispielsweise von einer schnellstmöglichen Stellenbesetzung bei Ausschreibungen ausgegangen werde. Dies werde im Laufe des Jahres immer mehr an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst.

 

Herr Gießwein fragt nach, wie Einsparungen durch interne Besetzung zu verstehen seien, da ja in solchen Fällen die bisherige Stelle neu besetzt werden müsse. Dies führe in der Übergangszeit wieder zu einem Anstieg der Überstunden. Weiterhin bittet er um Informationen wie bei einer Unterschreitung der Personalkosten gegengesteuert werde.

 

Frau Riemann erklärt, dass es sich bei den Umsetzungen um Fälle handele, bei denen sich entweder der Aufgabenumfang reduziert habe (sinkende Fallzahlen)  oder der besondere Zweck entfallen ist (Erzieherin für behinderte Kinder oder sonstige Sonderaufgaben).

 

Eine Unterschreitung der Personalkosten sei in den letzten Jahren nicht geschehen, so dass bisher keine Gegensteuerungsmaßnahmen erforderlich waren. Frau Riemann bestätigt zwar, dass eine Unterschreitung eigentlich häufiger vorkommen könnte als eine Überschreitung, aber nach den Ergebnissen des Arbeitskreises Controlling sei eine Absenkung der Personalkosten von der reinen Lehre bereits in den Ansätzen berücksichtigt worden.

 

Herr Flüshöh weist auf den Anstieg der Urlaubs-Rückstellungen im Vergleich zu den Überstunden-Rückstellungen hin und bittet um Klärung, warum hier keine Kappung vorgesehen sei. Ferner bittet er um Angabe von Gegensteuerungsmaßnahmen für die verbleibenden Monate bis zum Jahresende bezüglich der Abweichung vom Planansatz.

 

Frau Riemann führt aus, dass die Abweichung der Personalkosten bereits die Tariferhöhung beinhalte. Der von der Politik beschlossene Eckdatenbeschluss habe - nach Verständnis der Personalabteilung - die Tariferhöhung nicht eingeschlossen.

Sofern die Tariferhöhung herausgerechnet werde, betrage die Abweichung rund 40.000 €. Sollte die Interpretation des Eckdatenbeschlusses (s.o.) von der Politik anders gesehen werden, könne die größere Abweichung voraussichtlich nur noch durch eine Wiederbesetzungssperre bis zum Jahresende aufgefangen werden.

 

Herr Flüshöh spricht sich dafür aus, den Eckdatenbeschluss für das Haushaltsjahr 2019 genauer zu definieren.