Mitteilung Archiv

 

Da das Thema so viele Menschen und auch sie selbst als Verwaltungschefin beschäftige, gibt Frau Bürgermeisterin Grollmann eine Mitteilung zur Angelegenheit Archiv.

Sie stellt im Wesentlichen nachstehend aufgeführte Fakten vor und erläutert diese im Einzelnen:

 

¦  Alle aus dem Archiv entfernten Akten sind noch vorhanden.

¦  Ohne Zustimmung der Verwaltung bzw. der Verantwortlichen wurden die Akten - auch die nicht weg sollten - aus dem Archiv entnommen.

¦  Die Angelegenheit nimmt eine gute Wende – die Akten können an das Archiv zurückgeführt werden und finden auch dort Platz.

¦  Vor Rückführung erfolgt eine Sichtung durch den LWL, der die Stadt unterstützt.

¦  Es gab zu keinem Zeitpunkt am Haus Martfeld einen Container zum Entsorgen der Archivakten.

¦  Es ist ein Schlüsselverzeichnis und eine Alarmanlage vorhanden – wer einen Schlüssel zum Archiv hat, ist seit gestern bekannt – es gibt nicht zahlreiche Berechtigte, die Zugang zum Museum und Archiv haben.

¦  Durch ständige und zahlreiche räumliche Veränderungen seit 2012, mussten  Akten vielfach hin und her transportiert werden.

¦  Hierdurch und durch Krankheit, Reduzierung von Stellen, Pensionierung waren 3 auf 1 ½ Stellen reduziert, so dass der Überblick teilweise verloren ging.

¦  Die im Dienst befindlichen Kräfte haben ihre Arbeit in diesen Phasen nach bestem Wissen und Gewissen fortgeführt.

¦  Sie stellt sich vor ihr Personal und wird zu keinem Zeitpunkt Schuldzuweisungen in der Öffentlichkeit vornehmen. Sie ist der festen Überzeugung, dass ihr Team zu jedem Zeitpunkt nach bestem Wissen und Gewissen gearbeitet hat.

¦  Es gibt bisher nur ein überaltertes handschriftliches Archivverzeichnis – alle Dinge müssen nun nach und nach in ein Programm eingearbeitet werden.

¦  Sie konnte feststellen, dass das Archiv sauber und ordentlich geführt ist – das Archiv entspricht aber nicht den Kriterien eines zukunftsorientierten Archivs nach § 10 des Archivgesetzes im Bereich der Pflichtaufgaben.

¦  Daher wurde als erster Schritt das Projekt Archiv 2020 ins Leben gerufen.

¦  Das Kulturbüro wird aufgelöst und in einer anderen Struktur zum Fachbereich Bildung, Kultur und Sport mit neuer Fachstellenleitung geformt. Dieser wird voraussichtlich im April starten.

¦  Ziele sind definiert und müssen noch ausgestaltet werden. Es soll eine dauerhafte Sicherung des kompletten Archivmaterials erfolgen. Hierfür ist die Installation eines zuverlässigen Prozesses zwingende Voraussetzung.

¦  Darüber hinaus muss ein möglichst geeigneter zentraler Standort für das Archivgut gefunden werden. Dieser ist bei dem neuen zentralen Standort der Verwaltung in der Gustav-Heinemann-Schule mit 1.600 qm Keller gut möglich.

¦  Ca. 10 – 15 % Verwaltungsakten müssen schätzungsweise noch zusätzlich aufgenommen werden.

¦  Eine weitere Überlegung könnte sein, eine Person im gehobenen Dienst über den Zweig des Archivars auszubilden. Dies wird zurzeit geprüft.

 

Herr Feldmann gibt zu bedenken, dass die Ausbildung einer Person fachlich gesichert und hierfür Personal vorhanden sein müsse, diese anzulernen.

 

Herr Philipp geht davon aus, dass die besagten Akten nie in einem Container gelegen haben, sondern bei jemandem waren, der sich für historische Dinge interessiere.

 

Frau Grollmann erläutert, dass die Akten teilweise im Museum unter einer Treppe und teilweise im Archiv gelagert waren. Keine Akte – so habe ihre Recherche ergeben – sei im Container gewesen und von dort mitgenommen worden.

 

Herr Kampschulte begrüßt den Weg, der nun mit dem Projekt Archiv 2020 beschritten werden solle. Mit der Neustrukturierung solle ein arbeitsfähiges Archiv geschaffen werden. Für die Einlagerung des Archivgutes zuzüglich der voraussichtlichen 10 – 15 % Verwaltungsakten müsse eine konzeptionelle Idee entwickelt werden, die von der Bürgermeisterin bereits vorgestellt worden sei. Gleichzeitig stehe das LWL der Stadt beratend zur Seite. Er gehe davon aus, dass niemand das Ziel gehabt habe, Geschichtsgut zu vernichten. Die Rückführung sei nun auf dem Weg und der Rat werde dies sicher mit erforderlichen Beschlüssen unterstützen. 

 

Nach Auffassung der Frau Dr. Hortolani sollte das Ganze im Rahmen der Arbeit des Kulturausschusses erfolgen, der die Angelegenheit Archiv zum ständigen Thema machen sollte.

 

Herrn Kampschulte reicht der Kulturausschuss nicht aus, da sich dieser nicht oft  treffe. Die Thematik müsse regelmäßig im Hauptausschuss rückgespiegelt werden. Da aber Frau Dr. Hortolani in beiden Ausschüssen sei, könne durch sie der Informationsfluss laufen. Auch die Öffentlichkeit müsse einbezogen werden. Es gebe viele Menschen, die sich geschichtlich interessieren. Deren Kompetenz könne ggf. eingebunden werden.

 

Herr Philipp berichtet von Erfahrungen aus seiner Zeit der Staatsarbeit und Tätigkeit im Archiv, in dem viele interessierte Menschen gute Arbeit geleistet haben. Was bisher im Schwelmer Archiv geschehen sei (z.B. Schränke, neues System), sei vorher im Rat abgesprochen worden. Gleichzeitig war klar, dass die Umsetzung einige Zeit in Anspruch nehmen würde.

 

Herr Dr. Bockelmann geht davon aus, dass ab April regelmäßig weiter berichtet werde.

 

Für Frau Grollmann ist die regelmäßige Berichterstattung an die Politik selbstverständlich.

 

Herr Schweinsberg ergänzt, dass möglicherweise zeitnah Beschlüsse zu fassen  seien, wodurch die Einbindung der Politik zwingend würde.

 

 

Mitteilung Sitzungsort – Rat 10.03.2016

Frau Grollmann informiert des Weiteren, dass die Planung, die Ratssitzung am 10.03.2016 wieder im Ratssaal des Verwaltungsgebäudes I in der Hauptstraße 14 stattfinden zu lassen, nicht eingehalten werden könne. Der Aufzug sei bis zur Sitzung zwar eingebaut, die Abnahme könne jedoch nicht rechtzeitig gewährleistet werden. Bevor hier ein Risiko entstehe – insbesondere unter Berücksichtigung der Ladungsfrist – finde die Sitzung im März noch einmal in der GHS statt. Alle für die Einweihung vorgesehenen Programmpunkte werden auf den April verschoben.

 

Mitteilung SEP

Herr Eibert bezieht sich auf einen Presseartikel vom 11.02.2016 der vergangenen Woche, in dem zum Ausdruck gebracht worden sei, dass alle vier Grundschulstandorte beibehalten werden müssen und ein sich mit der Thematik beschäftigender Arbeitskreis aus Schulleitern, Eltern, Politikern und Verwaltungsmitarbeitern bestehe.  Aus Sicht der Verwaltung sei diese Aussage zu korrigieren. Diesen Arbeitskreis, der bisher ein Mal getagt habe,  gebe es zwar. Er bestehe aber aus Schulleitern, Elternvertretern und externen Moderatoren. Die Personen, die verwaltungsseitig anwesend gewesen seien, waren zur Protokollführung und Beantwortung von Fragen dort.

Die nächste Sitzung finde am 08.03.2016 statt, zu dem dann auch entsprechende Vertreter der Fraktionen geladen werden.