Beschluss: Vorberatung - Kenntnis genommen und weiter

Herr Tilly erläutert, dass die Verwaltung durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zukünftig datenbankgestützt verwaltet werde. Das DMS ersetze die frühere Registratur. Im Hinblick auf die Zentralisierung der Verwaltung wolle man mit möglichst wenig Fläche für die Ablage planen. Des Weiteren werde das DMS eine digitale Bearbeitung von diversen Vorgängen für den Bürger mit sich bringen. Das Land habe letzte Woche einen ersten Dienst zur Verfügung gestellt.

Das DMS stärke die interkommunale Zusammenarbeit zwischen den Städten des Ennepe-Ruhr-Kreises. Schwelm arbeite insbesondere mit der Stadt Witten zusammen, die auf diesem Gebiet bereits seit 2008/2009 tätig und damit führend sei. Daher sei in Vorbereitung, mit der Stadt Witten einen öffentlich-rechtlichen Vertrag abzuschließen, in dem u.a. der Support und die Zusammenarbeit geregelt werde. Zunächst werden Altakten vernichtet und anschließend mit der Digitalisierung der noch vorzuhaltenden Altbestände begonnen.

 

Herr Tilly beantwortet diverse Fragen der Ratsmitglieder, u.a. zu der Zuverlässigkeit von Datenträgern sowie zu dem mit der Digitalisierung verbundenen zusätzlichen Personal- und damit Kostenaufwand.

 

Herr Flüshöh bringt zum Ausdruck, dass er einerseits begrüße, dass Schwelm sich mit anderen Städten gemeinsam zu diesem Thema auf den Weg mache, andererseits aber diskutiert werden müsse, was als Landesaufgabe zwingend digitalisiert werden müsse und welche Bereiche freiwillig umgestellt werden können. Er kündigt frühzeitig an, dass die CDU-Fraktion bei Erörterung des Stellenplans zusätzlichen Personalbedarf ausdiskutieren werde.

 

Frau Grollmann weist darauf hin, dass Schwelm allein die Aufgabe nicht bewältigen könne und daher der Abschluss des öffentlich rechtlichen Vertrages im Einvernehmen mit den Städten im Kreis – interkommunal – vereinbart worden sei.

 

Herr Gießwein wendet ein, dass einerseits die erforderlichen Personalkosten dargestellt werden müssen, aber es andererseits auch einen Einsparungseffekt geben müsse. In diesen Abwägungsprozess sollte die Politik eingebunden werden.

 

Herr Tilly bestätigt die Aussage des Herrn Flüshöh, dass es eine gesetzliche Verpflichtung zur Umstellung gebe, soweit es um Aufgaben des Bundes oder des Landes gehe. Zu bedenken sei jedoch, dass die Umstellung auch mit einer Mentalitätsveränderung in der gesamten Verwaltung einhergehe, die in allen Köpfen stattfinden müsse. Zu der Personalfrage bittet er zu bedenken, dass wenn ein solches System eingeführt sei, dieses permanent laufen und personell begleitet werden müsse.

 

Herr Flüshöh bestreitet nicht, dass es in dem einen oder anderen Bereich eine personelle Aufstockung geben müsse, aber schon die Frage zu erörtern sei, wo fallen Personen weg und wo könne jemand befähigt werden, die Aufgabe zu übernehmen.

 

Frau Grollmann erklärt, dass sich die Verwaltung in den letzten Monaten sehr intensiv mit der Fragestellung beschäftigt habe und einvernehmlich der Auffassung sei, dass das vorhandene Personal die zu erfüllenden Anforderungen nicht erbringen könne. Es sei ohnehin fraglich, ob zeitnah derart qualifiziertes Personal überhaupt zu finden sei.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Kenntnisnahme festgestellt